Meer
Publicatiedatum: 01-11-2019

Inhoud

Programma onderdelen

Bedrijfsvoering

Inleiding

De bedrijfsvoering heeft als doel het zo optimaal mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de
programma’s. In de praktijk moet dit tot uiting komen in het goed bedienen van de klanten van onze
gemeente, interne en externe processen efficiënt te laten verlopen en zorgvuldige besluitvorming te
garanderen. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de burger, namelijk door:

  • een efficiënt werkende organisatie;
  • een zorgvuldig besluitvormingsproces;
  • een gestructureerde planning en beheersing van de beleidsuitvoering;
  • waar mogelijk op een verantwoorde manier benutten van ICT-mogelijkheden;
  • de beschikbaarheid van gemotiveerd en gekwalificeerd personeel.

Organisatie die we willen zijn

Wij willen doorgroeien naar een moderne- en flexibele netwerkorganisatie, die inspeelt op de aanwezigheid van haar medewerkers in de samenleving, in Dienst Dommelvallei en de regio. De samenleving herbergt enorm veel kennis, vaardigheden en ervaring. Burgers, bedrijven, organisaties willen steeds meer aan de voorkant van het proces meedenken en meewerken en hun eigen rol en verantwoordelijkheid nemen. Co-creatie en netwerkgemeente zijn model termen die hierbij passen. Deze gedachtegang sluit aan op de vernieuwde bestuursstijl zoals die is opgenomen in het coalitieakkoord.
De grenzen tussen de afdelingen zullen steeds meer vervagen en de flexibele schil rondom de organisatie wordt vanuit de keten-gedachte steeds belangrijker. Vanuit deze ontwikkelingen is de verwachting dat uiteindelijk een “ wolkorganisatie” zal ontstaan die meer wordt gestuurd vanuit programma’s.
Daarnaast zal verder invulling worden gegeven aan het zijn van een aantrekkelijk werkgever voor de medewerker die in de balans tussen zakelijke en persoonlijke belangen, tijd- en plaats onafhankelijk werken als vanzelfsprekend faciliteert. Bij deze ontwikkelingen staat de manier van werken in en buiten het gemeentehuis centraal. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen organisatie en medewerkers, maar steeds gaat het om een wisselwerking en samenspel (sturing en zelforganisatie). In het kader van ruimte geven en ruimte nemen krijgen medewerkers steeds meer mogelijkheden om zich verder te ontplooien en invulling te geven aan het persoonlijk leiderschap.

Strategisch HRM plan 2016-2020
Bovenstaande elementen sluiten aan op het strategisch HRM-plan. In het HRM-plan zijn de onderdelen HRM-visie en -beleid uitgewerkt voor de 4 Dommelvallei-organisaties. Daarnaast is een matrix uitgewerkt die als basis dient voor de verdere afstemming en invulling op gemeentelijk niveau. Rekening houdende met onze eigen ambities is in samenspraak met de medezeggenschapsorganen het beleid uitgewerkt in een meerjaren uitvoeringsplan. In dit plan zijn onderstaande ontwikkelingen meegenomen en verder vormgegeven.

Duurzame inzetbaarheid en flexibel werken
Bij de verdere invulling van het HRM beleid ligt voor Son en Breugel de focus op 2 speerpunten: duurzame inzetbaarheid en flexibel werken.
Instrumenten zoals arbo- en gezondheidsbeleid worden ingezet om medewerkers langer gezond, actief en gemotiveerd aan het werk te houden. Daarnaast investeren we in het ontwikkelen van het vermogen van de medewerkers om eigen regie te nemen (vergroten van het persoonlijk leiderschap).

Werkconcept
Bovenstaande ontwikkelingen vragen om een andere manier van werken maar ook van sturing en samenwerkingstools.
In dat kader is een werkconcept opgesteld dat een doorkijk geeft van waar we als organisatie naar toe willen groeien en wat we daarvoor nodig hebben. Het zwaartepunt ligt daarbij op de medewerkers want zij vormen de organisatie en houden deze draaiend. De huisvesting en de technologie zijn ondersteunend.
Een en ander betekent dat het werkconcept richting geeft aan de stijl van leidinggeven en de gevraagde houding en gedrag van medewerkers (behaviour), de benodigde technologie (bytes) en de inrichting van de huisvesting (bricks)
De gefaseerde ontwikkeling naar de nieuwe organisatiecultuur zoals die is vastgelegd in het werkconcept staat hierbij centraal.

Ziekteverzuim
De ambitie is om op basis van het eigen regiemodel het ziekteverzuimpercentage voor 2019 minimaal te handhaven op het niveau van 2017.
Voor zowel het management als de medewerker zelf is hier een actieve, (zelf)sturende rol weggelegd.
Het ziekteverzuimpercentage voor 2017 bedroeg 4,73 (landelijk 4,80).
Het percentage voor het eerste halfjaar 2018 bedraagt 5,21. Deze geringe stijging werd met name veroorzaakt door de forse griepepidemie in het voorjaar. De verwachting is dat het percentage voor 2018 overeenkomt met het landelijk gemiddelde.

Garantiebanen
Voor overheidswerkgevers met meer dan 25 medewerkers geldt vanaf 1 januari 2018 het quotum arbeidsbeperkten. Het quotumpercentage is vastgesteld op 1,93. Dit is het percentage banen wat de overheidsinstanties beschikbaar moet stellen voor arbeidsbeperkten. Het percentage wordt jaarlijks vastgesteld in oktober voorafgaand aan dat jaar.
Elk jaar wordt er achteraf gemeten hoeveel extra banen (minimaal 25,5 uur) er zijn gecreëerd en of de doelstellingen van de banenafspraak landelijk zijn gehaald. Als dat niet het geval is, kan een quotumheffing worden opgelegd. Een eventuele effectuering van de boete op individueel werkgeversniveau zal pas in 2020 plaatsvinden op basis van de meting in 2019. Onze gemeente voldoet op dit moment nog niet volledig aan het vastgestelde quotumpercentage.
Daarnaast is onlangs wettelijk de mogelijkheid gecreëerd dat het opgelegde quotum, bij voldoende totaal aantal garantiebanen op landelijk niveau, weer kan worden gedeactiveerd. De recente publicatie van de personeelsmonitor toont landelijk gezien een stijging in het aantal garantiebanen ten opzichte van vorig jaar. Momenteel wordt er in VNG verband aan een Plan van Aanpak gewerkt voor gemeenten om de stijging van het aantal banen voort te zetten en de knelpunten op te lossen.
In aansluiting op deze ontwikkelingen bekijken wij als individuele gemeente of bij de openstelling van elke vacature en het aangaan van inleenverbanden deze als garantiebanen kunnen worden ingevuld.

Informatievoorziening

De ontwikkeling van de informatievoorziening binnen de Dommelvallei samenwerking gebeurt vanuit
het informatiebeleidsplan 2016-2020 (IBP). De belangrijkste overkoepelende thema's uit het IBP zijn:

  • Samen Organiseren
    De VNG gaat in 2019 haar activiteiten voor gezamenlijke gemeentelijke uitvoering (GGU)
    doorzetten en verder uitbouwen. Het doel van de GGU is om als gemeenten zo veel mogelijk als 1 efficiënte overheid te werken. Eenmalig ontwikkelen, veelvuldig hergebruiken. De komende jaren worden landelijk projecten geïnitieerd waar gemeenten aan kunnen deelnemen en van kunnen profiteren. Deze ontwikkelingen blijven we volgen en we maken de afweging om aan te haken waar dit mogelijk is. Dit doen we voor informatievoorziening op alle domeinen (ruimtelijke ontwikkeling, sociaal domein, dienstverlening etcetera). Vanuit de randvoorwaardelijke informatievoorziening en infrastructuur onderzoeken we de mogelijkheden tot aansluiten op de Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI) en bouwen we de aansluiting op de Generieke Digitale Infrastructuur verder uit (GDI).

 

  • Programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering
    We zijn samen met de Dommelvallei organisaties gestart met een meerjarig programma om de dienstverlening naar inwoners en bedrijven te verbeteren. Ook is dit programma van groot belang voor de verbetering van de bedrijfsvoering. Belangrijke onderdelen in dit programma zijn het professionaliseren van de digitale dienstverlening en de invoering van zaakgericht werken.

 

  • Digitaal Stelsel omgevingswet (DSO)
    Voor het ondersteunen van de veranderopgaven en het bereiken van de doelen van de Omgevingswet is digitalisering een belangrijk instrument. De betrokken overheden bouwen aan een digitaal stelsel. Met dit Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) kunnen initiatiefnemers, belanghebbenden en het bevoegd gezag de informatie raadplegen die zij nodig hebben bij het gebruik van de Omgevingswet. Het DSO is een randvoorwaarde voor de invoering van de wet in 2021.

 

  • ICT in het nieuwe gemeentehuis.
    We werken aan de inrichting van de ict-voorzieningen van het nieuwe gemeentehuis. Als uitgangspunt hiervoor dient het werkconcept “de organisatie die wij willen zijn” en het werkPLEKconcept zoals dat voor de Dommelvallei organisaties is ontwikkeld.

Extra projectcapaciteit
Voor de uitvoering van projecten is het van belang voldoende capaciteit beschikbaar te hebben binnen de organisatie. In 2019 stellen we voor inhuurbudgetten te creëren voor het flexibel inzetten van personeel.

Organisatie van de Informatievoorziening (OvdI)
Naast het bouwen en doorontwikkelen van de informatievoorziening, beschreven in het
Informatiebeleidsplan (IBP), vraagt beheersing steeds meer aandacht. Onze digitale wereld wordt steeds groter. Dat biedt kansen maar brengt ook steeds meer risico's met zich mee.
Dit geeft aanleiding om naast de uitvoering van de projecten uit het IBP planmatig te werken aan de professionalisering van de totale beheerorganisatie informatievoorziening. Deze ontwikkeling maakt onderdeel uit van het ontwikkeltraject "Organisatie van de Informatievoorziening" (OvdI).

Dit ontwikkeltraject heeft de ontwikkeling van de totale organisatie van informatiemanagement, functioneel beheer en applicatiemanagement als doel. Het benutten van kansen en borgen van beheersmaatregelen vormt hiervoor de aanleiding. OvdI kent een gedeelde verantwoordelijkheid binnen de 4 Dommelvallei organisaties.

De verantwoordelijkheid voor de inrichting van functioneel beheer en applicatiebeheer ligt bij de vakafdeling. In 2018 werkt de dienst aan duidelijkheid over de verantwoordelijkheidsverdeling
en de bijdrage en toegevoegde waarde van functioneel beheer bij alle betrokkenen. In 2019
werken we in samenwerking met betrokken afdelingen voorstellen uit voor de inrichting, borging en
positionering van functioneel beheer voor de domeinen dienstverlening en gegevensuitwisseling.

Informatiebeveiliging
Dit programma richt zich op het opzetten en onderhouden van informatiebeveiligingsbeleid in het kader van de toenemende aandacht voor informatiebeveiliging en privacy. Er wordt nadrukkelijk ingezet op informatiebeveiliging. De kwetsbaarheid van de Dommelvallei organisaties kan alleen beperkt worden door hier voortdurend en structureel mee bezig te zijn. Het bewustzijn van alle medewerkers en
het verbeteren van houding en gedrag speelt een belangrijke rol.

Basis op orde brengen volgens BIG-normen en omgaan met privacy AVG-proof maken.
In de tweede helft van 2018 starten we met het opzetten van een beheersorganisatie met als doel om de PDCA cyclus op het gebied van informatieveiligheid en privacy verder in te richten. Dit zal ook in
2019 zijn beslag hebben.
Voor informatieveiligheid is dit gebaseerd op de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse
Gemeentes). De Planning en Control beheerorganisatie richten we in volgens de ENSIA methodiek
(Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Tevens voeren we aan de hand van de ENSIA
verbeteringen door met als doel continu gewapend te zijn tegen Cybercriminaliteit. Eind 2018
evalueren we het takenpakket van de CISO (Chief Information Security Officer). De benodigde inzet
voor de coördinatie van de ENSIA wordt hierin meegenomen.

De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is ingegaan op 25 mei 2018. Volgens deze verordening moeten we voldoen aan scherpere eisen voor verwerkingen van persoonsgegevens dan tot nu toe. De AVG vraagt om nieuw denken én handelen. De invoering is in 2017 gestart en loopt door in 2018 en 2019. In 2018 heeft een tijdelijke invulling van de FG-er (Functionaris Gegevensbescherming) plaatsgevonden. De structurele borging van de wettelijke taken staat gepland voor 2019. De ervaringen uit het eerste jaar nemen we daarin mee.

Keer op keer blijkt dat het handelen van medewerkers de belangrijkste risicofactor is bij
informatieveiligheid en privacy-incidenten. In de komende jaren zetten we verschillende trajecten in
om de bewustwording voor informatiebeveiliging en privacy te vergroten.
Samenwerking is de crux om de informatieveiligheid en privacy te vergroten. Daarom wordt de
samenwerking met de VNG-IBD (Informatie Beveiligings Dienst), andere gemeenten en vakgroepen
informatieveiligheid/privacy de komende jaren verder uitgebreid.

Control

Control ondersteunt de gemeente via de zogenaamde accountteams. De accountteams zijn voortvarend gestart en zijn zichtbaar binnen de gemeenten. Dit heeft er toe geleid dat ze frequenter worden opgezocht voor vragen en of onderwerpen die met control te maken hebben.

Interne controle
De verbijzonderde interne controle richt zich op de meest materiële processen. Om een oordeel over de rechtmatigheid te geven worden er per proces steekproeven gehouden.
Dit wordt uitgebreid met controles op factoren die van invloed zijn op het proces. Via cijferanalyses en gegevensgerichte werkzaamheden verkrijgen we een integraal beeld van het proces.

Invulling kwaliteitszorg/ procesverbetering
Er wordt aandacht besteed aan het actualiseren en harmoniseren van processen en werkwijzen op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier. Processpecialisten zijn opgeleid. Het continu verbeteren krijgt hierdoor meer aandacht binnen de organisaties.

Management Control Systeem
Het Management Control Systeem (MCS) is doorontwikkeld door deze in te richten conform de 5 pijlers van 'in control' zijn (kaders; informatievoorziening; administratieve organisatie; risicomanagement; interne controle). Ook is een MCS ingericht per organisatie. Het MCS wordt door het accountteam ieder kwartaal in het MT besproken.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid
De gemeente Son en Breugel heeft het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen ondertekend en een actieplan vastgesteld. Dit betekent dat bij elke inkoop een afweging moet worden gemaakt wat dit betekent voor duurzaamheid en social return. Naast de expertise van Bizob wordt ook gebruik gemaakt van de WSD voor Social Return en het gemeentelijk team Duurzaamheid. Begin 2019 wordt voor de eerste keer hierover gerapporteerd naar het ministerie en naar de raad.

Kengetallen

(peildatum 1-07-2018)

Verdeling man/vrouw en fulltime/parttime

Fulltime Parttime Totaal
Mannen 38 3 41
Vrouwen 13 23 36
Totaal 51 26 77
Verhouding man / vrouw 2018 man 53,2%, vrouw 46,8%
Verhouding man / vrouw in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2016: man 50%/ vrouw 50%

Formatie
(excl. Griffie en College B&W)

Afdeling Factor Begroting 2019 Begroting 2018
Directie / gemeentesecretaris fte 1.00 1.00
Staf fte 4.83 5.61
Veiligheid & Wijkbeheer fte 36.72 34.61
Ruimte & Samenleving fte 26.50 23.39
Totale formatie fte 69.06 64.61

De formatie bij de begroting 2019 is al bereikt bij de jaarrekening 2017.

Gemiddelde leeftijd

2018 2017
Mannen 49.1 50.0
Vrouwen 46.7 45.7
Totaal 47.9 47.9
Gemiddelde leeftijd landelijk binnen gemeenten in 2017 : 48,3 jaar

Ziekteverzuim (excl. zwangerschapsverlof)

2018* 2017
Verzuimpercentage 5.21 4.73
Verzuimfrequentie 0.74 1.06
Ziekteverzuimpercentage in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2017: 4,8

* periode 1-1-2018 t/m 30-6-2018

Overzicht overhead

Omschrijving
2018 2019 2020 2021 2022
Overhead 39.350 39.350 39.350 39.350 39.350
Totale Baten 39.350 39.350 39.350 39.350 39.350
Omschrijving
2018 2019 2020 2021 2022
Overhead 4.983.765 5.398.415 5.414.719 5.495.984 5.463.724
Totale Lasten 4.983.765 5.398.415 5.414.719 5.495.984 5.463.724
Saldo (Baten-/-Lasten) 4.944.415 5.359.065 5.375.369 5.456.634 5.424.374