Meer
Publicatiedatum: 19-11-2019

Inhoud

Programma onderdelen

Bedrijfsvoering

Inleiding

De bedrijfsvoering heeft als doel het zo optimaal mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de
programma’s. In de praktijk moet dit tot uiting komen in het goed bedienen van de klanten van onze
gemeente, interne en externe processen efficiënt te laten verlopen en zorgvuldige besluitvorming te
garanderen. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de burger, namelijk door:

  • een efficiënt werkende organisatie;
  • een zorgvuldig besluitvormingsproces;
  • een gestructureerde planning en beheersing van de beleidsuitvoering;
  • waar mogelijk op een verantwoorde manier benutten van ICT-mogelijkheden;
  • de beschikbaarheid van gemotiveerd en gekwalificeerd personeel.

Organisatie die we willen zijn

Doorontwikkeling organisatie “KWIEK”

We willen als organisatie mee kunnen bewegen met de voortdurend veranderende samenleving. We hebben al stapjes gezet maar de vraag is hoe gaan we de verbinding met de samenleving verder vormgeven. Welke (maatschappelijke) effecten willen we bereiken en welke effecten ervaren de burgers? Wat betekent dit voor de medewerker, voor de inzet van zijn kwaliteiten en vaardigheden en eventuele scholing daarvan, de organisatiecultuur en de rolverdeling tussen bestuur, leidinggevenden en medewerker en de inrichting van de organisatie uitgaande van “span of support” (coaching) in plaats van span of control en welke schaal hoort daarbij? Tegelijkertijd moet er ook aandacht zijn voor de basistaken. De basis moet op orde zijn en blijven. Het is een avontuurlijke tocht waarbij de organisatie wordt gezien als resultaat van kennis, inzicht en ervaring waarvan tijdens het veranderingsproces gebruik kan worden gemaakt. Het veranderen begint met het vormen van een eindbeeld waar we naar toe willen, welke stappen we gaan zetten en welke initiatieven we nemen om daar naar toe te werken. De eerste fase van het organisatie ontwikkelproces “KWIEK” (Kracht, Waarde, Interactie, Energie, Kwaliteit) om te komen tot een plan van aanpak voor fase 2 (het toewerken naar een eindbeeld) is afgerond.  

De totaliteit van bestuurlijke ambities, wettelijke en maatschappelijke ontwikkelingen en de vraagstukken die hieruit voortvloeien naast het reguliere werk leggen een behoorlijke druk op de organisatie. De notitie “basis op orde” heeft daar inzicht in gegeven. Een duidelijke kaderstelling en prioritering in ambities van de raad draagt bij aan vermindering van de werkdruk binnen de organisatie. Daarnaast is er de behoefte om echte knelpunten meteen op te lossen en de wens om te optimaliseren mede in het perspectief van KWIEK. De steun hiervoor vanuit de raad wordt gevoeld en de bereidheid die aanwezig is om hiervoor extra budget beschikbaar te stellen. In het kader van knelpunten is in programma 12 extra budget opgenomen met een beeld van de te nemen korte termijn maatregelen.

De verwachting is dat op termijn de wijze waarop we het werk (slim en integraal) organiseren en de versterking van onderlinge samenwerking mede bij gaan dragen aan de basis op orde.

Strategisch HRM-beleid

Strategisch HRM beleid zetten we in om (middel)lange termijnontwikkelingen die van invloed zijn op de ontwikkeling van organisaties te vertalen naar een gezamenlijk HRM-instrumentarium, -planning, borging en sturing. Dat doen we op basis van het gemeenschappelijk kader wat in 2016 samen met de andere Dommelvallei organisaties is gedefinieerd. De belangrijkste thema’s hierin zijn: Aantrekkelijk werkgeverschap, Leiderschap, Flexibiliteit, Employability en Vitaliteit. De rol van de werkgever verandert van organisator naar facilitator. Wij scheppen de randvoorwaarden, prikkelen en verleiden de medewerkers tot het zetten van de nodige stappen. De eigen verantwoordelijkheid, het persoonlijk leiderschap van de individuele medewerker voor het realiseren van groei is het uitgangspunt. Vanuit leeftijdsbewust beleid en vitaliteit is inmiddels een regeling generatiepact ingevoerd. Deze regeling is vooral bedoeld om de werkbelasting in arbeidsduur te verminderen en om de duurzame inzetbaarheid te vergroten.

Invoering Wnra

Een belangrijke ontwikkeling is de implementatie van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra). De invoering staat gepland op 1 januari 2020. De ambtelijke rechtspositie is dan voor een groot deel gelijk aan die van werknemers in het bedrijfsleven. In 2018 is gestart met de voorbereidingen. Een projectplan is opgesteld waarin wordt weergegeven welke stappen moeten worden doorlopen tot de invoering. De projectgroep is belast met de verdere uitvoering van dit plan. 

Ziekteverzuim
De ambitie is om op basis van het eigen regiemodel het ziekteverzuimpercentage voor 2020 minimaal te handhaven op het niveau van 2017.
Voor zowel het management als de medewerker zelf is hier een actieve, (zelf)sturende rol weggelegd.
Het ziekteverzuimpercentage voor 2017 bedroeg 4,73 (landelijk 4,80) en voor 2018 was dat 5,21 (landelijk 4,9).
Het percentage voor het eerste halfjaar 2019 bedraagt 6,87. Deze stijging werd met name veroorzaakt door de forse griepepidemie in het voorjaar. De verwachting is dat het percentage voor heel 2019 overeenkomt met het landelijk gemiddelde.

Garantiebanen
Voor overheidswerkgevers met meer dan 25 medewerkers geldt vanaf 1 januari 2018 het quotum arbeidsbeperkten. Het quotumpercentage is vastgesteld op 1,93. Dit is het percentage banen wat de overheidsinstanties beschikbaar moet stellen voor arbeidsbeperkten. Het percentage wordt jaarlijks vastgesteld in oktober voorafgaand aan dat jaar.
Elk jaar wordt er achteraf gemeten hoeveel extra banen (minimaal 25,5 uur) er zijn gecreëerd en of de doelstellingen van de banenafspraak landelijk zijn gehaald. Als dat niet het geval is, kan een quotumheffing worden opgelegd. Een eventuele effectuering van de boete op individueel werkgeversniveau zal pas in 2020 plaatsvinden op basis van de meting in 2019. Onze gemeente voldoet op dit moment nog niet volledig aan het vastgestelde quotumpercentage.
Daarnaast is onlangs wettelijk de mogelijkheid gecreëerd dat het opgelegde quotum, bij voldoende totaal aantal garantiebanen op landelijk niveau, weer kan worden gedeactiveerd. De recente publicatie van de personeelsmonitor toont landelijk gezien een stijging in het aantal garantiebanen ten opzichte van vorig jaar. Momenteel wordt er in VNG verband aan een Plan van Aanpak gewerkt voor gemeenten om de stijging van het aantal banen voort te zetten en de knelpunten op te lossen.
In aansluiting op deze ontwikkelingen bekijken wij als individuele gemeente of bij de openstelling van elke vacature en het aangaan van inleenverbanden deze als garantiebanen kunnen worden ingevuld.

Informatievoorziening

In 2020 werkt Dienst Dommelvallei aan een nieuw meerjarig informatiebeleid dat de contouren biedt bij de verdere digitale transformatie van de samenwerkende gemeenten.
De gemeenten en Dienst Dommelvallei ervaren dat de veranderingen sneller gaan dan voorheen en ook dat de gemeenten met de steeds verdergaande digitalisering in een permanente verandering terecht komen. 
Om deze permanente staat van verandering en ontwikkeling te ondersteunen is het belangrijk dat ruimte voor innovatie en flexibiliteit een belangrijke pijler vormt binnen het beleid.
Experimenteren wat nieuwe technieken en ICT kunnen bijdragen aan het vergroten van de publieke waarde. Om de ontwikkelingen te volgen is het belangrijk om samen te leren in een innovatieve setting.
Een gestructureerd innovatieproces waarin resultaten van pilots geanalyseerd worden en gedeeld worden met anderen is hiervoor een randvoorwaarde. 
Ook de adoptie van nieuw landelijk beleid en ontwikkelingen zoals digitale inclusie (voorkomen van de digitale kloof) is van belang in nieuw beleid.
Informatievoorziening is in onze digitale samenleving een strategisch vraagstuk en daarmee ook een zaak van bestuur en management. Bij het opstellen van het nieuwe informatiebeleid trekt Dienst Dommelvallei samen op met onze gemeente om strategie en essentie te bepalen.

Datagedreven organisatie
In 2020 werkt Dienst Dommelvallei verder aan gestructureerd inzetten van data-analyse als basis voor handelen en sturen. (Keten)samenwerking en “internet of things” zorgen ervoor dat er steeds meer data beschikbaar komt, denk bijvoorbeeld aan slimme lantaarnpalen.
Data die de gemeenten en Dienst Dommelvallei kunnen combineren en analyseren om richting te bepalen, vraagstukken op te lossen, beleid op te stellen en beleidseffecten te meten.

Samen organiseren
De VNG gaat haar activiteiten voor gezamenlijke gemeentelijke uitvoering (GGU) doorzetten en verder uitbouwen.
Het doel van de GGU is om als gemeenten zo veel mogelijk als 1 efficiënte overheid te werken. Eenmalig ontwikkelen, veelvuldig hergebruiken. De komende jaren worden landelijk projecten geïnitieerd waar gemeenten aan kunnen deelnemen en van kunnen profiteren.
Deze ontwikkelingen blijft Dienst Dommelvallei volgen en samen met onze organisatie maken we de afweging om aan te haken waar dit mogelijk is. Vanuit de randvoorwaardelijke informatievoorziening en infrastructuur sluiten we verder aan op de Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI).

 Digitaal stelsel omgevingswet (DSO)
De invoering van de Omgevingswet staat gepland voor 2021. Voor het ondersteunen van de veranderopgaven en het bereiken van de doelen van de Omgevingswet is digitalisering een belangrijk instrument.
De betrokken overheden bouwen aan een digitaal stelsel. Met dit Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) kunnen initiatiefnemers, belanghebbenden en het bevoegd gezag de informatie raadplegen die zij nodig hebben bij het gebruik van de Omgevingswet. Aansluiten op het DSO is een randvoorwaarde voor de invoering van de wet in 2021.

Applicatieportfoliomanagement
Een efficiënt, veilig en hoogwaardig applicatielandschap dat tegemoet komt aan de ambities van de gemeenten en wat voldoet aan de overheidskwaliteitsnormen is het gezamenlijke doel binnen de Dommelvallei organisaties.
Zo sturen we op de baten van de totale applicatieportfolio versus de kosten die met exploitatie gemoeid zijn. Nadat we in 2019 werken aan een basis waarin het applicatieportfolio-management nagenoeg naadloos gekoppeld is aan contracten en facturenstroom is een situatie ontstaan waarmee we stuurgegevens hebben over de efficiëntie van het totale applicatielandschap.
Wat levert het gebruik van een bepaald systeem op en hoe verhoudt dit zich tot de kosten? Daarmee werken we aan een langetermijnstrategie en architectuur die richting geeft en eisen stelt ten aanzien van de inrichting van het applicatielandschap. Wijzigingen in het applicatielandschap worden getoetst aan deze architectuur.

Organisatie van de Informatievoorziening(OvdI)

In het ontwikkeltraject OvdI werkt Dienst Dommelvallei samen met de gemeenten aan de professionalisering van beheerorganisatie van de informatievoorziening. 
De ontwikkeling van functioneel beheer en applicatiemanagement is randvoorwaardelijk om de ontwikkelingen in de digitale samenleving te volgen en kansen te pakken maar vooral ook risico’s te beheersen. Beheersmaatregelen zijn van belang om betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking te kunnen waarborgen.
De maatregelen hebben onder andere betrekking op de continuïteit, beveiliging, capaciteits- en performancemanagement, changemanagement en ondersteuning.
In 2019 hebben we de kwantiteit en kwaliteit van de huidige beheersorganisatie geïnventariseerd en de koers bepaald voor deze professionaliseringsslag in de vorm van een ontwikkelvisie.
Procesmatig werken vormt een belangrijke aspect binnen deze visie. In 2020 ondersteunt Dienst Dommelvallei bij de uitvoering van ontwikkelplannen door het ondersteunen bij de inrichting van onze organisatie en processen.

Digitale duurzaamheid
Digitale duurzaamheid is het aandachtsgebied dat zich richt op het in de tijd gezien toegankelijk en bruikbaar houden van digitale informatie. 
In 2016 is het team Informatie Dienst Verlening (IDV) van Dienst Dommelvallei gestart met de transitie van analoog documentgericht informatiebeheer naar digitaal zaakgericht beheer.
De archiefmedewerkers nieuwe stijl ondersteunen en adviseren bij digitale dossiervorming. In 2019 worden de nieuwe rollen geïntegreerd binnen de totale organisatie van de informatievoorziening.De verdere implementatie van digitale duurzaamheid samen met de gemeenten is 1 van de speerpunten. In 2020 wordt het digitaliseringsproject bouwvergunningen 1990-2010 afgerond en een start gemaakt met het volgende blok, de bouwvergunningen 2010-heden.
Ook zal een digitaliseringsproject inzake de milieuvergunningen (mogelijk versneld) worden opgestart. Voorbereidingen hiervoor worden in 2019 getroffen. Door permanent te bewaren analoge documenten, zoals de bouw- en milieuvergunningen, te vervangen door digitale kopieën blijven deze bestanden toegankelijk en kunnen ze efficiënt worden gebruikt waar nodig.

 Informatiebeveiliging en Privacy
Het college is verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging en gegevensbescherming binnen de gemeentelijke organisatie. Beveiliging van gegevens en systemen is een zaak van organisatie, procedures, werkprocessen en in de laatste plaats techniek. Het gaat om de mens, de manier waarop deze werkt en het gereedschap waarmee het werk verricht wordt (bron: VNG).
Bewustwording is voor Informatiebeveiliging en Gegevensbescherming daarom van essentieel belang. We maken medewerkers bewust van de risico’s van het werken met informatie en we maken risicomanagement onderdeel van de besluitvorming. In 2020 vervangt de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) de Baseline Informatiebeveiliging Gemeente (BIG). We werken niet meer aan het invoeren van een standaard set van BIG maatregelen, maar kiezen op basis van een risicoafweging de passende maatregelen (volgens de BIO). De Data Protection Impact Assessments (DPIA) als instrument voor het in beeld brengen van privacy risico's helpt ons hierbij.  Risicomanagement is een cyclisch, iteratief en terugkerend proces, immers: dreigingen veranderen, doelstellingen veranderen, de omgeving verandert en wetgeving verandert. Door risicomanagement cyclisch in te richten anticiperen en sturen we op veranderingen.
Ons Information Security Management System (ISMS) passen we hierop aan en breiden we uit met Privacy. Met het uitvoeren van een penetratietest gaan we na hoe goed onze gemeentelijke informatiesystemen en gegevens beschermd zijn tegen aanvallen. Het geeft ons een diepgaand en compleet overzicht van het beveiligingsniveau van onze manier van werken en de gemeentelijke ICT-infrastructuur. 

Control

Control ondersteunt de gemeenten via de zogenaamde accountteams. Er is een enquête gehouden over de ervaringen met betrekking tot de dienstverlening van de accountteams. De uitkomsten hiervan worden momenteel uitgewerkt.  

Interne controle
Vanaf 2021 worden de colleges zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring. De controleverklaring van de jaarrekening verschuift hiermee van de accountant naar de gemeente zelf. Als voorbereiding hierop werken wij aan het 'Framework verbijzonderde interne controle'. Dit gaat in samenspraak met de accountant. De accountant rapporteert over de voortgang in de Managementletter.

Invulling kwaliteitszorg/ procesverbetering
Er wordt aandacht besteed aan het actualiseren en harmoniseren van processen en werkwijzen op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier. Het merendeel van de processpecialisten heeft inmiddels hun 'green belt' voor LEAN gehaald. Twee processpecialisten hebben hun 'black belt' gehaald, waardoor zij gekwalificeerd zijn om organisatiebrede verbeterprojecten op te stellen en te begeleiden. Het continu verbeteren krijgt hierdoor meer aandacht binnen de organisaties.

Management Control Systeem
Het MCS wordt door het accountteam ieder kwartaal in het MT besproken. Aan de hand van de wensen in de MT's of adviezen vanuit control wordt het MCS geoptimaliseerd. Hierbij is sprake van een stukje maatwerk per organisatie, 

Inkoop- en aanbestedingsbeleid
De gemeente Son en Breugel heeft het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen ondertekend en een actieplan vastgesteld. Dit betekent dat bij elke inkoop een afweging moet worden gemaakt wat dit betekent voor duurzaamheid en social return. Naast de expertise van Bizob wordt ook gebruik gemaakt van de WSD voor Social Return en het gemeentelijk team Duurzaamheid. Jaarlijks wordt hierover gerapporteerd naar het ministerie en naar de raad (via de jaarrekening).

 

Kengetallen

(peildatum 1-7-2019)

Verdeling man/vrouw en fulltime/parttime

Fulltime Parttime Totaal
Mannen 43 3 46
Vrouwen 11 27 38
Totaal 54 30 84
Verhouding man / vrouw 2019 man 54,8%, vrouw 45,2%
Verhouding man / vrouw in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2018: man 47%/ vrouw 53%

Formatie
(excl. Griffie en College B&W)

Afdeling Factor Begroting 2020 Begroting 2019
Directie / gemeentesecretaris fte 1.00 1.00
Staf fte 5.73 4.83
Veiligheid & Wijkbeheer fte 36.63 36.72
Ruimte & Samenleving fte 27.44 26.50
Totale formatie fte 70.80 69.06

Gemiddelde leeftijd

2019 2018
Mannen 48,6 49.1
Vrouwen 47,9 46.7
Totaal 48,3 47.9
Gemiddelde leeftijd landelijk binnen gemeenten in 2018: 48,7 jaar

Ziekteverzuim (excl. zwangerschapsverlof)

1-1-2019 t/m 30-6-2019 1-1-2018 t/m 30-06-2018
Verzuimpercentage 6.87 5.21
Verzuimfrequentie 0.63 0.74
Ziekteverzuimpercentage in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2018: 4,9