Bezwaarschriftencommissie
Inleiding
De gemeente Son en Breugel beschikt over een onafhankelijke bezwaarschriftencommissie. De bezwaarschriftencommissie adviseert de burgemeester, het college en de gemeenteraad ten aanzien van ingediende bezwaarschriften van natuurlijke personen en rechtspersonen tegen besluiten van de gemeente.
Middels dit jaarverslag geeft de bezwaarschriftencommissie inzicht in het aantal door haar behandelde bezwaarschriften en in de uitgebrachte adviezen. Er wordt inzicht gegeven in hoeveel bezwaarschriften er per onderwerp zijn behandeld.
Samenstelling van de bezwaarschriftencommissie
De bezwaarschriftencommissie is een onafhankelijke commissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De voorzitter en de leden van de commissie zijn externen. Ze maken geen deel uit van en zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van een tot de gemeente Son en Breugel behorend bestuursorgaan.
De bezwaarschriftencommissie bestaat uit de volgende personen:
• De heer mr. W.A.M. Waarma, voorzitter;
• De heer mr. P.A.J.S. Lathouwers, lid;
• De heer mr. A.H.C.M. Spapens, lid;
• De heer mr. J.F.H.M. van der Velden, lid.
De commissie wordt ondersteund door ambtelijke secretaris, mevrouw mr. S.M.A. Glaudemans. Zij maakt geen deel uit van de commissie, maar ondersteunt de commissie bij haar werkzaamheden.
Werkwijze
De commissie is bevoegd om te adviseren ten aanzien van alle bezwaarschriften, met uitzondering van bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten die te maken hebben met belastingen en heffingen. Bezwaren over belastingen en heffingen worden behandeld door de heffingsambtenaar.
Als een bezwaarschrift binnenkomt, wordt altijd eerst gekeken of het bezwaarschrift op informele wijze kan worden opgelost. Soms kan uitleg van het bestreden besluit er voor zorgen dat de bezwaren worden weggenomen. Ook kan het zijn dat er aanleiding is om tot een ander besluit te komen. Als de bezwaren blijven bestaan, wordt de bezwaarprocedure voortgezet.
De bezwaarmaker wordt dan uitgenodigd voor een hoorzitting bij de bezwaarschriftencommissie om het bezwaar mondeling toe te lichten. Voor deze hoorzitting worden alle betrokken partijen uitgenodigd. Dit zijn veelal de bezwaarmaker(s), vertegenwoordiger van het bestuursorgaan en andere belanghebbenden zoals een vergunninghouder. De hoorzittingen zijn in de regel openbaar. Van elke hoorzitting wordt een verslag gemaakt.
Na de hoorzitting brengt de bezwaarschriftencommissie advies uit. Dit advies wordt toegezonden aan het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan neemt vervolgens een beslissing op het bezwaarschrift. Hierbij kan het bestuursorgaan het advies van de bezwaarschriftencommissie overnemen. Het bestuursorgaan kan echter ook besluiten om af te wijken van het advies. Dit moet dan wel goed worden gemotiveerd.
De beslissing op het bezwaarschrift wordt toegezonden naar de bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden. Bij de beslissing op bezwaar zit het advies van de commissie en het verslag van de hoorzitting.
Aantal bezwaarschriften
In 2023 zijn er in totaal 55 bezwaarschriften ontvangen. In onderstaand overzicht is opgenomen hoeveel bezwaarschriften er per onderwerp zijn binnengekomen.
In onderstaand overzicht is opgenomen hoeveel bezwaarschriften er in de voorgaande jaren zijn binnengekomen.
In 2023 zijn er ongeveer net zoveel bezwaarschriften ontvangen als in de direct voorgaande jaren. Inhoudelijk is er een trend te zien in het aantal bezwaarschriften dat is binnengekomen tegen het reserveren van parkeerplaatsen voor het laden van elektrische voertuigen. Dit is een ontwikkeling die in besluitvorming voorloopt op de praktijk en op veel weerstand stuit. Verder waren er in 2023 veel bezwaarschriften op grond van de wet voorkeursrecht gemeenten. Dit is een onderwerp dat in onze gemeente maar zeer incidenteel speelt.
Adviezen
De bezwaarschriftencommissie heeft de volgende adviezen gegeven in 2023. Hierbij zitten nog 8 bezwaarschriften die in 2022 zijn ontvangen. 
De aantallen bij “geen advies“ hebben betrekking op ingetrokken bezwaarschriften. Bezwaarschriften worden veelal ingetrokken na een bemiddelend gesprek met iemand van de vakafdeling waarin het bestreden besluit nog eens wordt toegelicht. Het komt soms ook voor dat gedurende de procedure meer informatie bekend wordt, waardoor het bestreden besluit wordt aangepast. Als die aangepaste besluit aan het bezwaar tegemoet komt, wordt het bezwaar meestal ingetrokken.
Aantal hoorzittingen
In 2023 is de bezwaarschriftencommissie 13 keer bijeengekomen voor hoorzittingen. Zie hieronder een overzicht van het aantal hoorzittingen per jaar.
Juridische zaken
Klachten
De klachtbehandeling is geregeld in Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Klachtenregeling gemeente Son en Breugel 2009 (klachtenregeling). Natuurlijke personen of rechtspersonen kunnen een klacht indienen over de wijze waarop een bestuursorgaan, een lid van het college van B&W of een ambtenaar van de gemeente zich in een bepaalde gemeentelijke aangelegenheid jegens die natuurlijke persoon of rechtspersoon heeft gedragen. Dergelijke klachten worden in behandeling genomen volgens de klachtenregeling.
De klachtbehandeling kent drie fasen. De eerste fase is de informele behandeling van de klacht. De informele behandeling houdt in dat er (informeel) contact wordt opgenomen met de klager om te bekijken of het mogelijk is om de klacht op te lossen en/of de klager tevreden te stellen. Binnen de gemeente Son en Breugel wordt er veel waarde gehecht aan de informele klachtbehandeling. Het is namelijk belangrijk om met de klager in gesprek te gaan naar aanleiding van de klacht en te bekijken of er tot een oplossing kan worden gekomen. In de regel worden klachten tijdens de informele klachtbehandeling afgehandeld.
De tweede fase is de formele behandeling van de klacht. Daarbij worden zowel de klager als de beklaagde uitgenodigd voor een hoorzitting. Tijdens deze hoorzitting wordt, in het kader van hoor en wederhoor, gesproken over de klacht. Daarnaast wordt ook bekeken of er nog oplossingen zijn. Van de hoorzitting wordt een verslag gemaakt. Na de hoorzitting wordt er een rapport van bevindingen opgesteld door de klachtbehandelaar. Dit rapport van bevindingen gaat met een advies en eventuele aanbevelingen naar het verantwoordelijke bestuursorgaan. Vervolgens wordt er een beslissing genomen op de klacht.
Nadat het verantwoordelijk bestuursorgaan een beslissing heeft genomen op de klacht is de tweede fase afgerond. De klager heeft daarna de mogelijkheid om zijn of haar klacht binnen een jaar voor te leggen aan de Nationale ombudsman. Dit betreft de derde fase van de klachtbehandeling en dit wordt ook welk de formele behandeling in tweede instantie genoemd.
In 2023 zijn er 27 klachten ingediend die conform de klachtenregeling in behandeling zijn genomen. Er zijn in 2023 geen klachten formeel in tweede instantie, door de Nationale ombudsman, behandeld. Zie hieronder een overzicht van de ingediende klachten in 2023.
| Onderwerp | Procedure | Afhandeling |
| Geen of weinig reactie op meldingen over verkeerssituatie, ook niet na het versturen van een herinnering | Informele klachtenprocedure | Er is contact opgenomen en de verkeerssituatie is besproken. |
| De afspraak dat er nieuwe borden worden geplaatst is niet nagekomen | Informele klachtenprocedure | Er is contact opgenomen. De borden zijn alsnog geplaatst. |
| Parkeerplaatsen zijn niet volgens afspraak schoongemaakt | Informele klachtenprocedure | Er is contact opgenomen en de parkeerplaatsen zijn alsnog schoongemaakt. |
| Bij het bladvrij maken van de straten zijn de ramen vies geworden | Informele klachtenprocedure | Er is telefonisch contact opgenomen. |
| Er is zonder toestemming een pasfoto gebruikt | Informele klachtenprocedure | Er is contact opgenomen en er is uitgelegd dat het voorbeeld waar de pasfoto op staat niet door de gemeente wordt gebruikt. |
| Onprofessioneel en onethisch gedrag van een ambtenaar | Formele klachtenprocedure | Door het college is een beslissing genomen op de klacht. De klacht is ongegrond verklaard, omdat het niet mogelijk is om vast te stellen of de gedragingen zich daadwerkelijk hebben voorgedaan. |
| Bij een melding openbare ruimte is niet ingegaan op de gemelde schade | Informele klachtenprocedure | Er is contact opgenomen. Er is aangegeven dat het mogelijk is om de gemeente aansprakelijk te stellen voor de schade. |
| Er is drie keer contact opgenomen over de betaling van een subsidie. De subsidie is echter nog niet uitbetaald. | Informele klachtenprocedure | De subsidie is alsnog betaald. |
| Geen reactie op een terugbelverzoek over kwijtschelding belastingen | Informele klachtenprocedure | Er is alsnog teruggebeld. |
| Geen reactie op vraag over het plaatsen van een AED | Informele klachtenprocedure | De vraag is opgepakt en er is gereageerd. |
| Tijdens een afspraak doorgestuurd naar het CMD op het adres Europalaan 2. Hier is het CMD echter niet meer gevestigd. | Informele klachtenprocedure | Er is contact opgenomen en er is excuses aangeboden. |
| De werkwijze van het CMD bij de behandeling van een dossier. | Formele klachtenprocedure | Door het college is een beslissing genomen op de klacht. De klacht is gedeeltelijk gegrond verklaard, omdat er fouten zijn gemaakt en er is sprake geweest van miscommunicatie. |
| Er is geen terugkoppeling gegeven op een melding over overhangende takken | Informele klachtenprocedure | Er is contact opgenomen en er is een terugkoppeling gegeven. |
| Niet integer handelen door een ambtenaar | Informele klachtenprocedure | Er heeft een informeel gesprek plaatsgevonden en er zijn afspraken gemaakt. |
| Geen reactie op e-mails over beëindiging contract | Informele klachtenprocedure | Er heeft een informeel gesprek plaatsgevonden en er zijn afspraken gemaakt. |
| Geen vertrouwen in behandeling dossier | Informele klachtenprocedure | Er heeft een informeel gesprek plaatsgevonden en er zijn afspraken gemaakt. |
| Niet professioneel gedrag door een ambtenaar | Informele klachtenprocedure | Er is contact opgenomen. Na meerdere malen de voicemail te hebben ingesproken, is er echter niet meer gereageerd. |
| Beslissing op een aanvraag duurt te lang | Informele klachtenprocedure | De aanvraag is afgehandeld. De klacht is ingetrokken. |
| De wijze waarop een dossier door een medewerker is behandeld | Informele klachtenprocedure | Er is contact opgenomen en er is uitleg gegeven. |
| De wijze waarop een aantal meldingen openbare ruimte zijn afgehandeld | Informele klachtenprocedure | Er is meerdere keren telefonisch contact geweest. Door middel van een brief is inhoudelijk gereageerd op de klacht. |
| Het niet op de hoogte houden van ontwikkelingen op het gebied van de rolstoeltoegankelijkheid in een wijk van Son en Breugel | Informele klachtenprocedure | De klacht is nog niet afgehandeld. |
| Handelen van een ambtenaar bij het opvragen van een document | Informele klachtenprocedure | Er heeft een informeel gesprek plaatsgevonden en er zijn afspraken gemaakt. |
| Wijze waarop een parkeerboete is uitgeschreven | Informele klachtenprocedure | Er is contact opgenomen en er is uitgelegd dat tegen de parkeerboete bezwaar kan worden gemaakt bij het CJIB. |
| Uitblijven van reactie op een melding over een verkeerssituatie | Informele klachtenprocedure | De klacht is nog niet afgehandeld. |
| Doorsturen naar de verkeerde instantie voor het opvragen van informatie | Informele klachtenprocedure | De informatie is alsnog toegestuurd. |
| Niet oppakken van een melding openbare ruimte over verlichting | Informele klachtenprocedure | De melding is opgepakt. De opdracht om de verlichting aan te passen is uitgezet. |
| Onduidelijkheid over uitbetaling energietoeslag | Informele klachtenprocedure | Er is aangegeven wanneer de energietoeslag wordt uitbetaald. |
Wet open overheid (Woo)
Het doel van de Woo is een meer transparante en actief openbaar makende overheid. Binnen het project Wet open overheid zijn we aan de slag gegaan met de implementatie van deze wet, die per 1 mei 2022 in werking is getreden. Binnen het project staat de actieve openbaarmaking, zie hieronder, centraal. Onderdelen van de actieve openbaarmaking moeten nog in werking treden.
Passieve openbaarmaking / Woo-verzoeken
Ingevolge de Woo kan een ieder een verzoek om publieke informatie richten tot een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf. Uitgangspunt van de Woo is dat publieke informatie vervat in een document openbaar is, tenzij er sprak is van een van de uitzonderingsgronden van artikel 5.1 van de Woo of een van de beperkingen van artikel 5.2 van de Woo.
Het afhandelen van verzoeken in het kader van de Woo kan veel tijd in beslag nemen. De informatie waar naar wordt gevraagd moet worden verzameld en er moet worden getoetst of er uitzonderingsgronden van toepassing zijn. Een beslissing op een Woo-verzoek moet binnen vier weken worden genomen. Deze beslistermijn kan eenmalig gemotiveerd met twee weken worden verlengd. Zeker bij omvangrijke Woo-verzoeken is de beslistermijn kort. Vanaf 1 oktober 2016 is de Wet dwangsom bij niet tijdig beslissen niet meer van toepassing op de Wob en daarmee ook niet van toepassing op de Woo. Dit betekent echter niet dat er niet tijdig een beslissing moet worden genomen. Bestuursorganen blijven verantwoordelijk voor een tijdige beslissing op Woo-verzoeken.
In bovenstaande grafiek is te zien dat het aantal ontvangen Woo-verzoeken licht is gedaald ten opzichte van het aantal Wob/Woo-verzoeken in de jaren 2021 en 2022. De inwerkingtreding van de Woo heeft in het jaar 2022 niet direct tot een stijging van het aantal verzoeken geleid. En ook nu op langere termijn, in het jaar 2023, niet. Er is zelfs sprake van een lichte daling. De Woo-verzoeken in 2023 hebben verder betrekking op zeer uiteenlopende onderwerpen. Dit kan te verklaren zijn door een ruime betrokkenheid en interesse van de burger in gemeentelijke processen. Verder hebben er in het jaar 2023 geen incidentele of speciale onderwerpen gespeeld die tot meer Woo-verzoeken hebben geleid.
Alle Woo-verzoeken zijn binnen de beslistermijn, inclusief eventuele verlenging, afgehandeld.
Actieve openbaarmaking
De Woo kent de verplichting om, naast het reageren op verzoeken tot openbaarmaking, bepaalde categorieën informatie uit eigen beweging openbaar te maken. De verplichte actieve openbaarmaking treedt gefaseerd in werking.
Er is een project opgestart voor de actieve openbaarmaking op grond van de Wet open overheid. Hierbij werken we samen met de gemeenten Nuenen c.a. en Geldrop-Mierlo en met Dienst Dommelvallei. In 2023 is vooral aandacht besteedt aan de categorieën die actief openbaar moeten worden gemaakt. Daarnaast is bekeken op welke manier documenten actief openbaar gemaakt kunnen worden. In 2024 worden hier verder stappen in gezet.
Juridische kwaliteitszorg
Binnen de gemeente Son en Breugel is aandacht voor de juridische kwaliteit van onze producten en diensten zodat aan elk risico een bewuste keuze ten grondslag ligt. Bij juridische kwaliteitszorg gaat het om de vraag naar de organisatie van de juridische functie, over de kwaliteit van de governance en het risicomanagement. De essentie van juridische kwaliteitszorg is niet alleen de inhoud, maar ook de organisatorische vormgeving én de cultuur die ervoor zorgen dat de juiste inhoud wordt geleverd.
Hieronder worden enkele voorbeelden gegeven om een indruk te geven wat we in 2023 hebben gedaan aan juridische kwaliteitszorg:
- Contractenbank
In Contractenbank moeten alle contracten worden opgenomen die binnen de gemeente Son en Breugel zijn overeengekomen en waar een vervolg aan zit. Via Contractenbank kan worden bijgehouden wanneer een contract afloopt en wanneer een contract eventueel kan worden verlengd. Wanneer het contract dreigt af te lopen, wordt een signalering gestuurd naar de betrokken medewerkers. Deze medewerkers weten dan dat het contract binnenkort afloopt en dat daar wellicht iets mee moet gebeuren. Op deze wijze beogen we de juridische – en daarmee samenhangende financiële – risico’s nog verder te verminderen. De beheerders van de Contractenbank komen periodiek bijeen om de contractgegevens door te lopen en up-to-date te houden en om duidelijke afspraken te maken over de verwerking van de contractgegevens in het beheersysteem. - Mandaatregister
In het mandaatregister zijn bevoegdheden opgenomen die het college en de burgemeester gemandateerd hebben naar de organisatie. In 2023 is het mandaatregister twee keer geactualiseerd. Dit om er voor te zorgen dat we een actueel mandaatregister hebben. - Juridisch overleg
Eén keer in de zes weken vindt er een intern juridisch overleg plaats. Hierbij bespreken de juristen binnen de organisatie de actuele ontwikkelingen, jurisprudentie en lopende casussen. Ook wordt besproken welke opleidingen en cursussen mogelijk interessant zijn. Daarnaast is er één keer in de vier weken een overleg tussen de juristen van de gemeenten Son en Breugel, Nuenen c.a. en Geldrop-Mierlo en een afgevaardigde van Dienst Dommelvallei. Tijdens dit overleg wordt gesproken over juridische onderwerpen die binnen Dienst Dommelvallei spelen. Daarnaast worden zaken besproken die door alle vier de organisaties kunnen worden geharmoniseerd. - Informatiepagina Juridische zaken op social intranet
Op social intranet (de interne intranet-pagina) is een pagina aangemaakt voor Juridische zaken. Op deze pagina is informatie over veel uiteenlopende juridische onderwerpen te vinden. - Aandacht voor juridische kwaliteitszorg
In 2023 is het document ‘Juridische kwaliteitszorg gemeente Son en Breugel’ opgesteld. Dit document is zowel door het MT als door het college vastgesteld. Met dit document wordt onderschreven dat er aandacht is voor juridische kwaliteit. Zo is afgesproken dat er op wordt toegezien dat juridisch adviseurs tijdig worden ingeschakeld en dat in de college- en raadsvoorstellen aandacht wordt besteed aan de juridische risico’s.