Bedrijfsvoering

Inleiding

Terug naar navigatie - Inleiding

De bedrijfsvoering heeft als doel het zo optimaal mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de
programma’s. In de praktijk moet dit tot uiting komen in het goed bedienen van de klanten van onze
gemeente, interne en externe processen efficiënt te laten verlopen en zorgvuldige besluitvorming te
garanderen. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de burger, namelijk door:

  • een efficiënt werkende organisatie;
  • een zorgvuldig besluitvormingsproces;
  • een gestructureerde planning en beheersing van de beleidsuitvoering;
  • waar mogelijk op een verantwoorde manier benutten van ICT-mogelijkheden;
  • de beschikbaarheid van gemotiveerd en gekwalificeerd personeel.

Organisatie die we willen zijn

Terug naar navigatie - Organisatie die we willen zijn

Doorontwikkeling organisatie “Kwiek”
We willen doorgroeien naar een moderne en flexibele netwerkorganisatie, die inspeelt op de aanwezigheid van haar medewerkers in de samenleving, in Dommelvallei en de regio. Er zijn stappen gezet en met zelforganisatie willen de verbinding met de samenleving vormgeven. Aan de implementatie van de ontwikkelaanpak voor de beweging naar zelforganisatie vanuit cultuur (team- en individuele ontwikkeling) en structuur (invulling rollen) wordt een verder vervolg gegeven en waar nodig geoptimaliseerd. 

Strategisch HRM – beleid
Het strategisch HRM plan zetten we in om (middel) lange termijn ontwikkelingen die van invloed zijn op de ontwikkeling van de organisaties te vertalen naar een gezamenlijk HRM – instrumentarium met ruimte voor couleur locale. Het huidige strategisch HRM plan wordt herijkt in het strategisch HRM plan 2022 - 2025.

e-HRM
De verdere doorontwikkeling van de digitale HR-service is een permanent proces. Vanaf 1 januari 2022 werken we vanuit een e-HRM systeem waardoor HR-gerelateerde managementinformatie op elk moment geautomatiseerd beschikbaar is (Management Self Service). Medewerkers maken gebruik van de Employee Self Service waarbij ze op elk moment online toegang hebben tot hun eigen gegevens. P&O-processen worden gedigitaliseerd en P-dossiers digitaal opgeslagen. 

Hybride werken
De gedwongen massale overstap naar thuiswerken heeft geleid tot nieuwe inzichten over werken en verandert de betekenis en functie van het kantoor, zoals we kennen van voor de coronacrisis. Wetende dat de huidige situatie op korte termijn niet voorbij zal zijn en juist ook zal transformeren naar een "nieuwe normaal" hebben we ons de vraag gesteld: wat doen we op de lange termijn, voorbij de coronacrisis? Daarom verdiepen we ons in de vraag hoe en waar we in de toekomst werken. Deze verdieping zal leiden tot een nieuw perspectief waarvan zowel thuiswerken als op kantoor werken deel uitmaakt.

Informatievoorziening

Terug naar navigatie - Informatievoorziening

Op basis van het nieuw in 2021 opgestelde Informatiebeleid Dommelvallei 2021-2025 werken we aan de digitale transformatie. Speerpunten in het nieuwe informatiebeleid zijn:

  • digitaal voor en met de burger;
  • slimme inzet van data;
  • veilig en vertrouwd;
  • basis op orde.

In samenwerking met de Dommelvallei-partners vertalen we deze speerpunten naar een project portfolio en een informatieplan per domein.

Digitaal stelsel Omgevingswet (DSO)
Per 1 juli 2022 is de Omgevingswet van kracht. Op dat moment zijn de meeste essentiële componenten van het digitaal stelsel Omgevingswet (DSO) in gebruik genomen. Naar verwachting zal er nog een aantal jaren doorgewerkt worden aan de ontwikkeling van het stelsel.

Digitale duurzaamheid
Digitale duurzaamheid is het aandachtsgebied dat zich richt op het in de tijd gezien toegankelijk en bruikbaar houden van digitale informatie. Systemen voor burgerzaken, het sociaal domein en vergunningen-toezicht-handhaving (VTH-systeem) koppelen we aan het zaaksysteem om archiefwaardige documenten op te slaan in dit centrale digitale archief.
In 2022 ronden we het project digitaliseren van permanent te bewaren analoge bouw- en milieuvergunningen af. De analoge documenten worden onder strikte voorwaarden gedigitaliseerd en daarmee vervangen door duurzame, digitale exemplaren.

Werkplekvoorzieningen
Het thuiswerken wordt structureler van aard. En digitalisering verhoogt de benodigde flexibiliteit van werknemers. Om dit mogelijk te maken gaan we naar 1 flexibele werkplek. We voorzien medewerkers van laptops die dit mogelijk maken. In 2021 is deze transitie van de werkplek in gang gezet, in 2022 ronden we die af.

Innoveren door datagedreven te werken en sturen
Naast de focus op een goede solide basis, is er de ambitie om meer datagedreven te gaan werken en sturen. De inzet van een data-analyse draagt bij aan efficiënter en effectiever werken en sturen.

Beheerorganisatie digitaal werken
Door toenemende digitalisering neemt de beheerlast toe. Het is nog onduidelijk wat de beheerlast voor 2022 is. Naast het beheer van de generieke digitale kantooromgeving en het zaaksysteem vraagt het beheer van het Digitaal Stelsel Omgevingswet extra inzet. Samen met de Dommelvallei-organisaties onderzoeken we hoe functioneel applicatiebeheer geprofessionaliseerd kan worden en wat daar voor nodig is. Het gezamenlijk oppakken van functioneel applicatiebeheer kan de kwetsbaarheid van de drie gemeenten verkleinen en meer ruimte bieden aan (gezamenlijke) expertise op dit thema.

Ondersteuning gemeenteraad
Bij de start van de nieuwe raadsperiode in 2022 wordt van gemeenten verwacht een pakket aan digitale voorzieningen aan raad-, commissie- en burgercommissieleden aan te bieden. Dit is het gevolg van het in 2019 van kracht geworden Rechtpositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Voor het leveren van deze voorzieningen vragen we, indicatief, extra middelen. In 2021 brengen we in beeld welke informatie- en communicatiemiddelen en welke ondersteuning nodig is en welke kosten daar aan verbonden zijn.

Informatiebeveiliging en Privacy

1. Basis op orde
Veiligheid eerst
De gemeente Son en Breugel wil de informatiebeveiliging en gegevensbescherming van de organisatie naar een hoger niveau brengen. Medio 2020 is daarvoor vanuit Dienst Dommelvallei het programma BIO Top10 opgestart. Dit programma sluit aan bij de aanbevelingen van de rekenkamercommissie. De Chief Information Security Officer (CISO) en Functionarissen Gegevensbescherming (FG’s) zien erop toe dat de invoering van de BIO Top10 maatregelen opgepakt is.

Kwetsbaarheids-/penetratietesten
Met het uitvoeren van kwetsbaarheids-/penetratietesten gaan we na hoe goed onze gemeentelijke informatiesystemen en gegevens beschermd zijn tegen aanvallen. Het geeft ons een diepgaand en compleet overzicht van het beveiligingsniveau van onze manier van werken en de gemeentelijke ICT-infrastructuur.

Inrichting risicomanagement
Risicomanagement is een cyclisch, iteratief en terugkerend proces. Want dreigingen veranderen, doelstellingen veranderen, de omgeving verandert en wetgeving verandert. Door risicomanagement cyclisch in te richten anticiperen en sturen we op veranderingen (de PDCA-cyclus). Hiervoor maken we gebruik van een Information Security Management System (ISMS) en een Privacy Management System (PMS).
CISO en FG’s rapporteren over hun bevindingen. Zij sluiten daarvoor aan bij de P&C-cyclus van de organisatie.

Zaakgericht werken
We slaan in ons zaaksysteem veel en gevoelige gegevens op. We vinden het belangrijk om die goed te beveiligen. Daarvoor nemen we zowel technische als organisatorische maatregelen. De CISO controleert continu op toepassing van multifactorauthenticatie.
Om de privacy van onze inwoners te waarborgen, richten we het zaaksysteem zo in dat medewerkers alleen die gegevens kunnen raadplegen die zij nodig hebben voor hun taak. De FG’s zien toe op een juiste inrichting en gaan steekproefsgewijs controleren of medewerkers geen oneigenlijk gebruik van de gegevens kunnen maken.

Verwerkers- en samenwerkingsovereenkomsten
In 2021 zijn we gestart met de geplande inhaalslag voor het afsluiten van verwerkersovereenkomsten met onze verwerkers. De FG’s blijven ook in 2022 sturen op het vastleggen van afspraken met onze samenwerkingspartners.

Verwerkingenregister
In het verwerkingenregister staan alle verwerkingsactiviteiten die onder de verantwoordelijkheid van een organisatie plaatsvinden. Dit register bevat onder andere de verwerkingsdoeleinden, de categorieën van persoonsgegevens die we verwerken, wie de betrokkenen daarbij zijn, wie de gegevens mag ontvangen en hoe lang we de gegevens mogen bewaren. Iedere organisatie is verplicht om een eigen register bij en actueel te houden. De FG’s sporen de leidinggevenden hiertoe aan en toetsen de volledigheid.

2. Bedrijfscontinuïteit
We stellen in 2021 een bedrijfscontinuïteitsplan op waarin de volgende 3 onderwerpen worden uitgewerkt:

  • Inhoudelijk en technisch: We stellen vast welke processen in welke volgorde en op welke wijze kunnen doorgaan bij uitval of niet-beschikbaarheid van systemen. Hiervoor analyseren en bepalen we oplossingsrichtingen.
  • Privacy: Als (persoons)gegevens die de gemeenten in beheer hebben in verkeerde handen vallen zijn de mogelijke gevolgen voor inwoners, ondernemers en medewerkers bijna niet te overzien. De impact op de betrokkenen moet vastgesteld worden en oplossingen moeten worden bepaald. Ook om aansprakelijkheidsstellingen van getroffenen of boetes van de privacytoezichthouder te voorkomen.
  • Communicatie: Vanuit de gedachte dat transparante en open communicatie over het incident positieve effecten kan hebben. Openheid heeft als gevolg dat de berichtgeving gebaseerd kan worden op feiten en minder op speculaties.

Werken in de Cloud
We werken steeds meer in de Cloud. De risico's mitigeren we op 3 fronten:

  • Veilige inrichting van de omgeving. Aandacht wordt gegeven om de juiste maatregelen te nemen bij de inrichting van de Cloud en bij de keuzes in de licenties. Ook komt er aandacht voor de keuze voor de juiste back-up strategie en het versleuteling van de gegevens.
  • Beschermen van de gegevens door er voor te zorgen dat alleen de bevoegden toegang hebben door de autorisatieprocessen hierop aan te passen en periodieke controles op autorisaties uit te voeren.
  • Beschermen van de toegang tot de gegevens door te zorgen dat alleen toegestane apparaten toegang krijgen en dat technisch af te dwingen.

Crisisbeheersing
Met de toegenomen dreigingen van buitenaf is een goede crisisbeheersing onontbeerlijk. Immers de risico’s met betrekking tot de bedrijfscontinuïteit nemen toe omdat digitale processen steeds meer de standaard worden. Verantwoordelijkheid en rollen duidelijk beleggen bij het bestrijden van een crisis is belangrijk. Vanaf 2021 testen we en verbeteren we gestructureerd de crisisorganisatie, dit continueren we in 2022 en verder.

Bewustwording
De veiligheid die we met de technische middelen kunnen bereiken is begrensd. Het menselijk gedrag speelt een doorslaggevende rol in het realiseren van de veiligheid van informatie in de praktijk. Bewustwording is en blijft voor informatiebeveiliging en gegevensbescherming daarom essentieel. We maken medewerkers bewust van de risico’s van het werken met (persoons)gegevens en we maken risicomanagement expliciet onderdeel van de besluitvorming.

In 2021 is de werkgroep Privacy en Informatieveiligheid gestart met een grote Dommelvallei brede bewustwordingscampagne. Deze campagne omvat 4 fasen: de ontwerpfase, de ontwikkelfase, de implementatiefase en de evaluatie- en onderhoudsfase. We verwachten in 2022 de laatste fase te doorlopen. In deze fase beoordelen en evalueren we de behaalde resultaten en voeren we, waar dat nodig is, verbeteringen door. Bewustwording is een cyclisch proces.

Control

Terug naar navigatie - Control

Aanbesteding nieuwe accountant
Vanaf boekjaar 2021 is Crowe Foederer de accountant. Deze accountant is uit de aanbestedingsprocedure als beste naar voren gekomen.
Insteek van de aanbesteding was een accountant die het partnerschap met de organisaties en gemeenteraden aangaat. In overleg met de nieuwe accountant worden de werkzaamheden voor de controles meer op elkaar afgestemd. Hiervoor worden in de 2e helft van 2021 gesprekken gevoerd met de nieuwe accountant en formats uitgewisseld/ontwikkeld.

Rechtmatigheidsverantwoording
Op het moment van schrijven is het voornemen om de rechtmatigheidsverantwoording vanaf het boekjaar 2022 in te laten gaan. De noodzakelijke wetswijziging hiervoor is nog niet vastgesteld.
De colleges geven vanaf het boekjaar 2022 zelf een verantwoording af over de rechtmatigheid. De precieze invulling van deze verantwoording is op dit moment nog onduidelijk. Aan de hand van de beschikbare informatie bereiden we ons in 2021 voor, zodat de colleges een rechtmatigheidsverantwoording kunnen afgeven bij de jaarrekening 2022.
We werken verder aan het hiervoor ontwikkelde In Control Framework. De nieuwe accountant en data-analyses spelen hierbij een grote rol.

Data-analyses
De verbijzonderde interne controle is altijd in ontwikkeling. Samen met de nieuwe accountant wordt gekeken naar de verdere inzet van data-analyses. Deze kunnen we, zoals nu in een aantal gevallen ook al wordt gedaan, inzetten om gegevensgerichte interne controlewerkzaamheden te verrichten. Data-analyses zetten we ook in om risico’s in het proces op te sporen zodat de controle nog slimmer en efficiënter wordt.

Kengetallen

Terug naar navigatie - Kengetallen

(peildatum 1-7-2021)

Verdeling man/vrouw en fulltime/parttime

Fulltime Parttime Totaal
Mannen 38 3 41
Vrouwen 15 28 43
Totaal 53 31 84
Verhouding man / vrouw: man 49%, vrouw 51%
Verhouding man / vrouw in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2020: man 45%/ vrouw 55%

 

Formatie
(excl. Griffie en College B&W)

Factor Begroting 2022
Totale formatie fte 79,26

 

Gemiddelde leeftijd

2021 2020
Mannen 49,0 48,4
Vrouwen 43,7 47,1
Totaal 46,3 47,7
Gemiddelde leeftijd landelijk binnen gemeenten in 2020: 48,3 jaar

 

Ziekteverzuim (excl. zwangerschapsverlof)

Periode 1 januari tot 1 juli 2021 2020
Verzuimpercentage 7,36 8,06
Verzuimfrequentie 0,32 0,38
Ziekteverzuimpercentage in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2020: 4,2
Indicatoren BBV begroting 2021 Jaarrekening 2020 Begroting 2020 Begroting 2021 Begroting 2022
Formatie (FTE per 1000 inwoners) 5,14 5,50 5,50 5,74
Bezetting (FTE per 1000 inwoners) 5,22 5,38 5,40 5,36
Apparaatskosten (kosten per inwoner) 704,74 702,25 797,41 846,57
Externe inhuur (kosten inhuur externen als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen) 26,36% 10,96% 11,96% 17,43%
Overhead (% van de totale lasten) 14,53% 13,06% 15,88% 15,15%