Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering heeft als doel het zo optimaal mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de programma’s. In de praktijk moet dit tot uiting komen in het goed bedienen van de klanten van onze gemeente, interne en externe processen efficiënt te laten verlopen en zorgvuldige besluitvorming te garanderen. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de inwoner, namelijk door:

• een efficiënt werkende organisatie;
• een zorgvuldig besluitvormingsproces;
• een gestructureerde planning en beheersing van de beleidsuitvoering;
• waar mogelijk op een verantwoorde manier benutten van ICT-mogelijkheden;
• de beschikbaarheid van gemotiveerd en gekwalificeerd personeel.

Doorontwikkeling organisatie 
De doorontwikkeling van de organisatie onder de programmanaam Samen Werkt * wordt jaarlijks vertaald naar activiteiten op vier sporen: met elkaar (cultuur), slim geregeld (werkprocessen), goed georganiseerd (organisatie opzet), ieder zijn plek (formatie). In 2024 is veel aandacht besteed aan het optimaliseren van de dienstverlening. In dat kader zijn bijeenkomsten / workshops georganiseerd gericht op wat gaat goed, wat kan beter en wat kunnen wij daar zelf aan bijdragen (9+ ervaringen). 

Strategisch HRM – beleid
In het (strategisch) HRM plan 2022 - 2026 zijn de onderdelen HRM-visie en -beleid uitgewerkt voor de vier Dommelvallei organisaties. In 2024 is de nieuwe gesprekscyclus geïmplementeerd waarbij de focus  is verlegd naar principes als persoonlijke ontwikkeling, ontwikkeling van het werk (optimaal inzetten van talenten) en eigenaarschap. 

e-HRM
De verdere doorontwikkeling van de digitale HR-service is een permanent proces. In het afgelopen jaar zijn verdere stappen gezet in de optimalisering van het e-HRM systeem waardoor HR-gerelateerde managementinformatie op elk moment geautomatiseerd beschikbaar is (Management Self Service). 

Hybride werken
Binnen de afzonderlijke teams heeft onderlinge afstemming plaatsgevonden over de aanwezigheid op kantoor. De ervaringen met de invulling hiervan heeft geen aanleiding gegeven om daar nadere organisatiebrede afspraken over te maken.

In 2024 stelde het dagelijks bestuur van Dienst Dommelvallei een geactualiseerd informatieplan 2024-2027 vast. Kern van dit plan zijn 8 doelen die bijdrage aan een betere informatievoorziening en een andere benadering voor de projectenkalender. 

Ook introduceerde Dienst Dommelvallei portfoliomanagement. Met portfoliomanagement is de projectenlijst behorend bij het informatieplan nu dynamisch en wordt deze maandelijks behandeld in het IV-board. Voorheen was dit een statische lijst die alleen jaarlijks werd beoordeeld. Tussentijds kunnen er nieuwe, op basis van urgentie, projectkandidaten aan het portfolio worden toegevoegd. Aanleiding daarvoor kunnen onder andere checks zijn op het gebied van informatieveiligheid of digitale duurzaamheid.

Het IV-board stelt de vier Dommelvallei-organisaties in staat om in gezamenlijkheid keuzes te maken om de meer fundamentele projecten met een gezamenlijk belang en maximaal toegevoegde waarde uit te voeren. Het IV-board is samengesteld uit managementleden van de vier Dommelvallei-organisaties, prioriteert, start en bewaakt de projecten in een continu proces. Het invullen van randvoorwaarden en het toetsen van de haalbaarheid spelen daarbij een belangrijke rol. Het uitvoeren van een impactanalyse per project draagt hieraan bij.

In 2024 legden we een goede basis om medewerkers voor te bereiden op de toekomst. De jaarrapportage van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en de Bestuursrapportage Digitale Weerbaarheid zijn vernieuwd. Beiden geven meer inzicht in de stand van zaken van de implementatie en borging van Privacy en Informatiebeveiliging binnen de gemeentelijke processen. We groeien met kleine stapjes als organisatie. Die groei staat wel onder druk. Punt van aandacht is of het tempo van de groei hoog genoeg is. De ontwikkelingen in de digitale wereld gaan namelijk snel, criminelen maken daar meer gebruik van en werken steeds “professioneler”.

We stelden het Privacy Control Framework (PCF) op. Door het implementeren en borgen van het PCF kunnen we de privacy-naleving verbeteren en de betrokkenheid van het management versterken. Het PCF geeft een meting aan van de huidige status van de Algemene Verordening Gegevensbescherming – volwassenheid binnen de gemeente Son en Breugel. Verder voerden we een grote inhaalslag uit in het opstellen van gezamenlijke beleidsuitgangspunten op informatiebeveiliging en privacy thema’s. Zoals wat is nodig om veilig om te gaan met mobiele apparatuur en de toegang tot digitale informatie en privacybeleid. Hiermee is een goede basis gelegd voor de veilige inrichting van onze informatiesystemen en om te voldoen aan wet- en regelgeving.

Een melding bij de AP betekent niet ook automatisch een melding bij de betrokkenen en andersom. Of we een datalek melden bij de AP en/of betrokken is altijd een afweging en afhankelijk va het privacy risico voor de betrokkenen. 

De bovengenoemde datalekken zijn vrijwel in alle gevallen het gevolg van een incidentele menselijke fout. Meestal gaat het om een brief en/of mail die per abuis is verstuurd naar een verkeerder ontvanger. Vanuit het bewustwordingsprogramma nemen we medewerkers mee om datalekken te melden en lichten we hen voor hoe ze datalekken kunnen tegengaan. Denk hierbij bij het verzenden van een mail met gebruik veilig mailen via Zivver.

Het eerste incident had betrekking op een incident bij een glasvezelprovider waardoor het netwerk tijdelijk niet bereikbaar was. Het tweede incident betrof onterechte toegang tot het pand. 

Van bovenstaande incidentmeldingen is de impact nihil gebleken. Het aantal meldingen van verdachte mails in 2024 voor alle organisaties (78) is lager dan het aantal meldingen van vorig jaar (157). Deze meldingen zijn gedaan door alerte medewerkers en hebben niet geleid tot een daadwerkelijk incident. 

Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. In de onderstaande tabel zijn de onrechtmatigheden opgenomen, voor zover deze de door de raad vastgestelde rapportagegrens van € 50.000,- overstijgen.

Wet financiering decentrale overheden
Er zijn geen afwijkingen geconstateerd.

Gids Proportionaliteit
Tijdens de controle is geconstateerd dat de gids proportionaliteit niet altijd wordt nageleefd bij inkooptrajecten. Deze bevindingen worden teruggekoppeld om dit in de toekomst te voorkomen.

Niet tijdig ontvangen eindverantwoordingen subsidies
In de Algemene Subsidieverordening 2020 Gemeente Son en Breugel is in artikel 1.13 'Eindverantwoording' opgenomen dat de eindverantwoording tegelijk ingediend wordt met de aanvraag van een subsidie voor het volgende jaar. Van 14  organisaties is nog geen eindverantwoording 2023 ontvangen. Hierdoor is het nog niet mogelijk om de subsidiegelden te controleren en vast te stellen. Dit betreft een formele rechtmatigheidsfout.

(peildatum 31-12-2024)