Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering heeft als doel het zo optimaal mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de programma’s. In de praktijk moet dit tot uiting komen in het goed bedienen van de klanten van onze gemeente, interne en externe processen efficiënt te laten verlopen en zorgvuldige besluitvorming te garanderen. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de inwoner, namelijk door:

• een efficiënt werkende organisatie;
• een zorgvuldig besluitvormingsproces;
• een gestructureerde planning en beheersing van de beleidsuitvoering;
• waar mogelijk op een verantwoorde manier benutten van ICT-mogelijkheden;
• de beschikbaarheid van gemotiveerd en gekwalificeerd personeel.

Doorontwikkeling organisatie 
In 2023 is uitvoering gegeven aan het vastgestelde organisatieplan. Dit heeft een verdere concretere vertaling gehad in uit te voeren acties op het gebied cultuur, structuur en processen die zijn vastgelegd in een "spoorboekje'. De uitwerking van de benodigde personele capaciteit in relatie tot de ambities van de gemeente was een van de acties. Daarnaast is invulling gegeven aan de vastgestelde structuuraanpassing met de daaraan gekoppelde aansturing. De uitgevoerde acties op het gebied van cultuur hadden met name betrekking op verbinden en ontmoeten. 

Strategisch HRM – beleid
In het (strategisch) HRM plan 2022 - 2025 zijn de onderdelen HRM-visie en -beleid uitgewerkt voor de vier Dommelvallei organisaties. Daarnaast is een matrix opgesteld die als basis dient voor de verdere afstemming en invulling op gemeentelijk niveau. In 2023 is een nieuwe gesprekscyclus vastgesteld waarbij de focus meer is verlegd naar principes als persoonlijke ontwikkeling, ontwikkeling van het werk (optimaal inzetten van talenten) en eigenaarschap. 

e-HRM
De verdere doorontwikkeling van de digitale HR-service is een permanent proces. In het afgelopen jaar zijn verdere stappen gezet in de optimalisering van het e-HRM systeem waardoor HR-gerelateerde managementinformatie op elk moment geautomatiseerd beschikbaar is (Management Self Service). 

Hybride werken
Binnen de afzonderlijke teams heeft onderlinge afstemming plaatsgevonden over de aanwezigheid op kantoor. De ervaringen met de invulling hiervan heeft geen aanleiding gegeven om daar nadere organisatiebrede afspraken over te maken.

Informatiebeleid en informatieplan

Belangrijke randvoorwaarden om het informatieplan succesvol uit te voeren en af te ronden zijn niet ingevuld. Projectmatig werken staat binnen de 4 Dommelvallei-organisaties nog in de kinderschoenen, terwijl bij de start van de dienst is afgesproken dat projectleiders en projectdeelnemers uit de 4 organisaties geleverd worden. Dit hindert het realiseren van goede resultaten binnen de complexe projecten. Capaciteitsissues door krapte op de arbeidsmarkt bij zowel gemeenten als Dienst Dommelvallei maakten het probleem groter, bijvoorbeeld bij de uitvoering van het project telefonie. Daarnaast is een aantal projecten geannuleerd door o.a. de reorganisatie belastingen. De krapte op de arbeidsmarkt maakte dat vacatures bij de dienst later werden ingevuld. Hierdoor ontstond financiële ruimte en werden de budgetten voor de tijdelijke capaciteitsuitbreiding niet aangesproken. Belangrijk is dat in het Informatieplan 2024-2027 en op management niveau in het algemeen meer aandacht komt voor het invullen van deze randvoorwaarden en voor een goede prioriteitstelling om tot een haalbaar plan te komen. Bovenstaande maakt dat we gezamenlijk met de dienst een nieuwe manier van werken moeten vinden bij het opstellen en uitvoeren van het nieuwe informatieplan 2024-2027. Dit vraagt zorgvuldigheid en leidt tot een afwijkende planning. De planning stemmen we af op de planning van de 1e bestuursrapportage Dienst Dommelvallei 2024. Om die reden heeft de gezamenlijke raadsinformatieavond aan het einde van het jaar niet plaatsgevonden.

Ontwikkelplan professionaliseren functioneel beheer

Medio 2023 is een coördinator functioneel beheer bij Dienst Dommelvallei gestart die als verbinder binnen de decentrale functioneel beheer organisatie fungeert en werkt aan de kwaliteit van de beheerorganisatie. Het doel is kwetsbaarheid verminderen door de beheersorganisatie persoonsonafhankelijk in te richten en de potentie van digitalisering beter uit te nutten door systemen beter in te richten. Verbeterpunten uit (zelf) auditing, maar ook het (gebrek aan) gebruiksgemak van het applicatielandschap als geheel zijn belangrijke triggers. Grote verbeterpunten nemen we mee in het Informatieplan 2024-2027.

Outsourcingsstrategie en regie op leveranciers

Een externe partij onderzocht welke (technisch) beheertaken voor outsourcing geschikt zijn. Op basis van het rapport bepaalt Dienst Dommelvallei de strategie voor de middellange en lange termijn (informatieplan 2024-2027) en zijn er voor de kortere termijn acties uitgezet. De transitie naar een IT-regie organisatie is daarmee ingezet.

Werken onder architectuur

Met werken onder architectuur zorgen we ervoor dat onze informatievoorziening zich ontwikkelt volgens een vooropgezet ontwerp. In 2023 bracht Dienst Dommelvallei het huidige applicatielandschap inclusief gegevens- en informatiestromen nagenoeg volledig in beeld. Het geheel is complex en sluit onvoldoende aan op de procesarchitectuur. Het gevolg hiervan is dat gebruiksgemak ernstig te wensen overlaat omdat processen door meerdere systemen lopen en "naadloze" integratie tussen de systemen onderling ontbreekt. Om dit te verbeteren is een algeheel nieuw perspectief nodig op het applicatielandschap met de procesarchitectuur als uitgangspunt. Het toepassen van de landelijke referentie architectuur voor processen (Gemma, VNG) is daarvoor essentieel. Dit betekent dat uiteindelijk individueel maatwerk van de individuele Dommelvallei-organisaties zal moeten verminderen om het veilig en beheersbaar te houden.

Common Ground

Op basis van Common Ground had Dienst Dommelvallei dit jaar de eerste koppelingen willen realiseren. Bij de voorbereidingen is de conclusie getrokken dat er beter gewacht kan worden op de beschikbaarheid van de cloudversie van het systeem dat centraal voor uitwisselen van gegevens zorgt. Dit levert namelijk meer functionaliteiten, een betere schaalbaarheid en een verminderde kwetsbaarheid op.

Basis op orde
De wereld om ons heen blijft in verandering. Zeker op het gebied van informatie en digitalisering. In de voorbereiding voor het actualiseren van het strategische informatiebeveiligingsbeleid 2024 -2028 en het actualiseren van de BIO top 10 zijn in verschillende lagen van de organisatie risicoworkshops gehouden. Hierbij zijn het ambitieniveau voor informatiebeveiliging en privacy, de top 3 van informatiebeveiligings- en privacyrisico’s en de kritische processen bepaald. 

Verder is het landelijk aangestuurde verantwoordingstraject van informatiebeveiliging (ENSIA) dit jaar voor het eerst centraal door Dienst Dommelvallei gecoördineerd in samenwerking met de gemeenten. De aanpak helpt ons om aantoonbaar te kunnen maken wat de stand van zaken van de implementatie van informatiebeveiliging is en om hiermee te kunnen blijven voldoen aan wet- en regelgeving.
Hiermee is een eerste basis gelegd voor het management en bestuur om prioriteitstelling en sturing op informatiebeveiliging en privacy mogelijk te maken. 

 

Bedrijfscontinuïteit
Dienst Dommelvallei heeft een externe partij de opdracht gegeven om een onderzoek uit te voeren en hierbij te onderzoeken of er kwetsbaarheden aanwezig zijn waardoor een onbevoegde van buiten de werkomgeving op de werkomgeving kan binnen dringen. Tijdens het onderzoek is vastgesteld dat voldoende technische waarborgen zijn getroffen waardoor het niet mogelijk was om van buitenaf toegang te verkrijgen tot onze interne omgeving. 

Daarnaast is een cybersessie georganiseerd waarbij twee colleges, waaronder Son en Breugel, de leden van het Cyber Calamiteitenteam en systeembeheerders van het incident responseteam met elkaar in gesprek over onder andere de impact van een cybercrisis.

Een melding bij de AP betekent niet ook automatisch een melding bij de betrokkenen en andersom. Of we een datalek melden bij de AP en/of betrokken is altijd een afweging en afhankelijk va het privacy risico voor de betrokkenen. 

De bovengenoemde datalekken zijn vrijwel in alle gevallen het gevolg van een incidentele menselijke fout. Meestal gaat het om een brief en/of mail die per abuis is verstuurd naar een verkeerder ontvanger. Vanuit het bewustwordingsprogramma worden medewerkers meegenomen om datalekken te melden en op welke wijze datalekken kunnen worden tegengegaan, denk hierbij bij het verzenden van een mail gebruikt te maken van veilig mailen, via Zivver.

Het bovengenoemde incident heeft betrekking op een incidentmelding bij een leverancier. De leverancier heeft de gemeente hiervan in kennis gesteld.

Het totaal aantal meldingen in 2023 is hoger dan het totaal aantal meldingen van vorig jaar. Deze meldingen zijn gedaan door alerte medewerkers en hebben niet geleid tot een daadwerkelijk incident. 

Bewustwording 
Versnelling van technologie stelt andere eisen aan competenties van medewerkers en bestuurders. Hiervoor is het essentieel om kennis, houding en gedrag van collega’s op het gebied van digitalisering te verhogen. Er zijn diverse activiteiten georganiseerd, zoals een phishingtest en een cyberquiz op social intranet. Uit de toename van het aantal meldingen blijkt dat het bewustwordingsprogramma effectief is. Medewerkers zijn zich beter bewust , dat melden van mogelijke incidenten van belang is om de impact voor de gemeente te verkleinen.

Wet Politie Gegevens (WPG) audit 
Son en Breugel kent 2 boa’ s in domein I (openbare ruimte) en 1 boa in domein III (leerplicht). Boa’ s hebben enerzijds een toezichthoudende taak en anderzijds een opsporingstaak. Wanneer boa’ s persoonsgegevens verwerken bij opsporingstaken valt dit onder de Wet Politiegegevens. Onder de Wpg zijn we verplicht om ieder jaar een interne audit te doen en één keer in de vier jaar een externe audit te doen. Son en Breugel heeft zowel de interne audits als de externe audits tot en met 2025 belegd bij een extern bedrijf genaamd BKBO. 

In 2022 is er een eerste externe audit uitgevoerd, waaruit bleek dat we op veel normen onvoldoende scoren. In 2023 is er een verbeterplan opgesteld en hebben we een groot aantal normen verbeterd, wat ook te zien is bij de hercontrole van de initiële audit in 2023. Het streven is om voor 2025 te voldoen aan alle normen. Het rapport van de hercontrole is tijdig aangeleverd bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Rechtmatigheidsverantwoording

2023 is het eerste jaar waarin het college van B&W een rechtmatigheidsverantwoording opneemt in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor de financiële gang van zaken in de organisatie.

Gedurende het hele jaar is er landelijk nog discussie geweest hoe om te gaan met begrotingsrechtmatigheid. Om de rechtmatigheidsverantwoording mogelijk te maken zijn de volgende documenten vastgesteld:
•    Financiële verordening;
•    Controleverordening;
•    Controleprotocol;
•    Werkwijze begrotingsrechtmatigheid jaarrekening 2023.

De spelregels omtrent het afleggen van verantwoording inzake de rechtmatigheid zijn uitgewerkt in hoofdstuk 3 van de financiële verordening. Hierin is onder andere de verantwoordingsgrens van 1% opgenomen. De totale lasten (inclusief dotatie reserves) over het boekjaar zijn € 54.827.000,-. Met een verantwoordingsgrens van 1% over de totale lasten komt dit neer op € 548.000,-. De rapporteringsgrens voor afwijkingen is vastgesteld op € 50.000,-.

Om vast te stellen dat de financiële handelingen hebben plaatsgevonden binnen de kaders van wet- en regelgeving is binnen de gemeente, naast op de Financiële verordening, getoetst op een drietal criteria. De grondslag en uitwerking daarvoor ligt vast in:
•    Controleverordening;
•    Controleprotocol;
•    Internal control framework (ICF).

De rechtmatigheidsverantwoording van het college is opgenomen in de jaarrekening. De bevinding van het college is gebaseerd op de volgende 3 criteria. Hieronder wordt per criterium toegelicht welke maatregelen daarvoor genomen zijn.

Begrotingscriterium
Om onrechtmatigheden binnen het begrotingscriterium te voorkomen heeft de gemeente binnen haar eigen P&C cyclus meetmomenten gedurende het boekjaar gecreëerd. De gemeenteraad ontvangt tweemaal per jaar een tussentijdse rapportage over de realisatie waarbij afwijkingen groter dan € 25.000,- worden toegelicht. 
De analyse op de begrotingsrechtmatigheid is opgenomen in de jaarrekening onder Begrotingsrechtmatigheid bij de Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening.

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft voor de gemeente vooral betrekking op de naleving van de aanbestedingswetgeving en uitgaande subsidies. De interne controlewerkzaamheden op inkopen en aanbestedingen zijn primair gericht op het voldoen aan de Europese aanbestedingswetgeving. Enkel constateringen op het gebied van Europese aanbestedingswetgeving hebben een effect op het rechtmatigheidsoordeel.
Driemaal per jaar wordt een spendanalyse opgesteld over de inkooplasten van het jaar. De focus ligt hierbij op crediteuren met meerjarige lasten boven de Europese drempels waarbij geen Europese aanbesteding is doorlopen en op nieuwe crediteuren in 2023. De totale inkooplasten in 2023 die daarvoor beoordeeld zijn, bedragen circa € 10 miljoen. Dit is exclusief het sociaal domein, de analyse hiervan vindt separaat plaats.

Misbruik en oneigenlijk-gebruik criterium
Op basis van de risicoanalyse uit het ICF zijn op dit criterium de risico’s ingeschat binnen de processen burgerzaken, leerlingenvervoer, uitgaande subsidies en het sociaal domein. Er zijn binnen de Interne controle werkzaamheden gepland om de werking van de beheersmaatregelen van deze risico te testen.

Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. In de onderstaande tabel zijn de onrechtmatigheden opgenomen, voor zover deze de door de raad vastgestelde rapportagegrens van € 50.000,- overstijgen.

Wet financiering decentrale overheden
Er zijn geen afwijkingen geconstateerd.

Gids Proportionaliteit
Tijdens de controle is geconstateerd dat de gids proportionaliteit niet altijd wordt nageleefd bij inkooptrajecten. Deze bevindingen worden teruggekoppeld om dit in de toekomst te voorkomen.

(peildatum 31-12-2023)

Formatie
(exclusief Griffie en College B&W)

	Factor	Begroting 2023	31-12-2023**
Totale formatie	fte	82,23	83,74
*bron: staat B 2023 **bron: motion

Ziekteverzuim (excl. zwangerschapsverlof)

Periode	2023	2022
Verzuimpercentage	7,61	7,58
Verzuimfrequentie	1,12	1,29
Ziekteverzuimpercentage in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2021: 5,8* bron: personeelsmonitor