Bezwaarschriftencommissie
Inleiding
De gemeente Son en Breugel beschikt over een onafhankelijke bezwaarschriftencommissie. De bezwaarschriftencommissie adviseert de burgemeester, het college en de gemeenteraad ten aanzien van ingediende bezwaarschriften van natuurlijke personen en rechtspersonen tegen besluiten van de gemeente.
Met dit jaarverslag geeft de bezwaarschriftencommissie inzicht in het aantal door haar behandelde bezwaarschriften en in de uitgebrachte adviezen. Er wordt inzicht gegeven in hoeveel bezwaarschriften er per onderwerp zijn behandeld.
Samenstelling bezwaarschriftencommissie
De bezwaarschriftencommissie is een onafhankelijke commissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De voorzitter en de leden van de commissie zijn externen. Ze maken geen deel uit van en zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van een tot de gemeente Son en Breugel behorend bestuursorgaan.
De bezwaarschriftencommissie bestaat uit de volgende personen:
- de heer mr. W.A.M. Waarma, voorzitter;
- de heer mr. P.A.J.S. Lathouwers, lid;
- de heer mr. A.H.C.M. Spapens, lid;
- de heer mr. J.F.H.M. van der Velden, lid.
De commissie wordt ondersteund door een ambtelijke secretaris, mevrouw mr. M.J.M. Bellemakers. Zij maakt geen deel uit van de commissie, maar ondersteunt de commissie bij haar werkzaamheden.
Werkwijze
De commissie is bevoegd om te adviseren ten aanzien van alle bezwaarschriften met uitzondering van bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten die te maken hebben met belastingen en heffingen. Bezwaren over belastingen en heffingen behandelt de heffingsambtenaar.
Als een bezwaarschrift binnenkomt, wordt altijd eerst gekeken of het bezwaarschrift op informele wijze kan worden opgelost. Soms kan uitleg van het bestreden besluit er voor zorgen dat de bezwaren worden weggenomen. Ook kan het zijn dat er aanleiding is om tot een ander besluit te komen. Als de bezwaren blijven bestaan, wordt de bezwaarprocedure verder voortgezet.
De bezwaarmaker wordt dan uitgenodigd voor een hoorzitting bij de bezwaarschriftencommissie om het bezwaar mondeling toe te lichten. Voor deze hoorzitting worden alle betrokken partijen uitgenodigd. Dit zijn veelal de bezwaarmaker(s), vertegenwoordiger van het bestuursorgaan en andere belanghebbenden zoals een vergunninghouder. De hoorzittingen zijn in de regel openbaar. Van elke hoorzitting wordt een verslag gemaakt.
Na de hoorzitting brengt de bezwaarschriftencommissie advies uit. Dit advies wordt toegezonden aan het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan neemt vervolgens een beslissing op het bezwaarschrift. Hierbij kan het bestuursorgaan het advies van de bezwaarschriftencommissie overnemen. Het bestuursorgaan kan echter ook besluiten om af te wijken van het advies. Dit moet dan wel goed worden gemotiveerd.
De beslissing op het bezwaarschrift wordt toegezonden naar de bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden. Bij de beslissing op bezwaar zit het advies van de commissie en het verslag van de hoorzitting.
Aantal bezwaarschriften
In 2022 zijn er in totaal 58 bezwaarschriften ontvangen. In onderstaand overzicht is opgenomen hoeveel bezwaarschriften er per onderwerp zijn binnengekomen.
In onderstaand overzicht is opgenomen hoeveel bezwaarschriften er in de voorgaande jaren zijn binnengekomen.
Er zit een stijgende lijn in het aantal bezwaarschriften dat jaarlijks binnenkomt. In 2022 zijn er veel bezwaarschriften binnengekomen tegen verkeersbesluiten. Het gaat om verkeersbesluiten voor het aanwijzen van parkeerplaatsen voor het laden van elektrische voertuigen. De bezwaren zagen met name toe op de parkeerdruk in de straat. Veel bezwaarmakers waren het wel eens met het realiseren van elektrische laadpalen, maar niet als daarvoor bestaande parkeerplekken worden opgeofferd.
Het aantal bezwaarschriften tegen handhavingsbesluiten, omgevingsvergunningen kap en verzoeken in het kader van de Wet open overheid (voorheen de Wet openbaarheid van bestuur) is afgenomen. Het aantal bezwaarschriften dat op de overige onderwerpen is binnengekomen is nagenoeg gelijk gebleven.
Adviezen
De bezwaarschriftencommissie heeft de volgende adviezen gegeven in 2022. Hierbij zitten nog 7 bezwaarschriften die in 2021 zijn ontvangen.
De aantallen bij “geen advies” hebben betrekking op ingetrokken bezwaarschriften. Bezwaarschriften worden veelal ingetrokken na een bemiddelend gesprek met iemand van de vakafdeling, waarin het bestreden besluit nog eens wordt toegelicht. Het komt soms voor dat gedurende de procedure meer informatie bekend wordt, waardoor het bestreden besluit wordt aangepast. Als dit aangepaste besluit aan het bezwaar tegemoet komt, wordt het bezwaar meestal ingetrokken.
Aantal hoorzittingen
In 2022 is de bezwaarschriftencommissie 12 keer bijeengekomen voor hoorzittingen. Zie hieronder een overzicht van het aantal vergaderingen per jaar.
Juridische zaken
Klachten
De klachtbehandeling is geregeld in Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht en de Klachtenregeling gemeente Son en Breugel 2009 (hierna: de klachtenregeling). Natuurlijke personen of rechtspersonen kunnen een klacht indienen over de wijze waarop een bestuursorgaan, een lid van het college van B&W of een ambtenaar van de gemeente zich in een bepaalde gemeentelijke aangelegenheid jegens die natuurlijke persoon of rechtspersoon heeft gedragen. Dergelijke klachten worden in behandeling genomen volgens de klachtenregeling.
De klachtbehandeling kent drie fasen. De eerste fase is de informele behandeling van de klacht. De informele behandeling houdt in dat er (informeel) contact wordt opgenomen met de klager en wordt bekeken of het mogelijk is om de klacht op te lossen en/of de klager tevreden te stellen. Binnen de gemeente Son en Breugel wordt er veel waarde gehecht aan de informele klachtbehandeling. Het is namelijk belangrijk om met de klager in gesprek te gaan naar aanleiding van de klacht en te bekijken of er tot een oplossing kan worden gekomen. In de regel worden klachten tijdens de informele klachtbehandeling afgehandeld.
De tweede fase is de formele behandeling van de klacht. Daarbij worden zowel de klager als de beklaagde uitgenodigd voor een hoorzitting. Tijdens deze hoorzitting wordt gesproken over de klacht en wordt bekeken of er nog oplossingen zijn. Van de hoorzitting wordt een verslag gemaakt. Na de hoorzitting wordt er een rapport van bevindingen opgesteld door de klachtbehandelaar. Dit rapport van bevindingen gaat met een advies en eventuele aanbevelingen naar het verantwoordelijke bestuursorgaan. Vervolgens wordt er een beslissing genomen op de klacht.
Nadat het verantwoordelijk bestuursorgaan een beslissing heeft genomen op de klacht is de tweede fase afgerond. De klager heeft daarna de mogelijkheid om zijn of haar klacht binnen een jaar voor te leggen aan de Nationale ombudsman. Dit betreft de derde fase van de klachtbehandeling en dit wordt ook wel de formele behandeling in tweede instantie genoemd.
In 2022 zijn er 20 klachten ingediend die conform de klachtenregeling in behandeling zijn genomen. Er zijn in 2022 geen klachten formeel in tweede instantie, door de Nationale ombudsman, behandeld. Zie hieronder een overzicht van de ingediende klachten in 2022.
| Onderwerp klacht | Procedure | Afgehandeld |
| Geen reactie ontvangen op brief | Informele klachtenprocedure | Ja, er is alsnog een reactie gestuurd op de brief. |
| Geen reactie ontvangen op vraag | Informele klachtenprocedure | Ja, de vraag is alsnog beantwoord. |
| Lang laten liggen en het uitblijven van reactie op een verzoek | Informele klachtenprocedure | Ja, er is contact opgenomen over het verzoek. Daarna is er een brief gestuurd met een reactie op de klacht. |
| Geen reactie ontvangen op meldingen en terugbelverzoeken | Informele klachtenprocedure | Ja, er is contact opgenomen over de meldingen. |
| De wijze waarop het gemeenteplantsoen wordt onderhouden | Informele klachtenprocedure | Ja, er is contact opgenomen over de klacht en er zijn afspraken gemaakt over de omvorming van het gemeenteplantsoen. |
| Onheuse en onrechtmatige behandeling | Informele klachtenprocedure | Ja, er is contact opgenomen en uitleg gegeven. Daarnaast is de klacht besproken met de betrokken medewerker. |
| Geen prettig telefonisch gesprek | Informele klachtenprocedure | Ja, er is contact opgenomen en de betrokken medewerker is aangesproken op het gedrag. |
| Geen reactie op mails en terugbelverzoeken | Informele klachtenprocedure | Ja, er is alsnog gereageerd. |
| Wijze van handelen bij toezicht | Informele klachtenprocedure | Ja, er is contact opgenomen en er is uitleg gegeven. |
| Wijze van handelen bij toezicht | Informele klachtenprocedure | Ja, er is contact opgenomen en er is uitleg gegeven. |
| Geen reactie op vraag | Informele klachtenprocedure | Ja, de vraag is alsnog beantwoord. |
| Wachttijd telefonisch contact en informatieverstrekking | Informele klachtenprocedure | Ja, er is contact opgenomen en de gevraagde informatie is verstrekt. |
| Een toezegging is niet nagekomen | Informele klachtenprocedure | Ja, er is contact opgenomen en er is uitleg gegeven. Het onderwerp van de klacht betreft een onderwerp waartegen bezwaar kon worden ingesteld. |
| Geen reactie op terugbelverzoeken | Informele klachtenprocedure | Ja, er is teruggebeld en de vragen zijn beantwoord. |
| Geen informatie ontvangen over onderwerp in de nabijgelegen omgeving | Informele klachtenprocedure | Ja, er is een fout gemaakt en daarvoor is excuses aangeboden. De informatie is alsnog toegestuurd. |
| De wijze waarop een dossier is behandeld | Informele klachtenprocedure | Nee, de informele klachtenprocedure is nog niet afgerond. De behandeling van de klacht is, op verzoek van klager, tijdelijk aangehouden. |
| Geen reactie op mails en terugbelverzoeken | Informele klachtenprocedure | Ja, er is alsnog gereageerd. |
| Geen reactie op melding | Informele klachtenprocedure | Ja, er is alsnog gereageerd. |
| Geen reactie op melding en terugbelverzoeken | Informele klachtenprocedure | Ja, er is alsnog contact opgenomen. Daarna is er meerdere keren contact geweest en er is per brief gereageerd op de klacht. |
| De wijze waarop een melding is behandeld | Informele klachtenprocedure | Ja, er is contact opgenomen en er is diverse malen met de klager gesproken over de wijze waarop de melding is behandeld. In overleg met de klager is er een brief opgesteld richting de klager. Hiermee is de klacht afgehandeld. |
Wet open overheid (Woo)
Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid in werking getreden. De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het doel van de Woo is een meer transparante en actief openbaar makende overheid.
Passieve openbaarmaking / Woo-verzoeken
Ingevolge de Woo kan een ieder een verzoek om publieke informatie richten tot een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf. Uitgangspunt van de Woo is dat publieke informatie vervat in een document openbaar is, tenzij er sprake is van een van de uitzonderingsgronden van artikel 5.1 van de Woo of een van de beperkingen van artikel 5.2 van de Woo.
Het afhandelen van verzoeken in het kader van de Woo kan veel tijd in beslag nemen. De informatie waar naar wordt gevraagd moet worden verzameld en er moet worden getoetst of er uitzonderingsgronden van toepassing zijn. Een beslissing op een Woo-verzoek moet binnen vier weken worden genomen. Deze beslistermijn kan eenmalig gemotiveerd met twee weken worden verlengd. Zeker bij omvangrijke Woo-verzoeken is de beslistermijn kort. Vanaf 1 oktober 2016 is de Wet dwangsom bij niet tijdig beslissen niet meer van toepassing op de Wob en daarmee ook niet van toepassing op de Woo. Dit betekent echter niet dat er niet tijdig een beslissing moet worden genomen. Bestuursorganen blijven verantwoordelijk voor een tijdige beslissing op Woo-verzoeken.
In bovenstaande grafiek is te zien dat het aantal ontvangen Wob/Woo-verzoeken stabiel is gebleven ten opzichte van het aantal Wob-verzoeken in het jaar 2021. De inwerkingtreding van de Woo heeft niet tot een stijging van het aantal verzoeken geleid. De Wob/Woo-verzoeken in 2022 hebben verder betrekking op zeer uiteenlopende onderwerpen. Hier is geen specifieke verklaring voor gevonden. Alle Wob/Woo-verzoeken zijn binnen de beslistermijn, inclusief eventuele verlenging, afgehandeld.
Actieve openbaarmaking
De Woo kent de verplichting om, naast het reageren op verzoeken tot openbaarmaking, bepaalde categorieën informatie uit eigen beweging openbaar te maken. De verplichte actieve openbaarmaking treedt gefaseerd in werking.
In 2022 is gewerkt aan het opstarten van het project voor de actieve openbaarmaking. Hierbij werken we samen met de gemeenten Nuenen c.a. en Geldrop-Mierlo en met Dienst Dommelvallei.
Contractenbank
In Contractenbank moeten alle contracten worden opgenomen die binnen de gemeente Son en Breugel zijn overeengekomen en waar een vervolg aan zit. Via Contractenbank kan worden bijgehouden wanneer een contract afloopt en wanneer een contract eventueel kan worden verlengd. Wanneer het contract dreigt af te lopen, wordt een signalering gestuurd naar de betrokken medewerkers. Deze medewerkers weten dan dat het contract binnenkort afloopt en dat daar wellicht iets mee moet gebeuren. Op deze wijze beogen we de juridische – en daarmee samenhangende financiële – risico’s nog verder te verminderen.
De beheerders van de Contractenbank komen periodiek bijeen om de contractgegevens door te lopen en up-to-date te houden.
Mandaten
In het mandaatregister zijn bevoegdheden opgenomen die het college en de burgemeester gemandateerd hebben naar de organisatie. In de regel wordt mandaat verleend aan de gemeentesecretaris met de bevoegdheid tot het verlenen van ondermandaat. Als mandaat is verleend is de gemandateerde bevoegd om namens het bestuursorgaan de betreffende bevoegdheid uit te oefenen.
Het mandaatregister wordt periodiek nagekeken en waar nodig aangepast.
Juridisch overleg Dienst Dommelvallei
De juristen van de gemeenten Son en Breugel, Nuenen c.a. en Geldrop-Mierlo en een afgevaardigde van de Dienst Dommelvallei hebben periodiek overleg over uiteenlopende (juridische) onderwerpen. Daarnaast worden zaken besproken die door alle vier de organisaties kunnen worden geharmoniseerd.