Meer
Publicatiedatum: 07-10-2020

Inhoud

Bedrijfsvoering

Inhoud

Inleiding

De bedrijfsvoering heeft als doel het zo optimaal mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de
programma’s. In de praktijk moet dit tot uiting komen in het goed bedienen van de klanten van onze
gemeente, interne en externe processen efficiënt te laten verlopen en zorgvuldige besluitvorming te
garanderen. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de burger, namelijk door:

  • een efficiënt werkende organisatie;
  • een zorgvuldig besluitvormingsproces;
  • een gestructureerde planning en beheersing van de beleidsuitvoering;
  • waar mogelijk op een verantwoorde manier benutten van ICT-mogelijkheden;
  • de beschikbaarheid van gemotiveerd en gekwalificeerd personeel.

Organisatie die we willen zijn

Doorontwikkeling organisatie “Kwiek”
We willen doorgroeien naar een moderne en flexibele netwerkorganisatie, die inspeelt op de aanwezigheid van haar medewerkers in de samenleving, in Dommelvallei en de regio.
Een organisatie die kan meebewegen met de voortdurend veranderende samenleving. Een organisatie die uitgaat van de krachten en kwaliteiten van de medewerkers en de onderlinge samenwerking bevordert.
Dit betekent dat wij in ons denken en handelen moeten kantelen van systeemwereld (regels en processen) naar leefwereld. Wij vragen van onszelf vakbekwaamheid te combineren met flexibiliteit, eigenaarschap en oplossingsgericht handelen en dat we dit vanuit een volwassen communicatiepatroon vormgeven. 'Samen doen met de samenleving’ staat centraal. Door co-creatie en interactie komen we tot oplossingen met burgers, bedrijven, instellingen en andere partners. Er zijn al stappen gezet en met zelforganisatie willen we de verbinding met de samenleving verder vormgegeven. De organisatie indeling is definitief vastgesteld en de ontwikkelaanpak voor de beweging naar zelforganisatie vanuit cultuur (team – en individuele ontwikkeling) en structuur (invulling rollen) is afgerond. De fase van implementatie van de ontwikkelaanpak is opgestart.


Strategisch HRM – beleid

Het strategisch HRM plan zetten we in om (middel) lange termijn ontwikkelingen die van invloed zijn op de ontwikkeling van de organisaties te vertalen naar een gezamenlijk HRM – instrumentarium met ruimte voor couleur locale. Dat doen we op basis van het gemeenschappelijk kader wat in 2016 samen met de andere Dommelvallei organisaties is gedefinieerd. Het proces om het strategisch HRM-plan te herijken voor de periode 2021-2025 is opgestart.


Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra)

Deze wet is per 1 januari 2020 ingevoerd. Een laatste opgave in het borgen van de geschilbeslechting is het instellen van een regionale geschillencommissie. Over de samenstelling, bevoegdheden, werkwijze en dergelijke zijn in regio verband principe afspraken gemaakt. De verwachting is dat in 2021 een regionale geschillencommissie definitief is ingesteld.


e-HRM

De verdere uitrol van de digitale service is een permanent proces. In 2019 is de digitale on-kostendeclaratie voor reis- en verblijfkosten in YOUPP geïmplementeerd. Tevens zijn in 2019 de voorbereidingen gestart voor de aanbesteding van een nieuw e-HRM systeem. Het huidige systeem wordt niet meer doorontwikkeld en voldoet niet aan de ambities die er zijn voor wat betreft digitalisering van P-dossiers, het aanbieden van selfservice en de ontwikkeling van HR-gerelateerde managementinformatie. Het gezamenlijke aanbestedingsproces voor de Dommelvallei organisaties moet leiden tot een nieuw systeem wat op 1 januari 2022 operationeel is.

 

Informatievoorziening

Op basis van het in 2020 opgestelde informatiebeleidsplan 2021-2024 werken we aan de digitale transformatie. Door de steeds verdergaande digitalisering komen we in een permanente verandering terecht. Belangrijke thema’s daarbij zijn datagedreven werken, robotisering en smart-citytechnology. Ict-ontwikkelingen spelen een steeds grotere rol bij organisatieontwikkeling. Binnen het informatiebeleid is flexibiliteit en innovatie een belangrijke pijler. Om de ontwikkelingen te volgen is het belangrijk om samen te leren in een innovatieve setting.


Organisatie van de Informatievoorziening (OvdI)

Samen met de Dommelvallei-organisaties werken we aan een wendbare ict-organisatie, een organisatie die makkelijk schakelt tussen vraag en aanbod. Informatievoorziening is bedrijfskritisch en daarom is sturing op wat nodig is vanuit het management belangrijk. We dragen bij aan het strategisch formuleren van de informatiebehoefte en we werken aan professionalisering van de beheerorganisatie op basis van het ontwikkelplan I&A. Belangrijke thema’s binnen deze visie zijn de inrichting van informatiemanagement, risicomanagement en de rolduiding tussen vraag- en aanbod.


Beheerorganisatie zaakgericht werken

De Dommelvallei-organisaties werken volledig zaakgericht op basis van geharmoniseerde zaaktypen. Het programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering draagt het zaaksysteem Djuma begin 2021 over aan de beheerorganisatie. Tijdens de looptijd van het programma is de formatie functioneel beheer zaakgericht werken tijdelijk uitgebreid van 2 naar 3 fte. Het is nog onduidelijk wat de beheerlast in dit 1e jaar van volledige productie is.


Gezamenlijke gemeentelijk uitvoering

We volgen nadrukkelijk de ontwikkelingen van de Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU) met als motto “Eenmalig ontwikkelen, veelvuldig hergebruiken”. In lijn met de VNG Meerjarenstrategie is het meerjarenprogramma GGU 2020-2024 opgesteld. In dit programma worden projecten vanuit verschillende thema's gestart waaronder datagedreven overheid, sturing binnen het sociaal domein en infrastructuur.


Datagedreven organisatie

De inrichting van een centraal datamagazijn (datawarehouse) ondersteunt de ontwikkeling naar een datagedreven organisatie. Een datawarehouse verzamelt data uit bronsystemen waardoor het genereren van stuurinformatie eenvoudiger wordt. Data-analyse vormt de basis voor handelen en sturen.


Digitaal stelsel Omgevingswet (DSO)

Met de ingang van de Omgevingswet per 1 januari 2022 zijn de meeste essentiële componenten van het digitaal stelsel Omgevingswet (DSO) in gebruik genomen. Het VTH systeem is gekoppeld aan het DSO en aan het zaaksysteem. Een volledige implementatie van het totale stelsel vraagt nog veel aandacht. Andere componenten van het systeem worden plan- en regelsoftware worden verder geïmplementeerd en verbonden aan het stelsel.


Applicatiemanagement

Een langetermijnstrategie en architectuur geven richting aan de ontwikkeling van het applicatielandschap.


De implementatie van de centrale servicebus vervangt de talloze 1-op-1 koppeling tussen systemen intern of met landelijke voorzieningen. Dienst Dommelvallei realiseert nieuwe koppelingen die bijdragen aan efficiëntere werkprocessen van de Dommelvallei-organisaties. Door de inzet van de servicebus wordt de gegevensstroom binnen het applicatielandschap inzichtelijk en beheersbaar. Dit draagt bij aan efficiency, kwaliteit en veiligheid. Exploitatiekosten van de totale applicatieportfolio blijven een belangrijk aandachtspunt. Het tijdig afronden van projecten en actief sturen op het uitfaseren van te vervangen software is essentieel.


Digitale duurzaamheid

Digitale duurzaamheid is het aandachtsgebied dat zich richt op het in de tijd gezien toegankelijk en bruikbaar houden van digitale informatie.


In 2016 is het team Informatiedienstverlening (IDV) van Dienst Dommelvallei gestart met de transitie van analoog documentgericht informatiebeheer naar digitaal zaakgericht beheer. De archiefmedewerkers nieuwe stijl ondersteunen en adviseren bij digitale dossiervorming.


De verdere implementatie van digitale duurzaamheid is 1 van de speerpunten. In 2020 is gestart met het digitaliseringsproject bouw- en milieuvergunningen. Dit is een meerjarig digitaliseringstraject waarbij permanent te bewaren analoge documenten worden vervangen door digitale kopieën. Dit traject loopt door in 2021.

 

Informatiebeveiliging en Privacy


Organisatie van informatiebeveiliging en privacy

Gemeentelijke bestuurders zijn verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging en gegevensbescherming binnen de gemeentelijke organisatie. Beveiliging van gegevens en systemen is een zaak van organisatie, procedures, werkprocessen en in de laatste plaats techniek. Het gaat om de mens, de manier waarop deze werkt en het gereedschap waarmee het werk verricht wordt (bron: VNG).
Eén van de belangrijkste doelstellingen in relatie tot de implementatie van de AVG en de BIO is het benoemen van het eigenaarschap op het gebied van privacy en informatieveiligheid en het verankeren van de hieraan verbonden verantwoordelijkheden: het opzetten van een Governance-structuur. Dit gaan we vorm geven door nadere afspraken te maken met de diverse organisaties.


Bewustwording

Gemeentelijke bestuurders zijn verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging en gegevensbescherming binnen de gemeentelijke organisatie. Beveiliging van gegevens en systemen is een zaak van organisatie, procedures, werkprocessen en in de laatste plaats techniek. Het gaat om de mens, de manier waarop deze werkt en het gereedschap waarmee het werk verricht wordt. (bron: VNG)
Bewustwording is voor Informatiebeveiliging en Gegevensbescherming daarom van essentieel belang. De komende jaren blijft dit een van onze belangrijkste speerpunten. We maken de medewerkers bewust van de risico’s van het werken met informatie en gebruiken hier verschillende instrumenten voor. Er staat steeds meer informatie over Informatiebeveiliging en Privacy in ons kennissysteem, we plaatsen regelmatig berichten op intranet, we geven presentaties die we zo goed mogelijk toespitsen op de doelgroep, we beschrijven de werkprocessen en ontwikkelen handreikingen en formats en we denken ook aan een pubquiz en een datalekkenspel.


Risicomanagement

Risicomanagement is een cyclisch, iteratief en terugkerend proces. Immers dreigingen en doelstellingen veranderen en de omgeving en wetgeving verandert. Risicomanagement is een standaard onderdeel van de besluitvorming geworden. Door risicomanagement cyclisch in te richten anticiperen en sturen we op deze veranderingen. We kiezen op basis van een risicoafweging de passende beveiligingsmaatregelen. Dit in overeenstemming met de normen uit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).


Om de privacyrisico’s in kaart te brengen voeren we waar nodig Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) uit. Daarvoor is het noodzakelijk om het verwerkingenregister actueel te houden. Dit register bevat alle verwerkingen van persoonsgegevens in de organisatie. Tijdens ons bewustwordingstraject besteden wij hier uitgebreid aandacht aan. Ook sluiten wij met onze verwerkers verwerkersovereenkomsten af. In geval van een gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid leggen we afspraken rondom de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens vast in samenwerkingsovereenkomsten en samenwerkingsprotocollen.


Security en Privacy by Design

Bij het werken volgens Security en Privacy by Design wordt al bij de start van het ontwerpen van een informatiesysteem rekening gehouden met informatiebeveiliging en privacy. Het doel is de beveiliging van informatie en persoonsgegevens te optimaliseren. Dat kan door onder andere na te denken over welke gegevens je op wilt en mag slaan en wie de gegevens mogen raadplegen en wijzigen. De organisatie treft hiervoor zowel technische als organisatorische maatregelen. De Chief Information Security Officer en de Functionarissen Gegevensbescherming zien hierop toe.


Onderzoek van de rekenkamercommissie

In 2020 heeft de rekenkamercommissie een onderzoek uitgevoerd naar de stand van zaken op het gebied van de Informatiebeveiliging en Privacy. In 2021 en verder vervolgen we de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie.


Audit

De jaarlijkse ENSIA audit wordt ieder jaar uitgebreid en wordt vanaf 2020 op Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) gehouden.

Control

Control ondersteunt de gemeenten via de zogenaamde accountteams. Deze zijn wekelijks op locatie en hebben periodiek afspraken met de leden van het stuco.


Aanbesteding nieuwe accountant
In 2020 loopt een aanbestedingsprocedure om vanaf boekjaar 2021 een nieuwe accountant te benoemen.


Verbijzonderde interne controle

Vanaf 2021 worden de colleges zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring. De controleverklaring van de jaarrekening verschuift hiermee van de accountant naar de gemeente zelf. Als voorbereiding hierop werken wij aan het 'Framework verbijzonderde interne controle'. Dit gaat in samenspraak met de accountant. 


Invulling kwaliteitszorg/ procesverbetering

Vanaf het 3e kwartaal 2019 is er minder capaciteit beschikbaar voor kwaliteitszorg, vanwege de inzet bij de implementatie van het programma BetERe Dienstverlening en Bedrijfsvoering. Dit zal een gedeelte van 2021 nog doorlopen. Daardoor zijn een aantal ondersteuningsvragen en geplande projecten opgeschort of elders belegd.


Management Control Systeem

Het MCS wordt normaal gesproken door het accountteam ieder kwartaal in het stuco besproken. Aan de hand van de wensen vanuit het management of adviezen vanuit control wordt het MCS geoptimaliseerd. Hierbij is sprake van een stukje maatwerk per organisatie.


Inkoop- en aanbestedingsbeleid

De gemeente Son en Breugel heeft het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen ondertekend en een actieplan vastgesteld. Dit betekent dat bij elke inkoop een afweging moet worden gemaakt wat dit betekent voor duurzaamheid en social return. Naast de expertise van Bizob wordt ook gebruik gemaakt van de WSD voor Social Return en het gemeentelijk team Duurzaamheid. Jaarlijks wordt hierover gerapporteerd naar het ministerie en naar de raad (via de jaarrekening).

 

Kengetallen

(peildatum 1-7-2020)

Verdeling man/vrouw en fulltime/parttime

Fulltime Parttime Totaal
Mannen 43 3 46
Vrouwen 13 27 40
Totaal 56 30 86
Verhouding man / vrouw 2020 man 53,5%, vrouw 46,5%
Verhouding man / vrouw in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2019: man 45%/ vrouw 55%

 

Formatie
(excl. Griffie en College B&W)

Factor Begroting 2021
Totale formatie fte 76,76

 

Gemiddelde leeftijd

2020 2019
Mannen 48,4 48,6
Vrouwen 47,1 47,9
Totaal 47,7 48,3
Gemiddelde leeftijd landelijk binnen gemeenten in 2019: 48,0 jaar

 

Ziekteverzuim (excl. zwangerschapsverlof)

Periode 1 januari tot 1 juli 2020 2019
Verzuimpercentage 6,83 6,87
Verzuimfrequentie 0,38 0,63
Ziekteverzuimpercentage in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2019: 5,4
Indicatoren BBV begroting 2021 Jaarrekening 2019 Begroting 2019 Begroting 2020 Begroting 2021
Formatie (FTE per 1000 inwoners) 4,02 4,15 5,50 5,50
Bezetting (FTE per 1000 inwoners) 4,24 4,39 5,38 5,40
Apparaatskosten (kosten per inwoner) 664,38 650,32 702,25 797,41
Externe inhuur (kosten inhuur externen als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen) 13,44% 2,26% 10,96% 11,96%
Overhead (% van de totale lasten) 13,56% 12,08% 13,06% 15,88%