Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Deze paragraaf geeft inzicht in de financiële positie van de gemeente Son en Breugel. Hiervoor beschrijven en waarderen we de risico's. Vervolgens zetten we het totaal aan risico's af tegen de aanwezige weerstandscapaciteit. Voor wat betreft het beleid over weerstandsvermogen en risicobeheersing hanteren we de uitgangspunten van de 'Nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen'. Als laatste worden de financiële kengetallen gepresenteerd.

In de raadsvergadering van 21 maart 2013 heeft de raad de ‘Nota risicomanagement en weerstandsvermogen’ vastgesteld. In de nota wordt het beleidskader voor het weerstandsvermogen beschreven. Dit kader luidt als volgt:

• De gemeenteraad wordt via de planning- en controldocumenten geïnformeerd over de 15 belangrijkste risico’s, de beschikbare weerstandscapaciteit en de ratio van het weerstandsvermogen;
• De ‘Nota risicomanagement en weerstandsvermogen’ hanteren we als basis voor de opstelling van de verplicht voorgeschreven paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in de meerjarenprogrammabegroting en de jaarrekening;
• Voor de berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit laten we de onbenutte belastingcapaciteit en de stille reserves buiten beschouwing;
• We gaan uit van een gewenste minimale score voor de ratio weerstandsvermogen van ‘voldoende’ (ratio > 1);
• Als de ratio weerstandsvermogen door de toename van risico’s onder de 1 uitkomt, vullen we ofwel de beschikbare weerstandscapaciteit aan, ofwel doen we extra inspanningen om de benodigde weerstandscapaciteit terug te brengen. In deze situatie doet het college voorstellen aan de gemeenteraad die ervoor moet zorgen dat het weerstandsvermogen weer op het gewenste niveau komt. 

In de ‘Nota risicomanagement en weerstandsvermogen’ is uitvoerig ingegaan op het wettelijk kader, de inventarisatie van de risico’s en de weerstandscapaciteit. De beleidsconclusies geven we hierboven weer.

Top 10
We hebben een selectie gemaakt van 10 in plaats van 15 risico's die extra aandacht verdienen. De impact van de risico's buiten de top 10 op de benodigde weerstandscapaciteit is beperkt. De risico's buiten de top 10 nemen we via de verzameling "Overige risico's" wel mee in de berekening van de weerstandsratio.

In veel gevallen kunnen we de exacte waarde van een risico niet bepalen. Om de risico’s toch te kwantificeren werken we met klassengemiddelden. Deze klassengemiddelden leiden tot de financiële gevolgen in onderstaande tabel. De risicowaarde bepalen we vervolgens aan de hand van de volgende berekening:

Risicowaarde in € = 'Kans (als percentage)’ x ‘Gevolg in €’

Het totaal aan risicowaarden vormt de benodigde weerstandscapaciteit. Omdat niet alle risico’s zich tegelijk manifesteren, rekenen we met een zekerheidspercentage van 90%. 

Hoewel we zorgvuldig hebben geprobeerd om alle risico’s in beeld te brengen, kan het voorkomen dat een risico niet is opgenomen. Zoals eerder genoemd is risicomanagement een dynamisch proces en voortschrijdend inzicht zorgt voor een steeds vollediger beeld.
Het is onmogelijk en onwenselijk om te sturen op alle geïdentificeerde risico’s. Door de risico’s te kwantificeren wordt de lijst geordend. Op deze manier ligt de focus op de risico’s die de grootste impact op de organisatie hebben. Zowel de kans dat een risico zich manifesteert als de impact die het risico met zich meebrengt moet worden bepaald.
We maken een inschatting van de waarschijnlijkheid dat het risico daadwerkelijk optreedt. Vervolgens maken we een inschatting van het bedrag dat de gemeente kwijt is als het risico optreedt. Het kwantificeren van risico’s is een proces van taxeren en inschatten en heeft daarmee altijd in bepaalde mate een subjectief karakter.

1. Jeugdzorg

Door incidenten (crisis, gesloten jeugdzorg, jeugdbescherming) of door instroom van cliënten met hoogcomplexe casuïstiek bestaat het risico dat er een beroep wordt gedaan op de zwaardere, duurdere en langdurige jeugdzorg. Ook kunnen we achteraf geconfronteerd worden met kosten voor zorg als gevolg van directe verwijzingen door medische verwijzers (waaronder huisartsen en jeugdartsen). Deze medische verwijsroute is wettelijk ingeregeld.

Beheersmaatregel
Het CMD zet samen met partners als huisartsen, jeugdarts en voorliggend veld in op vroegtijdige signalering van problemen. Ondersteuning wordt altijd zo licht als mogelijk en zo zwaar als nodig ingezet. Er geldt voor lichte, kortdurende en voor hoogcomplexe, langdurige hulpverleningstrajecten een verschillende financiering aan zorgaanbieders.
Bij de jeugdzorg gaat het veelal om incidenten, waar slechts ten dele op gestuurd kan worden. CMD en partners proberen de vroegsignalering van casussen waar jeugdzorg nodig is te intensiveren.

2. Cyberrisico's
Het dreigingsbeeld Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (IBD) is hét handvat om informatiebeveiliging up-to-date te houden. Het geeft inzicht in de belangrijkste bedreigingen en ontwikkelingen en adviseert over prioriteiten. In het dreigingsbeeld 2023-2024 concludeert de IBD onder andere dat er:
- meer ransomware met destructieve gevolgen voorkomt;
- steeds meer en ernstigere kwetsbaarheden in software voorkomen;
- gevaren die voorkomen in de keten uit het zicht zijn.
Cyberrisico’s hebben impact en kunnen leiden tot reputatie- en imagoschade. Ook gemeente Son en Breugel heeft waardevolle informatie te verliezen of kan schade lijden als informatie niet meer beschikbaar is.

Beheersmaatregel

Om een toekomstbestendige borging van informatiebeveiliging en privacy in processen te bereiken is scherpte in rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden nodig. In 2025 starten we met de uitvoering van het projectplan voor procesmatig werken. Dit pakken we projectmatig aangepakt. Dienst Dommelvallei draagt bij aan de realisatie van de in het projectplan opgenomen acties.

3. Exploitatie archiefruimte gemeentehuis
Er spelen risico’s voor de exploitatie van onze archiefruimte, welke geheel ondergronds is aangelegd in de kelder van ons gemeentehuis, door lekkages. Deze risico’s spitsen zich toe op de waterdichtheid van het bordes, de bloembak gelegen naast het bordes en kelderwanden en -vloeren. 

Eind 2023 werden we geconfronteerd met wateroverlast door een stijging van en aanhoudend hoge grondwaterstanden, in combinatie met extreme neerslag, waardoor grondwater en regenwater, tot de keldervloer door wist te dringen. Hierdoor ontstaan er risico’s van aantasting van archiefstukken, onder andere door een te hoge luchtvochtigheid en plassen die ontstaan op de keldervloer in het archief en ruimtes waar we waardevolle kunstwerken opslaan.

Beheersmaatregel
Er zijn korte lijnen met archiefbeheer (Dienst Dommelvallei) en er vindt periodiek overleg plaats m.b.t. de exploitatie van de archiefruimte. Er wordt, met het oog op de exploitatie van het archief, een pakket van uit te voeren maatregelen opgesteld (vanuit gebouwenbeheer), om het archief klimaatbestendig (lekkage vrij) te maken, waarbij het streven is om voor het einde van dit jaar (Q4 van 2024) tot een permanente oplossing te komen.

4. Algemene uitkering gemeentefonds
Via circulaires wordt de gemeente in ieder geval 2 maal per jaar (mei en september) geconfronteerd met aanpassingen vanuit het gemeentefonds. In het voorjaar 2024 is gesproken over een stabiele en beter beheersbare financiering van gemeenten. Er is besloten over te gaan tot het schrappen van de oploop van de opschalingskorting in combinatie met het vervroegd invoeren van de nieuwe financieringssystematiek in 2024. De nieuw gekozen vorm van indexatie levert meer stabiliteit op. De indexatie is gesplitst in een volumedeel en een prijsdeel. De volumeontwikkeling wordt gebaseerd op een 8-jaars (t-9 t/m t-2) historisch gemiddelde van de ontwikkeling van het bbp, waardoor het gemeentefonds minder schommelt (volumedeel). De indexatie voor inflatie volgt de prijs bbp van het lopende jaar, waardoor het gemeentefonds reëel “op niveau” blijft (prijsdeel).  

Hoewel de doorgevoerde wijzigingen erop gericht zijn om meer stabiliteit te krijgen in de grootste inkomstenbron van de gemeente, passen we de risicowaarde op dit onderdeel vooralsnog niet aan. De schommelingen in de algemene uitkering kunnen nog steeds problemen veroorzaken voor het sluitend krijgen van de begroting. Op de hoogte van de algemene uitkering kan geen invloed worden uitgeoefend.

Beheersmaatregel
De algemene uitkering maakt integraal onderdeel uit van de begroting. De schommelingen worden op het eerst volgende moment binnen de exploitatie verwerkt om deze sluitend te houden.

5. Continuïteit bedrijfsvoering
Er is een aantal factoren dat een risico vormt voor de continuïteit van de bedrijfsvoering, zoals: moeilijk kunnen invullen van vacatures als gevolg van krapte op de arbeidsmarkt, werkdruk, personele wisselingen, ziekteverzuim, inzet van externen. Deze risico's kunnen leiden tot vertraging in de bedrijfsvoering. Daarnaast kan het leiden tot hogere kosten door externe inhuur.

Beheersmaatregel
Ziekteverzuim is opgenomen in het percentage productieve uren per medewerker. Externe inhuur gaat ten laste van de vacatureruimte of knelpuntenpot personeelskosten. Ziekteverzuim en inhuur derden brengen we maandelijks in kaart .

6. Inkoop en aanbesteding
De volgende risico's hebben betrekking op inkoop en aanbesteding:

1. Als gevolg van het niet juist hanteren van de aanbestedingsplicht kan een marktpartij rechtsmiddelen aanwenden tegen een gunningsbesluit. Dit leidt tot een vertraging met financiële en juridische gevolgen;
2. Niet rechtmatige inkopen kunnen bovendien leiden tot een afkeurende verklaring (rechtmatigheid) bij de jaarrekening. Hierdoor bestaat de kans op negatieve publiciteit;
3. Contracten kunnen stilzwijgend verlengd worden tegen ongunstige voorwaarden. Of door het niet bundelen van opdrachten worden besparingsmogelijkheden niet benut.

Beheersmaatregel
Na de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet 2012 is bij de implementatie daarvan veel voorlichting gegeven, de procedure uitvoering beschreven en checklists opgesteld. Elke inkoop gebeurt in beginsel vanuit het principe materiedeskundige (beleidsambtenaar), inkoper (Bizob). Dit is afhankelijk van de inkoopwaarde en/of potentiële risico’s die met de inkoop gepaard gaan. Vragen kunnen aan Bizob en eventueel aan de juridische adviseur gesteld worden. Inkoop en Aanbesteding is onderdeel van de verbijzonderde interne controle. Hierbij worden zowel procesgerichte (deelwaarneming) als gegevensgerichte (inkoopanalyse) controles uitgevoerd. Fouten en/of verbetervoorstellen worden teruggekoppeld. Als gevolg van de gewijzigde EU-richtlijnen is de Aanbestedingswet 2012 gewijzigd. Op 18 juli 2017 is het inkoopbeleid, met inbegrip van het inkoophandboek en -procedures, vastgesteld. Daarbij zijn - overeenkomstig de landelijke en regionale lijn - de drempels voor de interne procedures vereenvoudigd waardoor het risico op het niet goed volgen van intern beleid verder is verkleind.

7. GR - Dienst Dommelvallei
De samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering en dienstverlening verloopt via de Gemeenschappelijke Regeling Dienst Dommelvallei. Op basis van de vastgestelde begroting van Dienst Dommelvallei wordt financieel bijgedragen aan de dienst. Hierbij zijn ook aannames gemaakt met betrekking tot te realiseren efficiency. Omdat Dienst Dommelvallei geen eigen reserves heeft, worden de risico’s van de dienst betrokken bij de risicowaarde van de drie deelnemende gemeenten.

Beheersmaatregel
Via een begroting, jaarrekening en rapportages (Dommelvallei) volgen we de ontwikkelingen periodiek en intensief. Eventuele effecten kunnen rechtstreeks verwerkt worden in de eigen begroting. Daarnaast is sprake van deelname in het bestuur van Dienst Dommelvallei.
De risico's van Dienst Dommelvallei zijn, voor zover mogelijk, inzichtelijk gemaakt en beheersmaatregelen zijn geformuleerd.

8. GR - GGD Brabant Zuidoost
De Gemeenschappelijke Regeling GGD Brabant Zuidoost heeft tot doel een bijdrage te leveren aan de publieke gezondheidszorg en de ambulancezorg. Op basis van de begroting wordt financieel bijgedragen. Het onafgedekte risico, zijnde € 2.350.000, moet opgenomen worden in de eigen risicoparagraaf van de deelnemende gemeentes, herrekend naar de risicowaarde per gemeente.

Beheersmaatregel
Via de begroting, jaarrekening en rapportages worden de ontwikkelingen periodiek en intensief gevolgd. Eventuele effecten kunnen rechtstreeks verwerkt worden in de eigen begroting. Daarnaast is sprake van deelname in het bestuur en ambtelijk het Opdrachtgeversplatform.

9. Belastingaangifte
De gemeente is aansprakelijk voor fouten in loonbelastingopgaves, Btw-aangiften, opgave Btw compensatiefonds en de WKR. Bovendien kan de gemeente aansprakelijk worden gesteld voor belastingschulden van andere bedrijven op basis van inleners of ketenaansprakelijkheid.

Beheersmaatregel
Om de fiscale zaken te borgen is een Taks Control Frame noodzakelijk. Dit proces is nu onderhanden. Voor de toekomst is dit een ingang om tot “Horizontaal Toezicht” te komen met de Belastingdienst. Dit betekend niet dat het risico komt te vervallen.

10. Exploitatie sporthal
Als de onderneming wegvalt loopt de gemeente een risico. Wanneer de exploitaties niet naar verwachting verlopen, dan kan de gemeente voor De Landing en De Bongerd verantwoordelijk worden gesteld om meerkosten (zoals energie) mee te financieren. 

Beheersmaatregel
Er zijn korte lijnen met de exploitant en er vindt periodiek overleg plaats over de exploitatie. Daarnaast wordt, met het oog op de exploitatie van de nieuwe Bongerd, een adequaat beheermodel opgesteld waarbij we ernaar streven om met de beheerder nieuwe exploitatie- en beheerafspraken te maken.

De beschikbare weerstandscapaciteit is de verzamelterm van al die bronnen waaruit niet voorziene financiële tegenvallers bekostigd kunnen worden.