Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Deze paragraaf geeft inzicht in de financiële positie van de gemeente Son en Breugel. Hiervoor beschrijven en waarderen we de risico's. Vervolgens zetten we het totaal aan risico's af tegen de aanwezige weerstandscapaciteit.

 
Voor wat betreft het beleid over weerstandsvermogen en risicobeheersing hanteren we de uitgangspunten van de 'Nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen'.

Als laatste worden de financiële kengetallen gepresenteerd.

In de raadsvergadering van 21 maart 2013 heeft de raad de ‘Nota risicomanagement en weerstandsvermogen’ vastgesteld. In de nota wordt het beleidskader voor het weerstandsvermogen beschreven. Dit kader luidt als volgt:

• De gemeenteraad wordt via de planning- en controldocumenten geïnformeerd over de 15 belangrijkste risico’s, de beschikbare weerstandscapaciteit en de ratio van het weerstandsvermogen;
• De ‘Nota risicomanagement en weerstandsvermogen’ wordt als basis gehanteerd voor de opstelling van de verplicht voorgeschreven paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in de meerjarenprogrammabegroting en de jaarrekening;
• Voor de berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit worden de onbenutte belastingcapaciteit en de stille reserves buiten beschouwing gelaten;
• Uitgegaan wordt van een gewenste minimale score voor de ratio weerstandsvermogen van ‘voldoende’ (ratio > 1);
• Als de ratio weerstandsvermogen door de toename van risico’s onder de 1 uitkomt, zal ofwel de beschikbare weerstandscapaciteit worden aangevuld, ofwel extra inspanningen worden gedaan om de benodigde weerstandscapaciteit terug te brengen. In deze situatie zal het college voorstellen doen aan de gemeenteraad die ervoor moeten zorgen dat het weerstandsvermogen weer op het gewenste niveau komt.

In de ‘Nota risicomanagement en weerstandsvermogen’ is uitvoerig ingegaan op het wettelijk kader, de inventarisatie van de risico’s en de weerstandscapaciteit. De beleidsconclusies zijn hierboven weergegeven.

Top 10
Er is een selectie gemaakt van 10 in plaats van 15 risico's die extra aandacht verdienen. De impact van de risico's buiten de top 10 op de benodigde weerstandscapaciteit is beperkt. De risico's buiten de top 10 worden via de verzameling "Overige risico's" wel meegenomen in de berekening van de weerstandsratio.

In veel gevallen kunnen we de exacte waarde van een risico niet bepalen. Om de risico's toch te kwantificeren werken we met klassengemiddelden. Deze klassengemiddelden leiden tot de financiële gevolgen in de onderstaande tabel. De risicowaarde bepalen we vervolgens aan de hand van de volgende berekening:

Risicowaarde (€) = Kans (%) x Gevolg (€)

Het totaal aan risicowaarden vormt de benodigde weerstandscapaciteit. Omdat niet alle risico’s zich tegelijk manifesteren rekenen we hierbij met een zekerheidspercentage van 90%.

Hoewel zorgvuldig is geprobeerd om alle risico’s in beeld te brengen, kan het voorkomen dat een risico niet is opgenomen. Zoals eerder genoemd is risicomanagement een dynamisch proces en voortschrijdend inzicht zorgt voor een steeds vollediger beeld.

Het is onmogelijk en onwenselijk om te sturen op alle geïdentificeerde risico’s. Door de risico’s te kwantificeren wordt de lijst geordend. Op deze manier ligt de focus op de risico’s die de grootste impact op de organisatie hebben. Zowel de kans dat een risico zich manifesteert als de impact die het risico met zich meebrengt moet worden bepaald.

Er wordt een inschatting gemaakt van de waarschijnlijkheid dat het risico daadwerkelijk optreedt. Vervolgens wordt een inschatting gemaakt van het bedrag dat de gemeente kwijt is indien het risico optreedt. Het kwantificeren van risico’s is een proces van taxeren en inschatten en heeft daarmee altijd in bepaalde mate een subjectief karakter.

Twee keer per jaar worden de risico’s opnieuw geïnventariseerd en berekend. Ten opzichte van de begroting 2025 is de totale risicowaarde licht toegenomen. Dit komt vooral door de toename van het risico Sociaal domein.

1] Sociaal domein
Door incidenten (crisis, gesloten jeugdzorg, jeugdbescherming) of door instroom van cliënten met hoogcomplexe casuïstiek bestaat het risico dat er een beroep wordt gedaan op de zwaardere, duurdere en langdurige jeugdzorg. Ook kunnen we achteraf geconfronteerd worden met kosten voor zorg als gevolg van directe verwijzingen door medische verwijzers (waaronder huisartsen en jeugdartsen). Deze medische verwijsroute is wettelijk ingeregeld.

Beheersmaatregel
Het CMD zet samen met partners als huisartsen, jeugdarts en voorliggend veld in op vroegtijdige signalering van problemen. Ondersteuning wordt altijd zo licht als mogelijk en zo zwaar als nodig ingezet. Per 2022 geldt voor lichte, kortdurende en voor hoogcomplexe, langdurige hulpverleningstrajecten een verschillende financiering aan zorgaanbieders.
Bij de jeugdzorg gaat het veelal om incidenten, waar slechts ten dele op gestuurd kan worden. CMD en partners proberen de vroegsignalering van casussen waar jeugdzorg nodig is te intensiveren.

2] Cyberrisico's
De informatiebeveiligingsdienst van de VNG waarschuwt dat overheden risico lopen op schade door mogelijke cyberaanvallen. Landelijk zien we een toename van meldingen van ransomware met verwoestende gevolgen en een groeiend aantal geregistreerde kwetsbaarheden in software. Dit kan leiden tot verstoring van essentiële diensten, identiteitsdiefstal, financiële fraude en verlies van vertrouwen bij inwoners. Gemeenten hebben de afgelopen jaren regelmatig te maken gehad met incidenten bij derden, waarvan de gevolgen merkbaar waren binnen hun eigen gemeente.
 
Voor veel kritische processen levert Dienst Dommelvallei diensten via de gemeenschappelijke regeling. Binnen deze processen loopt de gemeente het risico waardevolle informatie te verliezen of schade te lijden als informatie niet meer beschikbaar is. Cybercriminaliteit is een risico, met aanzienlijke gevolgen voor de bedrijfsvoering en inwoners. De snelle ontwikkelingen op het gebied van digitalisering en de achterblijvende implementatie van informatiebeveiligings- en privacywetgeving maken dit tot een risico.

Beheersmaatregel
Om een toekomstbestendige borging van informatiebeveiliging en privacy in processen te bereiken is scherpte in rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden nodig. In 2025 wordt gestart met de uitvoering van het projectplan voor procesmatig werken. Dit wordt projectmatig aangepakt. Dienst Dommelvallei draagt bij aan de realisatie van de in het projectplan opgenomen acties.

3] Inkoop
1. Als gevolg van het niet juist hanteren van de aanbestedingsplicht kan een marktpartij rechtsmiddelen aanwenden tegen een gunningsbesluit. Dit leidt tot een vertraging met financiële en juridische gevolgen.
2. Contracten kunnen stilzwijgend verlengd worden tegen ongunstige voorwaarden. Of door het niet bundelen van opdrachten worden besparingsmogelijkheden niet benut.

Beheersmaatregel
Na de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet 2012 is bij de implementatie daarvan veel voorlichting gegeven, de procedure uitvoerig beschreven en checklists opgesteld. Elke inkoop gebeurt in beginsel vanuit het principe materiedeskundige (beleidsambtenaar), inkoper (Bizob). Dit is afhankelijk van de inkoopwaarde en/of potentiële risico’s die met de inkoop gepaard gaan. Vragen kunnen aan Bizob en eventueel aan de juridische adviseur gesteld worden.

Inkoop en Aanbesteding is onderdeel van de verbijzonderde interne controle. Hierbij worden zowel procesgerichte (deelwaarneming) als gegevensgerichte (inkoopanalyse) controles uitgevoerd. Fouten en/of verbetervoorstellen worden teruggekoppeld.
Als gevolg van de gewijzigde EU-richtlijnen is de Aanbestedingswet 2012 gewijzigd. Op 18 juli 2017 is het inkoopbeleid, met inbegrip van het inkoophandboek en –procedures, vastgesteld. Daarbij zijn – overeenkomstig de landelijke en regionale lijn - de drempels voor de interne procedures vereenvoudigd waardoor het risico op het niet goed volgen van intern beleid verder is verkleind.

4] Algemene uitkering gemeentefonds
Via circulaires wordt de gemeente in ieder geval 2 maal per jaar (mei en september) geconfronteerd met aanpassingen vanuit het gemeentefonds. In het voorjaar 2024 is gesproken over een stabiele en beter beheersbare financiering van gemeenten. Er is besloten over te gaan tot het schrappen van de oploop van de opschalingskorting in combinatie met het vervroegd invoeren van de nieuwe financieringssystematiek in 2024. De nieuw gekozen vorm van indexatie levert meer stabiliteit op. De indexatie is gesplitst in een volumedeel en een prijsdeel. De volumeontwikkeling wordt gebaseerd op een 8-jaars (t-9 t/m t-2) historisch gemiddelde van de ontwikkeling van het bbp, waardoor het gemeentefonds minder schommelt (volumedeel). De indexatie voor inflatie volgt de prijs bbp van het lopende jaar, waardoor het gemeentefonds reëel “op niveau” blijft (prijsdeel).  

Hoewel de doorgevoerde wijzigingen er dus op gericht zijn om meer stabiliteit te krijgen in de grootste inkomstenbron van de gemeenten, passen we de risicowaarde op dit onderdeel vooralsnog niet aan. De schommelingen in de algemene uitkering kunnen nog steeds problemen veroorzaken voor het sluitend krijgen van de begroting. Op de hoogte van de algemene uitkering kan geen invloed worden uitgeoefend.

Beheersmaatregel
De algemene uitkering maakt integraal onderdeel uit van de begroting. De schommelingen worden op het eerst volgende moment binnen de exploitatie verwerkt om deze sluitend te houden.

5] Continuïteit bedrijfsvoering
Er is een aantal factoren dat een risico vormt voor de continuïteit van de bedrijfsvoering, zoals: moeilijk kunnen invullen van vacatures a.g.v. krapte op de arbeidsmarkt, werkdruk, personele wisselingen, ziekteverzuim, inzet van externen. Deze risico's kunnen leiden tot vertraging in de bedrijfsvoering. Daarnaast kan het leiden tot hogere kosten door externe inhuur.

Beheersmaatregel
Ziekteverzuim is opgenomen in het percentage productieve uren per medewerker. Externe inhuur gaat ten laste van de vacatureruimte of knelpuntenpot personeelskosten. Ziekteverzuim en inhuur derden wordt maandelijks in kaart gebracht.

6] Exploitatie archiefruimte gemeentehuis
Er spelen risico’s voor de exploitatie van onze archiefruimte, welke geheel ondergrond is aangelegd in de kelder van ons gemeentehuis, door klimaatveranderingen. Deze risico’s spitsen zich toe op de waterdichtheid van het bordes, de bloembak gelegen naast het bordes en kelderwanden & -vloeren.

Eind 2023 werden we geconfronteerd met wateroverlast door een stijging van en aanhoudende hoge grondwaterstanden, in combinatie met extreme neerslag, waardoor grondwater en regenwater, tot de keldervloer door wist te dringen. Hierdoor ontstaan er risico’s van aantasting van archiefstukken, mede door een te hoge luchtvochtigheid en plassen die ontstaan op de keldervloer in het archief en ruimtes waar waardevolle kunstwerken worden opgeslagen.

Inden de exploitaties van onze kelder en het archief niet naar verwachting verloopt, kan de gemeente verantwoordelijk worden gesteld om verloren en of aangetaste archiefstukken e/o kunstwerken te gaan vergoeden. Met daarnaast het risico om vanuit archiefbeheer (Dienst Dommelvallei) per ommegaand gesommeerd te worden om kosten te gaan maken om het archiefbeheer op het minimaal “wettelijke niveau” te krijgen.

Beheersmaatregel
Er zijn korte lijnen met archiefbeheer (Dienst Dommelvallei) en er vindt periodiek overleg plaats m.b.t. de exploitatie van de archiefruimte. Er zijn in 2024 maatregelen genomen en in 2025 wordt er nog een maatregel genomen.
*In verband met de genomen maatregelen is er gekozen voor een afwijkend kanspercentage.

7] Verbonden partij - Dienst Dommelvallei
De samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering en dienstverlening verloopt via de Gemeenschappelijke Regeling Dienst Dommelvallei. Omdat Dienst Dommelvallei geen eigen reserves heeft, wordt het totaal van de risico's van de dienst via de verdeelsleutel belegd bij de drie deelnemende gemeenten.

Beheersmaatregel
Via een begroting, jaarrekening en rapportages (Dommelvallei) worden de ontwikkelingen periodiek en intensief gevolgd. Eventuele effecten kunnen rechtstreeks verwerkt worden in de eigen begroting. Daarnaast is sprake van deelname in het bestuur van Dienst Dommelvallei.
De risico's van Dienst Dommelvallei zijn, voor zover mogelijk, inzichtelijk gemaakt en beheersmaatregelen zijn geformuleerd.

8] Verbonden partij - Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost
Op basis van de gekwantificeerde actuele risico’s is de benodigde weerstandscapaciteit bepaald op € 5.385.000. De benodigde weerstandscapaciteit ligt boven het weerstandsvermogen van € 2.300.000.
In het uiterste geval, indien risico’s zich daadwerkelijk voordoen en het beschikbare vermogen overschrijden, zal VRBZO terugvallen op de gemeenten in de gemeenschappelijke regeling om de kosten te dekken.

Beheersmaatregel
Via de begroting, jaarrekening en rapportages worden de ontwikkelingen periodiek en intensief gevolgd. Eventuele effecten kunnen rechtstreeks verwerkt worden in de eigen begroting. Daarnaast is sprake van deelname in het bestuur.

9] Belastingaangifte
De gemeente is aansprakelijk voor fouten in loonbelastingopgaves, Btw-aangiften, opgave Btw compensatiefonds en de WKR. Bovendien kan de gemeente aansprakelijk worden gesteld voor belastingschulden van andere bedrijven op basis van inleners of ketenaansprakelijkheid.

Beheersmaatregel
Om de fiscale zaken te borgen is een Tax Control Frame noodzakelijk, dit proces is nu onderhanden. Voor de toekomst is dit een ingang om tot “Horizontaal Toezicht” te komen met de Belastingdienst. Dit betekend niet dat het risico komt te vervallen.

10] Exploitatie sporthal de Landing en MFA de Bongerd
Indien de exploitaties van sporthal de Landing en de nieuwe MFA de Bongerd (inclusief sporthal) niet volgens verwachting verlopen, loopt de gemeente risico’s bij het wegvallen van de exploitant/ondernemer. De gemeente kan verantwoordelijk worden gesteld om de meerkosten (zoals energie) mee te financieren.

Beheersmaatregel
Er vindt periodiek overleg met de exploitant/ondernemer plaats, zodat de lijnen kort en de risico’s beheersbaar blijven. Om voor MFA de Bongerd en sporthal de Landing tot nieuwe exploitatie- en beheerafspraken en een adequaat beheermodel te komen, wordt de exploitant/ondernemer onder andere professioneel bijgestaan op kosten van gemeenten. Het streven is met de exploitant/ondernemer nieuwe exploitatie- en beheerafspraken overeen te komen.

De beschikbare weerstandscapaciteit is de verzamelterm van al die bronnen waaruit niet voorziene financiële tegenvallers bekostigd kunnen worden.

Er is veel meer incidentele capaciteit beschikbaar dan structurele capaciteit. De structurele capaciteit kan in principe jaarlijks worden vrijgemaakt voor financiële tegenvallers. De incidentele capaciteit kan slechts eenmaal worden aangesproken en kan pas na aanvulling weer worden gebruikt om volgende tegenvallers op te vangen.

Er wordt uitgegaan van een gewenste minimale score voor de ratio weerstandsvermogen van ‘voldoende’ (ratio ≥ 1). Deze verhouding wordt als volgt bepaald:

Ratio weerstandsvermogen = Beschikbare weerstandscapaciteit / Benodigde weerstandscapaciteit

€ 9.829.115 / € 1.706.233 = 5,76

Wij concluderen dat het weerstandsvermogen van de gemeente met een weerstandsratio van 5,76 goed is.

Ontwikkeling weerstandsvermogen
De onderstaande grafiek laat de ontwikkeling van de weerstandsratio zien, inclusief de prognose voor de komende jaren. Voor de prognose gaan we uit van gelijk blijvende benodigde weerstandscapaciteit. Voor de beschikbare weerstandscapaciteit gaan we uit van de meerjarenramingen.

Met een weerstandsratio van 5,76 is het weerstandsvermogen van Son en Breugel goed. Ook voor de komende jaren blijft de ratio op een goed niveau gehandhaafd.