Bezwaarschriftencommissie
Inleiding
De gemeente Son en Breugel beschikt over een onafhankelijke bezwaarschriftencommissie. De bezwaarschriftencommissie adviseert de burgemeester, het college en de gemeenteraad ten aanzien van ingediende bezwaarschriften van natuurlijke personen en rechtspersonen tegen besluiten van de gemeente.
Middels dit jaarverslag geeft de bezwaarschriftencommissie inzicht in het aantal door haar behandelde bezwaarschriften en in de uitgebrachte adviezen. Er wordt inzicht gegeven in hoeveel bezwaarschriften er per onderwerp zijn behandeld.
Samenstelling van de bezwaarschriftencommissie
De bezwaarschriftencommissie is een onafhankelijke commissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De voorzitter en de leden van de commissie zijn externen. Ze maken geen deel uit van en zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van een tot de gemeente Son en Breugel behorend bestuursorgaan.
De bezwaarschriftencommissie bestaat uit de volgende personen:
- De heer mr. W.A.M. Waarma, voorzitter;
- De heer mr. P.A.J.S. Lathouwers, lid;
- De heer mr. A.H.C.P. Spapens, lid;
- De heer mr. J.F.H.M. van der Velden, lid;
- De heer mr. B. de Clonie MacLennan, lid.
De commissie wordt ondersteund door een ambtelijke secretaris, mevrouw mr. S.M.A. Glaudemans. Zij maakt geen deel uit van de commissie, maar ondersteunt de commissie bij haar werkzaamheden.
Werkwijze
De commissie is bevoegd om te adviseren ten aanzien van alle bezwaarschriften, met uitzondering van bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten die te maken hebben met belastingen en heffingen. Bezwaren over belastingen en heffingen worden behandeld door de heffingsambtenaar.
Als een bezwaarschrift binnenkomt, wordt altijd eerst gekeken of het bezwaarschrift op informele wijze kan worden opgelost. Soms kan uitleg van het bestreden besluit er voor zorgen dat de bezwaren worden weggenomen. Ook kan het zijn dat er aanleiding is om tot een ander besluit te komen. als de bezwaren blijven bestaan, wordt de bezwaarprocedure voortgezet.
De bezwaarmaker wordt dan uitgenodigd voor een hoorzitting bij de bezwaarschriftencommissie om het bezwaar mondeling toe te lichten. Voor deze hoorzitting worden alle betrokken partijen uitgenodigd. Dit zijn veelal de bezwaarmaker(s), vertegenwoordiger van het bestuursorgaan en andere belanghebbenden zoals een vergunninghouder. De hoorzittingen zijn in de regel openbaar. Van elke hoorzitting wordt een verslag gemaakt.
Na de hoorzitting brengt de bezwaarschriftencommissie advies uit. Dit advies wordt toegezonden aan het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan neemt vervolgens een beslissing op het bezwaarschrift. Hierbij kan het bestuursorgaan het advies van de bezwaarschriftencommissie overnemen. Het bestuursorgaan kan echter ook besluiten om af te wijken van het advies. Dit moet dan wel goed worden gemotiveerd.
De beslissing op het bezwaarschrift wordt toegezonden naar de bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden. Bij de beslissing op bezwaar zit het advies van de commissie en het verslag van de hoorzitting.
Aantal bezwaarschriften
In 2024 zijn er in totaal 89 bezwaarschriften ontvangen. In onderstaand overzicht is opgenomen hoeveel bezwaarschriften er per onderwerp zijn binnengekomen.
In onderstaand overzicht is opgenomen hoeveel bezwaarschriften er in de voorgaande jaren zijn binnengekomen.
In 2024 zijn er meer bezwaarschriften binnengekomen dan in de voorgaande jaren. Dit is te verklaren door het aantal bezwaarschriften dat gericht is tegen verkeersbesluiten voor het reserveren van parkeerplaatsen voor het laden van elektrische voertuigen. Daarnaast zijn er ook dubbel zoveel bezwaarschriften binnengekomen tegen omgevingsvergunningen. Het aantal bezwaarschriften dat per jaar binnenkomt is afhankelijk van het aantal en de soort besluiten die genomen worden.
Adviezen
De bezwaarschriftencommissie heeft de volgende adviezen gegeven in 2024. Hierbij zitten nog 3 bezwaarschriften die in 2023 zijn ontvangen.
De aantallen bij ‘geen advies’ hebben betrekking op ingetrokken bezwaarschriften. Bezwaarschriften worden veelal ingetrokken na een bemiddelend gesprek met iemand van de vakafdeling waarin het bestreden besluit nog eens wordt toegelicht. Het komt soms ook voor dat gedurende de procedure meer informatie bekend wordt, waardoor het bestreden besluit wordt aangepast. Als dit aangepaste besluit aan het bezwaar tegemoet komt, wordt het bezwaar meestal ingetrokken.
Aantal hoorzittingen
In 2024 is de bezwaarschriftencommissie 13 keer bijeengekomen voor hoorzittingen. Zie hieronder een overzicht van het aantal hoorzittingen per jaar.
Juridische zaken
Klachten
De klachtbehandeling is geregeld in Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Klachtenregeling gemeente Son en Breugel 2009 (klachtenregeling). Een klacht kan worden ingediend over de wijze waarop een bestuursorgaan, een lid van het college van B&W of een ambtenaar van de gemeente zich in een bepaalde gemeentelijke aangelegenheid jegens die persoon heeft gedragen.
De klachtbehandeling kent drie fasen. De eerste fase is de informele behandeling van de klacht. De informele behandeling houdt in dat er (informeel) contact wordt opgenomen met de klager om te bekijken of het mogelijk is om de klacht op te lossen en/of de klager tevreden te stellen. We hechten veel waarde aan de informele klachtbehandeling. Het is namelijk belangrijk om met de klager in gesprek te gaan naar aanleiding van de klacht en te bekijken of er tot een oplossing kan worden gekomen. In de regel worden klachten tijdens de informele klachtbehandeling afgehandeld.
De tweede fase is de formele behandeling van de klacht. Daarbij wordt er een hoorzitting ingepland, waarvoor beide partijen worden uitgenodigd. In het kader van hoor en wederhoor wordt dan gesproken over de klacht. Ook maakt dit onderdeel uit van het onderzoek dat naar de klacht wordt gedaan. Na de hoorzitting wordt er een rapport van bevindingen opgesteld door de klachtbehandelaar. Dit rapport van bevindingen gaat met een advies en eventuele aanbevelingen naar het verantwoordelijke bestuursorgaan. Vervolgens wordt er een beslissing genomen op de klacht.
Nadat het verantwoordelijk bestuursorgaan een beslissing heeft genomen op de klacht is de tweede fase afgerond. De klager heeft daarna de mogelijkheid om zijn of haar klacht binnen een jaar voor te leggen aan de Nationale ombudsman. Dit betreft de derde fase van de klachtbehandeling en dit wordt ook wel de formele behandeling in tweede instantie genoemd.
In 2024 zijn er 20 klachten ingediend die volgens de klachtenregeling zijn behandeld. Het aantal klachten is licht gedaald ten opzichte van het aantal klachten in 2023. In 2023 zijn er 27 klachten ingediend. Er zijn in 2024 geen klachten formeel in tweede instantie, door de Nationale ombudsman, behandeld. Zie hieronder een overzicht van de ingediende klachten in 2024.
|
Onderwerp |
Procedure |
Afhandeling |
|
Ontevreden over het contact met de gemeente. |
Informele klachtenprocedure |
Er is besloten om de klacht niet in behandeling te nemen. Het belang van behandeling van de klacht weegt niet op tegen de inspanningen die de gemeente moet verrichten om de klacht te behandelen. |
|
Het handelen van een medewerker van de gemeente bij de behandeling van een dossier. |
Formele klachtenprocedure |
De klacht is ongegrond verklaard. Als aandachtspunt is opgenomen dat er meer aandacht kan zijn voor duidelijke communicatie. |
|
Zich niet gehoord voelen bij melding over gevaarlijke situatie. |
Informele klachtenprocedure |
Er is contact opgenomen met de indiener van de klacht en de klacht is afgehandeld. |
|
Persoonsgegevens gedeeld, zonder dat van te voren aan te geven. |
Informele klachtenprocedure |
Er is contact opgenomen met de indiener van de klacht en de klacht is afgehandeld. |
|
Geen actie ondernemen op melding over een onveilige situatie. |
Informele klachtenprocedure |
Er is contact opgenomen en er is een brief gestuurd naar de indiener van de klacht. De situatie is uitgelegd. |
|
Communicatie over melding. |
Informele klachtenprocedure |
Er is contact opgenomen en de klacht is afgehandeld. |
|
De duur van een project dat uiteindelijk niet door gaat. |
Informele klachtenprocedure |
Er is contact opgenomen, de situatie is uitgelegd en de klacht is afgehandeld. |
|
De wijze van de behandeling van een aanvraag om subsidie en de wijze van communiceren. |
Informele klachtenprocedure |
Er is contact opgenomen en er is met de indiener van de klacht gesproken. Uiteindelijk is de subsidie verleend en de klacht ingetrokken. |
|
Uitspraken die zijn gedaan tijdens een gesprek. |
Formele klachtenprocedure |
De klacht is ongegrond verklaard. Er is niet vast komen te staan dat de gestelde uitspraken zijn gedaan tijdens het gesprek. |
|
Onvriendelijk te woord gestaan over brieven over overlast. Daarnaast is er geen schriftelijke reactie gegeven, terwijl dit wel was toegezegd. |
Informele klachtenprocedure |
Er is contact opgenomen met de indiener van de klacht en er is alsnog naar de situatie gekeken. De indiener van de klacht is hierover geïnformeerd en de klacht is hiermee afgehandeld. |
|
Het lukt niet om een melding in te dienen. |
Informele klachtenprocedure |
De melding is via het klachtenformulier opgepakt. Er is contact opgenomen met de indiener van de klacht en de klacht is afgehandeld. |
|
De communicaties over controles en het optreden van een toezichthouder. |
Formele klachtenprocedure |
De klacht is ongegrond verklaard. Er is binnen de wettelijke kaders gehandeld en de controles zijn op juiste gronden uitgevoerd. Als aandachtspunt wordt meegenomen dat er duidelijk wordt gecommuniceerd over en tijdens de controles. |
|
Geen reactie op ingediende meldingen |
Informele klachtenprocedure |
Er is contact opgenomen en er is alsnog gereageerd op de meldingen. |
|
Slechte communicatie en het niet houden aan afspraken |
Informele klachtenprocedure |
Er is contact opgenomen en er heeft een gesprek plaatsgevonden. De klacht is besproken en afgehandeld. |
|
Het onderhoud van het groen en de communicatie van de gemeente |
Informele klachtenprocedure |
Er is contact opgenomen en er heeft een gesprek plaatsgevonden. De klacht is besproken en afgehandeld. |
|
Communicatie en wijze van behandeling over een bouwvergunning |
Informele klachtenprocedure |
Er is contact opgenomen en er is gesproken met de indiener van de klacht. Er is uitleg gegeven over de procedure. |
|
Geen reactie op terugbelverzoeken. |
Informele klachtenprocedure |
Er is contact opgenomen en de vragen zijn beantwoord. |
|
Er wordt geen terugkoppeling gegeven en er komt geen reactie op e-mails. |
Informele klachtenprocedure |
Er is contact opgenomen en excuses aangeboden voor het laat reageren. |
|
Klacht over de werkwijze en behandeling van een dossier. |
Informele klachtenprocedure |
De behandeling van deze klacht is nog niet afgerond. |
|
Niet tijdig reageren op terugbelverzoek of e-mail. |
Informele klachtenprocedure |
Er is contact opgenomen en de klacht is afgehandeld. |
Wet open overheid (Woo)
De Woo gaat over het openbaar maken van informatie. Het doel is een meer transparante en actief openbaar makende overheid.
Op grond van de Woo kan iedereen een verzoek om publieke informatie richten tot een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf. Uitgangspunt van de Woo is dat publieke informatie vervat in een document openbaar is, tenzij er sprake is van een van de uitzonderingsgronden van artikel 5.1 van de Woo of een van de beperkingen van artikel 5.2 van de Woo.
Het afhandelen van verzoeken in het kader van de Woo kan veel tijd in beslag nemen. De informatie waar naar wordt gevraagd, moet verzameld worden en er moet worden getoetst of er uitzonderingsgronden van toepassing zijn. Een beslissing op een Woo-verzoek moet binnen vier weken worden genomen. Deze beslistermijn kan eenmalig gemotiveerd met twee weken worden verlengd.
In onderstaand overzicht is te zien hoeveel Woo-verzoeken er in 2024 zijn ontvangen en hoe zich dit verhoudt ten opzichte van voorgaande jaren.
In bovenstaande grafiek is te zien dat het aantal ontvangen Woo-verzoeken is gedaald ten opzichte van het aantal Woo-verzoeken in de jaren 2022 en 2023. Dit kan diverse redenen hebben. Allereerst is het uitgangspunt dat informatie zoveel mogelijk wordt verstrekt. Een Woo-verzoek kan daar mogelijk al mee worden voorkomen. Daarnaast worden bepaalde documenten sinds 2024 actief gepubliceerd op de website https://open.sonenbreugel.nl. Dit kan als gevolg hebben dat informatie minder snel wordt opgevraagd.
De Woo-verzoeken in 2024 hebben betrekking gehad op zeer uiteenlopende onderwerpen. Dit kan te verklaren zijn door een ruime betrokkenheid en interesse van de burger in gemeentelijke processen. In 2024 is er 1 verzoek niet binnen de wettelijke termijn afgehandeld, vanwege de omvang en de complexiteit van het verzoek. De verzoeker is hiervan op de hoogte gesteld. Verder zijn alle Woo-verzoeken in 2024 binnen de wettelijke termijn, inclusief eventuele verlenging, afgehandeld.
Juridische kwaliteitszorg
Binnen de gemeente Son en Breugel worden veel besluiten genomen die impact hebben op inwoners, ondernemers en andere organisaties. Het handelen van de gemeente kan ingrijpend zijn. Het is daarom belangrijk om aandacht te hebben voor de juridische kwaliteit van onze producten en diensten. In 2024 is er wederom aandacht besteed aan juridische kwaliteitszorg. Bij juridische kwaliteitszorg gaat het om de vraag naar de organisatie van de juridische functie, over de kwaliteit van de governance en het risicomanagement. Het gaat ook om de organisatorische vormgeving (kennis, bewustzijn, sturing en processen) en de cultuur die ervoor zorgen dat de juiste inhoud wordt geleverd.
Hieronder worden enkele voorbeelden gegeven om een indruk te geven wat we in 2024 hebben gedaan aan juridische kwaliteitszorg:
- Cursussen
In 2024 zijn er vanuit juridische zaken diverse cursussen verzorgd om de kennis van de medewerkers binnen de gemeente actueel te houden. Onder andere de cursus Algemene wet bestuursrecht en gemeenterecht is gegeven. In deze cursus is ingegaan op de bevoegdheden van de verschillende bestuursorganen binnen de gemeente en de juridische procedures.
- Contractenbank
In Contractenbank moeten alle contracten worden opgenomen die binnen de gemeente Son en Breugel zijn overeengekomen en waar een vervolg aan zit. Via Contractenbank kan worden bijgehouden wanneer een contract afloopt en wanneer een contract eventueel kan worden verlengd. Wanneer het contract dreigt af te lopen, wordt een signalering gestuurd naar de betrokken medewerkers. Deze medewerkers weten dan dat het contract binnenkort afloopt en dat daar wellicht iets mee moet gebeuren. Op deze wijze beogen we de juridische – en daarmee samenhangende financiële – risico’s nog verder te verminderen.
De beheerders van de Contractenbank komen periodiek bijeen om de contractgegevens door te lopen en up-to-date te houden en om duidelijke afspraken te maken over de verwerking van de contractgegevens in het beheersysteem.
- Informatiepagina Juridische zaken op social intranet
In 2024 zijn een aantal pagina’s op de pagina Juridische zaken op social intranet (de interne intranet-pagina) toegevoegd of vernieuwd. Deze pagina is er voor bedoeld om collega’s te informeren over bepaalde juridische onderwerpen, zoals de Wet open overheid, het mandaatregister en gemeentelijke regelgeving. Op deze manier wordt gewaarborgd dat informatie, relevant voor veel medewerkers, op een centraal punt te vinden is. Als er vragen zijn over deze onderwerpen, kunnen medewerkers terecht bij de collega’s van juridische zaken.
- Mandaatregister
In het mandaatregister zijn bevoegdheden opgenomen die het college en de burgemeester gemandateerd hebben naar de organisatie. In 2024 is het mandaatregister geactualiseerd.
- Juridisch overleg
Eén keer in de zes weken vindt er een intern juridisch overleg plaats. Hierbij bespreken de juristen binnen de organisatie de actuele ontwikkelingen, jurisprudentie en lopende casussen. Ook wordt besproken welke opleidingen en cursussen mogelijk interessant zijn.
Daarnaast is er één keer in de vier weken een overleg tussen de juristen van de gemeente Son en Breugel, Nuenen c.a. en Geldrop-Mierlo en een afgevaardigde van Dienst Dommelvallei. Tijdens dit overleg wordt gesproken over juridische onderwerpen die binnen Dienst Dommelvallei spelen. Daarnaast worden zaken besproken die door alle vier de organisaties kunnen worden geharmoniseerd.