Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Deze paragraaf geeft inzicht in de financiële positie van de gemeente Son en Breugel. Hiervoor beschrijven en waarderen we de risico's. Vervolgens zetten we het totaal aan risico's af tegen de aanwezige weerstandscapaciteit.

Voor wat betreft het beleid over weerstandsvermogen en risicobeheersing hanteren we de uitgangspunten van de 'Nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen'. Als laatste worden de financiële kengetallen gepresenteerd.

In de raadsvergadering van 21 maart 2013 heeft de raad de ‘Nota risicomanagement en weerstandsvermogen’ vastgesteld. In de nota wordt het beleidskader voor het weerstandsvermogen beschreven. Dit kader luidt als volgt:

• De gemeenteraad wordt via de planning- en controldocumenten geïnformeerd over de 15 belangrijkste risico’s, de beschikbare weerstandscapaciteit en de ratio van het weerstandsvermogen;
• De ‘Nota risicomanagement en weerstandsvermogen’ hanteren we als basis voor de opstelling van de verplicht voorgeschreven paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in de meerjarenprogrammabegroting en de jaarrekening;
• Voor de berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit laten we de onbenutte belastingcapaciteit en de stille reserves buiten beschouwing;
• We gaan uit van een gewenste minimale score voor de ratio weerstandsvermogen van ‘voldoende’ (ratio > 1);
• Als de ratio weerstandsvermogen door de toename van risico’s onder de 1 uitkomt, vullen we ofwel de beschikbare weerstandscapaciteit aan, ofwel doen we extra inspanningen om de benodigde weerstandscapaciteit terug te brengen. In deze situatie doet het college voorstellen aan de gemeenteraad die ervoor moet zorgen dat het weerstandsvermogen weer op het gewenste niveau komt. 

In de ‘Nota risicomanagement en weerstandsvermogen’ is uitvoerig ingegaan op het wettelijk kader, de inventarisatie van de risico’s en de weerstandscapaciteit. De beleidsconclusies geven we hierboven weer.

Top 10
We hebben een selectie gemaakt van 10 in plaats van 15 risico's die extra aandacht verdienen. De impact van de risico's buiten de top 10 op de benodigde weerstandscapaciteit is beperkt. De risico's buiten de top 10 nemen we via de verzameling "Overige risico's" wel mee in de berekening van de weerstandsratio.

In veel gevallen kunnen we de exacte waarde van een risico niet bepalen. Om de risico’s toch te kwantificeren werken we met klassengemiddelden. Deze klassengemiddelden leiden tot de financiële gevolgen in onderstaande tabel. De risicowaarde bepalen we vervolgens aan de hand van de volgende berekening:

Risicowaarde in € = 'Kans (als percentage)’ x ‘Gevolg in €’

Het totaal aan risicowaarden vormt de benodigde weerstandscapaciteit. Omdat niet alle risico’s zich tegelijk manifesteren rekenen we hierbij met een zekerheidspercentage van 90%.

Hoewel zorgvuldig is geprobeerd om alle risico’s in beeld te brengen, kan het voorkomen dat een risico niet is opgenomen. Zoals eerder genoemd is risicomanagement een dynamisch proces en voortschrijdend inzicht zorgt voor een steeds vollediger beeld.

Het is onmogelijk en onwenselijk om te sturen op alle geïdentificeerde risico’s. Door de risico’s te kwantificeren wordt de lijst geordend. Op deze manier ligt de focus op de risico’s die de grootste impact op de organisatie hebben. Zowel de kans dat een risico zich manifesteert als de impact die het risico met zich meebrengt moet worden bepaald. 

Er wordt een inschatting gemaakt van de waarschijnlijkheid dat het risico daadwerkelijk optreedt. Vervolgens wordt een inschatting gemaakt van het bedrag dat de gemeente kwijt is als het risico optreedt. Het kwantificeren van risico’s is een proces van taxeren en inschatten en heeft daarmee altijd in bepaalde mate een subjectief karakter.

1] Sociaal domein
Door incidenten (crisis, gesloten jeugdzorg, jeugdbescherming) of door instroom van cliënten met hoog complexe casuïstiek bestaat het risico dat er een beroep wordt gedaan op de zwaardere, duurdere en langdurige jeugdzorg.  Ook kunnen we achteraf geconfronteerd worden met kosten voor zorg als gevolg van directe verwijzingen door medische verwijzers (waaronder huisartsen en jeugdartsen). Deze medische verwijsroute is wettelijk ingeregeld. Een ander risico betreft eventuele nafacturering door zorgaanbieders tot 5 jaar na inzet zorgaanbod.

Door de hoge kosten van de verblijfsvorm kleinschalig verblijf stijgen de totale kosten in de jeugdzorg sterk als de instroom op dit product toeneemt.

Beheersmaatregel
- Het CMD zet samen met partners als huisartsen, jeugdarts en voorliggend veld in op vroegtijdige signalering van problemen. Ondersteuning wordt altijd zo licht als mogelijk en zo zwaar als nodig ingezet.
- Per 2022 geldt voor lichte, kortdurende en voor hoogcomplexe, langdurige hulpverleningstrajecten een verschillende financiering aan zorgaanbieders.
- Bij de jeugdzorg gaat het veelal om incidenten, waar slechts ten dele op gestuurd kan worden. CMD en partners proberen de vroegsignalering van casussen waar jeugdzorg nodig is te intensiveren.
- In 2025 zijn we gestart met het plan Grip op Jeugdhulp en Wmo. Hierin staan meerdere maatregelen die uitgevoerd gaan worden. Dit is echter een tijdsinvestering en levert naar verwachting na enkele jaren geleidelijk besparingen op.

2] Cyberrisico's 
Als gevolg van een nog onvolwassen risicomanagementproces worden informatiebeveiliging- en privacy risico’s onvoldoende geïdentificeerd, geïmplementeerd en beheerst. Binnen de Dommelvallei-organisaties is het inkopen van diensten en goederen een cruciaal proces, waarbij grote hoeveelheden (persoons)gegevens worden verwerkt. Hoewel we intensief samenwerken met leveranciers, blijft de eindverantwoordelijkheid voor Gegevensbescherming bij de Dommelvallei organisatie liggen.

Digitale dreigingen, mede veroorzaakt door ketenafhankelijkheid met onder andere leveranciers, raken direct aan de continuïteit van onze dienstverlening en het vertrouwen van inwoners. Incidenten zoals datalekken en verstoringen bij leveranciers kunnen leiden voor ernstige schade, reputatiesschade en juridische gevolgen.

Daarnaast beschikken we over beperkte capaciteit, kennis en middelen, waardoor het lastig is om de digitale veiligheid structureel te waarborgen. Geopolitieke spanningen, technologische afhankelijkheden en een krappe arbeidsmarkt vergroten de kans op incidenten en maken preventie complexer.

Beheersmaatregel
Om deze risico’s te beheersen, wordt ingezet op het versterken van het risicomanagementproces. Verder wordt informatiebeveiligings- en privacy beleid, zoals het tactisch beleid informatiebeveiliging en privacy eisen in de keten geïmplementeerd. Er worden volgens een continu programma bewustwordingsactiviteiten op informatiebeveiliging en privacy georganiseerd.

Het Bestuur heeft zich geconformeerd aan een gezamenlijke en uniforme inrichting van een managementsysteem en actieve sturing op informatiebeveiliging en privacy. Deze aanpak zorgt voor meer duidelijkheid in verantwoordelijkheden, voorkomt versnippering en maakt het mogelijk om beschikbare middelen beter te benutten.

3] Inkoop 
1. Door het niet juist hanteren van de aanbestedingsplicht kan een marktpartij rechtsmiddelen aanwenden tegen een gunningsbesluit. Dit leidt tot een vertraging met financiële en juridische gevolgen;
2. Niet rechtmatige inkopen kunnen bovendien leiden tot een afkeurende rechtmatigheidsverantwoording. Hierdoor bestaat de kans op negatieve publiciteit;
3. Contracten kunnen stilzwijgend verlengd worden tegen ongunstige voorwaarden. Of door het niet bundelen van opdrachten worden besparingsmogelijkheden niet benut.

Beheersmaatregel
Na de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet 2012 is bij de implementatie daarvan veel voorlichting gegeven, de procedure uitvoerig beschreven en checklists opgesteld. Elke inkoop gebeurt in beginsel vanuit het principe materiedeskundige (beleidsambtenaar), inkoper (Bizob). Dit is afhankelijk van de inkoopwaarde en/of potentiële risico’s die met de inkoop gepaard gaan. Vragen kunnen aan Bizob en eventueel aan de juridische adviseur gesteld worden. Inkoop en Aanbesteding is onderdeel van de verbijzonderde interne controle. Hierbij worden zowel procesgerichte (deelwaarneming) als gegevensgerichte (inkoopanalyse) controles uitgevoerd. Fouten en/of verbetervoorstellen worden teruggekoppeld. Als gevolg van de gewijzigde EU-richtlijnen is de Aanbestedingswet 2012 gewijzigd. Op 18 juli 2017 is het inkoopbeleid, met inbegrip van het inkoophandboek en –procedures, vastgesteld. Daarbij zijn – overeenkomstig de landelijke en regionale lijn - de drempels voor de interne procedures vereenvoudigd waardoor het risico op het niet goed volgen van intern beleid verder is verkleind.

4] Kwetsbaarheid in personele continuïteit
Er is een aantal factoren dat een risico vormt voor de continuïteit van de bedrijfsvoering, zoals: moeilijk kunnen invullen van vacatures door krapte op de arbeidsmarkt, werkdruk, personele wisselingen, ziekteverzuim, inzet van externen. Deze risico's kunnen leiden tot vertraging in de bedrijfsvoering. Daarnaast kan het leiden tot hogere kosten door externe inhuur.

Beheersmaatregel
De risico’s voor de continuïteit van de bedrijfsvoering (arbeidsmarktkrapte, werkdruk, personele wisselingen, ziekteverzuim en externe inhuur) worden maandelijks gemonitord. Het doel is om vertraging in de bedrijfsvoering te voorkomen en kostenstijgingen te beperken. Ziekteverzuim is verwerkt in het percentage productieve uren per medewerker. Externe inhuur wordt bekostigd uit vacatureruimte of, bij ziekte, de knelpuntenpot personeelskosten; overschrijdingen worden gedekt uit de reserve personeel. Ziekteverzuim en inhuur worden maandelijks gemonitord. De recruitmentstrategie wordt ingezet om het werkgeverschap duurzaam te versterken.

5] Fiscale risico's
De gemeente is verantwoordelijk voor correcte verwerking van loonbelastingopgaven, BTW-aangiften, opgaven voor het BTW-compensatiefonds, Vennootschapsbelasting en de Werkkostenregeling (WKR). Daarnaast kan zij aansprakelijk worden gesteld voor belastingverplichtingen van derden, bijvoorbeeld via inlenersaansprakelijkheid of ketenaansprakelijkheid. Ook bij betalingen aan externe partijen via de UBD dient de gemeente uiterst zorgvuldig te handelen, aangezien onvolkomenheden of het niet naleven van fiscale verplichtingen binnen deze processen eveneens tot aansprakelijkheid kunnen leiden.

Beheersmaatregel
Er wordt momenteel gewerkt aan de ontwikkeling van een Tax Control Framework met als doel te voldoen aan de fiscale wet- en regelgeving, daarover tijdig, juist en volledig verantwoording af te leggen en haar fair share aan belastingen bij te dragen. Tegelijkertijd blijft zij continu investeren in fiscale beheersmaatregelen en het minimaliseren van materiële fiscale risico’s.

6] Crisisbeheersing
Iedere gemeente kan te maken krijgen met incidenten die de status van een crisis krijgen. Deze kunnen plaatsvinden zowel in het fysieke als het sociale domein. Ook kunnen crises lokaal, regionaal of bovenregionaal van karakter zijn. In de afgelopen jaren is gebleken dat langdurige en ongekende crises realiteit kunnen worden. Denk hierbij aan de pandemie en vluchtelingenopvang. Vanuit het Ministerie van Justitie en Veiligheid wordt daarnaast aandacht gevraagd voor de militaire- en hybride dreiging vanwege de geopolitieke spanningen in de wereld. Deze dreigingen vergroten het risico op ontwrichtende verstoringen van de openbare orde en openbare veiligheid van de maatschappij.

Beheersmaatregel
Door adequate maatregelen kunnen de effecten van een crisis zo veel mogelijk beperkt worden. Lokale, regionale en landelijke crisisorganisaties voorzien daarin, met name door crisiscoördinatie en - organisatie. Goede eenduidige informatievoorziening, opleidingen en oefenen zijn daarbij randvoorwaarden voor succes. De inrichting van de crisisorganisatie is in de afgelopen jaren geactualiseerd. Diverse leerpunten uit crises en de aanbevelingen van de evaluatie Wet veiligheidsregio’s zijn hierin meegenomen. Met een nieuw crisisplan is vorm gegeven aan een nog professionelere multidisciplinaire organisatie. Veiligheidsregio’s Brabant-Zuidoost en Brabant-Noord, de Politie Oost-Brabant en de gemeenten werken hierin nauw samen. Een goed getrainde organisatie die expertise betrekt waar nodig, beperkt door adequaat ingrijpen, de effecten van incidenten zo veel mogelijk. Met de transities is de gemeente verantwoordelijk geworden voor veel zorgtaken. Hierdoor is de gemeente vaker partij wanneer een crisis in het sociale domein zich voordoet. Samen met onze partners zetten we daarom in op versterking van de maatschappelijke weerbaarheid.

7] Verbonden partij - Dienst Dommelvallei 
De samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering en dienstverlening verloopt via de Gemeenschappelijke Regeling Dienst Dommelvallei. Omdat Dienst Dommelvallei geen eigen algemene (risico) reserve heeft, wordt het totaal van de risico's van de dienst via de verdeelsleutel belegd bij de drie deelnemende gemeenten.

Beheersmaatregel
Via een begroting, jaarrekening en rapportages (Dommelvallei) volgen we de ontwikkelingen periodiek en intensief. Eventuele effecten kunnen rechtstreeks verwerkt worden in de eigen begroting. Daarnaast is sprake van deelname in het bestuur van Dienst Dommelvallei. De risico's van Dienst Dommelvallei zijn, voor zover mogelijk, inzichtelijk gemaakt en beheersmaatregelen zijn geformuleerd.

8] Algemene uitkering gemeentefonds
Via circulaires wordt de gemeente in ieder geval 2 maal per jaar (mei en september) geconfronteerd met aanpassingen vanuit het gemeentefonds. In 2024 is een nieuwe financieringssystematiek ingevoerd. De nieuw gekozen vorm van indexatie levert meer stabiliteit op. De indexatie is gesplitst in een volumedeel en een prijsdeel. De volumeontwikkeling wordt gebaseerd op een 8-jaars (t-9 t/m t-2) historisch gemiddelde van de ontwikkeling van het bbp, waardoor het gemeentefonds minder schommelt (volumedeel). De indexatie voor inflatie volgt de prijs bbp van het lopende jaar, waardoor het gemeentefonds reëel “op niveau” blijft (prijsdeel).  

Hoewel de doorgevoerde wijzigingen er dus op gericht zijn om meer stabiliteit te krijgen in de grootste inkomstenbron van de gemeenten, passen we de risicowaarde op dit onderdeel vooralsnog niet aan. De schommelingen in de algemene uitkering kunnen nog steeds problemen veroorzaken voor het saldo van de begroting. Er bestaat ook geen directe rechtstreekse relatie tussen gemeentelijke uitgaven enerzijds en de compensatie daarvoor via het Gemeenfonds anderzijds. In die zin kent het Gemeentefonds met generieke compensaties ook de nodige globaliteit. 

Beheersmaatregel
De algemene uitkering maakt integraal onderdeel uit van de begroting. De schommelingen worden op het eerstvolgende moment binnen de exploitatie verwerkt om deze sluitend te houden.

9] Niet of onderverzekerd zijn m.b.t. gebouwen waar de gemeente risico loopt
Door een onzeker voorval (bijv. brand-/waterschade) kan gebouw te maken met diverse schade en totaalverlies. Gevolg is dat de zelf vastgelegde herbouwwaarde te laag is en je niet kunt herbouwen met alleen de verzekeringsuitkering. Door mogelijke onderverzekering krijg je niet de maximale getaxeerde waarde en draag je ook het surplus boven het zelf benoemde bedrag tot de werkelijke schade.

Beheersmaatregel
Preventief: herbouwwaarde taxaties laten uitvoeren
Detectief: eigendomsregistratie opzetten
Repressief: goed werkend schadeproces door MT laten vaststellen
Correctief: als repressieve maatregel is uitgevoerd (zie boven) verloopt het herstellen van schade conform vastgesteld proces.

10] Exploitatie archiefruimte gemeentehuis
Er spelen risico’s voor de exploitatie van onze archiefruimte, welke geheel ondergrond is aangelegd in de kelder van ons gemeentehuis, door klimaatveranderingen. Deze risico’s spitsen zich toe op de waterdichtheid van het bordes en de kelderwanden en -vloeren. Eind 2023 werden we geconfronteerd met wateroverlast door een stijging van en aanhoudende hoge grondwaterstanden, in combinatie met extreme neerslag, waardoor grondwater en regenwater, tot de keldervloer door wist te dringen. Hierdoor ontstaan er risico’s van aantasting van archiefstukken, mede door een te hoge luchtvochtigheid en plassen die ontstaan op de keldervloer in het archief en ruimtes waar waardevolle kunstwerken worden opgeslagen. Inden de exploitaties van onze kelder en het archief niet naar verwachting verloopt, kan de gemeente verantwoordelijk worden gesteld om verloren en of aangetaste archiefstukken e/o kunstwerken te gaan vergoeden. Met daarnaast het risico om vanuit archiefbeheer (Dienst Dommelvallei) per ommegaand gesommeerd te worden om kosten te gaan maken om het archiefbeheer op het minimaal “wettelijke niveau” te krijgen. 

Beheersmaatregel
Er zijn korte lijnen met archiefbeheer (Dienst Dommelvallei) en er vindt periodiek overleg plaats over de exploitatie van de archiefruimte. Er zijn reeds maatregelen genomen en er staan nog meer acties gepland om het risico te mitigeren.

De beschikbare weerstandscapaciteit is de verzamelterm van al die bronnen waaruit niet voorziene financiële tegenvallers bekostigd kunnen worden.

In de meerjarenbegroting 2027-2030 zijn diverse stelposten opgenomen voor ontwikkelingen waarvan de financiële effecten nog niet volledig zijn uitgewerkt of waarvan de definitieve omvang nog onzeker is. Dit hangt veelal samen met landelijke financieringsstromen en/of regelgeving die nog niet concreet genoeg is. We presenteren de stelposten hieronder gezamenlijk om een beeld te vormen over welke bedragen het gaat.  Het opnemen van stelposten is namelijk niet zonder risico, omdat zekerheid over de hoogte van de bedragen nu nog niet vaststaat. Wel achten we onderstaande stelposten acceptabel en noodzakelijk om een realistisch en reëel begrotingsbeeld te geven. Onder de tabel zijn de verschillende stelposten toegelicht.