Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering heeft als doel het zo optimaal mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de programma’s. In de praktijk moet dit tot uiting komen in het goed bedienen van de klanten van onze gemeente, interne en externe processen efficiënt te laten verlopen en zorgvuldige besluitvorming te garanderen. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de burger, namelijk door:

• een efficiënt werkende organisatie;
• een zorgvuldig besluitvormingsproces;
• een gestructureerde planning en beheersing van de beleidsuitvoering;
• waar mogelijk op een verantwoorde manier benutten van ICT-mogelijkheden;
• de beschikbaarheid van gemotiveerd en gekwalificeerd personeel.

Strategisch HRM beleid zetten we in om (middel)lange termijnontwikkelingen die van invloed zijn op de ontwikkeling van organisaties te vertalen naar een gezamenlijk HRM-instrumentarium, -planning, borging en sturing. Dat doen we op basis van het gemeenschappelijk kader wat in 2016 samen met de gemeenten is gedefinieerd.

De belangrijkste thema’s hierin zijn: Aantrekkelijk werkgeverschap, Leiderschap, Flexibiliteit, Employability en Vitaliteit.

De rol van de werkgever verandert van organisator naar facilitator. Wij scheppen de randvoorwaarden, prikkelen en verleiden de medewerkers tot het zetten van de nodige stappen. De eigen verantwoordelijkheid, het persoonlijk leiderschap van de individuele medewerker voor het realiseren van groei is het uitgangspunt. 
Dat ondersteunen we door binnen de genoemde beleidsterreinen onze HRM-instrumenten hierop te enten.

In 2018 zijn er verschillende initiatieven geweest om bovenstaande ambitie waar te maken. Er is vorm gegeven aan een nieuw werving en selectiebeleid waarbij mobiliteit binnen de Dommelvallei-organisaties beter wordt ondersteund. Daarnaast nemen de Dommelvallei-organisatie sinds een paar maanden deel aan het platform Werken in Zuidoost Brabant. De wervingskracht van de gemeenten in de regio wordt hiermee verder verbeterd.

Onderwerpen zoals thuiswerken en flexibele werkconcepten zijn in samenwerking met de organisaties verder opgepakt. De doorontwikkeling vindt in eerste instantie, afhankelijk van behoefte van de gemeente op eigen organisatieniveau plaats.

Invoering WNRA

Een belangrijke ontwikkeling is de implementatie van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra). De invoering staat gepland op 1 januari 2020. De ambtelijke rechtspositie is dan voor een groot deel gelijk aan die van werknemers in het bedrijfsleven. In 2018 is gestart met de voorbereidingen. Een projectvoorstel is opgesteld waarin wordt weergegeven welke stappen moeten worden doorlopen tot de invoering. De projectgroep is inmiddels ingesteld en gestart.

In 2018 is de inzet van het individueel keuze budget (IKB) geëvalueerd.  Medewerkers kiezen met name voor het uitbetalen van het IKB, het uitruilen van woon-werkverkeer en/of het kopen van verlof. Er is op dit moment geen aanleiding voor aanpassing. De huidige bronnen en doelen blijven in stand.

Son en Breugel voert een actief beleid op het beschikbaar stellen van stages en werkervaringsplaatsen. Daarnaast wordt de laatste jaren vorm en inhoud gegeven aan traineeships wat leidt tot doorstroom van jonge medewerkers binnen de organisatie.  

In 2018 is een projectvoorstel opgesteld voor de verdere digitalisering en automatisering van P&O processen. De uitvoering loopt door in 2019 en 2020. In 2018 is gestart met het optimaliseren van een aantal processen rondom salarisverwerking. Hierdoor is het werk voor de afdeling P&O op onderdelen veel efficiënter is geworden. Tevens zijn in 2018 de processen rondom de inhuur van personeel geoptimaliseerd. Hierdoor is een integraal, organisatiebreed inzicht en overzicht van  de inhuur van personeel en bijbehorende budgetten gerealiseerd. In 2019 wordt dit nog verder uitgewerkt en geautomatiseerd.

De ambitie is om op basis van het eigen regiemodel het ziekteverzuimpercentage te verlagen ten opzichte van het niveau van 2017.
Voor zowel het management als de medewerker zelf is hier een actieve, (zelf)sturende rol weggelegd.

Landelijk zijn afspraken gemaakt over het realiseren van 125.000 garantiebanen in de periode van 10 jaar. Hiervan moeten 25.000 banen bij de overheid (in zijn geheel) worden gerealiseerd. Elk jaar wordt er gemeten hoeveel extra banen er zijn gecreëerd en of de doelstellingen van de banenafspraak zijn gehaald. Als dat niet het geval is, kan een quotumheffing opgelegd worden.

2018 was een heffingsvrij jaar om overheidswerkgevers de kans te geven een  inhaalslag te maken. De heffing geldt niet eerder dan over 2019.

Op dit moment zijn de percentages in beeld gebracht en wordt onderzocht of taken die geschikt zijn voor garantiebanen maar zijn uitbesteed (o.a. schoonmaak) mee kunnen tellen. Er vindt nog verder onderzoek plaats door het kabinet en daarna overleg tussen VNG en kabinet de uitkomsten van die onderzoeken worden afgewacht. Bij het openstellen van een vacature wordt steeds gekeken of deze zich leent om open te stellen als garantiebaan als dat zo is wordt het wervingsproces hierop aangepast.

In 2018 is de notitie ‘de organisatie, die we willen zijn” vastgesteld waarin de ontwikkeling van de organisatie wordt aangegeven. Die gaat uit van het verder inspelen op de samenleving. Dit proces is al een tijdje ingezet. We willen als organisatie mee kunnen bewegen met de voortdurend veranderende samenleving. Welke stappen tot nu zijn gezet vanuit een organisch veranderproces en waar we nu staan met de organisatie met de daaraan gekoppelde vervolgaanpak zijn uitgewerkt in deze notitie. Onze manier van werken staat hierbij centraal. Het vervolgtraject krijgt in 2019  zijn beslag. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van externe begeleiding.   

Communicatie

In 2018 is een quick scan uitgevoerd naar de kwantitatieve en kwalitatieve bezetting van het taakveld communicatie. De analyse en daarnaast het ambitieniveau van de gemeente hebben o.a. geleid  tot een versterking van de formatie op strategisch niveau.

Voor de ontwikkeling van de informatievoorziening binnen de Dommelvallei-organisaties is een meerjarig beleidsplan 2016-2020 opgesteld. Het beleid volgt de ambities en afspraken zoals vastgelegd in landelijke programma's. Een belangrijk thema is collectivisering.

Gemeenten in Nederland hebben op de VNG Algemene Ledenvergadering van juni 2016 aangegeven meer samen te willen optrekken op het gebied van de digitale overheid. Ook de gemeente Son en Breugel heeft ingestemd met dit voorstel tot collectivisering. Deze ambitie is uitgewerkt in een landelijk initiatief met de naam ‘Samen Organiseren’, als onderdeel van de Digitale Agenda 2020. Hiervoor zijn landelijk al enkele projecten geïnitieerd. Vanuit de Dommelvallei-samenwerking zullen we zo veel als mogelijk aanhaken bij de landelijke projecten.

We werken aan een toekomstbestendig applicatielandschap waarin applicaties doelmatig en effectief worden ingezet. Het realiseren van harmonisatie van applicaties tussen de 3 Dommelvallei-organisaties is daarbij een leidend principe.

Een belangrijke ontwikkeling is de harmonisatie van de belastingenapplicatie. Door 3 systemen van 2 leveranciers te vervangen door 1 systeem wordt vanaf 2019 een besparing van € 70.000,- op de exploitatielasten software gerealiseerd. Binnen het GEO-domein is een BGT applicatie ingekocht voor de 3 gemeenten. Tevens is er een project gestart met als doel de aanbesteding en implementatie van een BAG-applicatie voor de 3 gemeenten.

Voor de CMD's van de gemeenten Son en Breugel en Nuenen is een inkooptraject afgerond voor een regiesysteem. Belangrijke doelstellingen zijn het realiseren van gegevensuitwisseling tussen ketenpartners en het realiseren van geïntegreerde informatiesystemen waarmee snel inzicht verkregen kan worden in de situatie van een gezin, het plan en de status van de uitvoering van het plan. De implementatie wordt in 2019 uitgevoerd. 

De focus van dit programma ligt op realisatie van een betere dienstverlening aan inwoners en bedrijven door de 4 organisaties én een betere bedrijfsvoering. 
De uitvoering van het programma is op dit moment in volle gang. Het 1e project hierbinnen is de uitvoering van een Europese aanbesteding en is eind 2018 afgerond. De partij die als eerste eindigde in deze aanbesteding is niet gegund. Op grond van de eisen die gesteld zijn aan de inschrijving is de gunning naar een andere partij gegaan, ondanks het prijsverschil.  Dit heeft geleid tot een kort geding. Begin 2019 heeft de rechtbank ons in het gelijk gesteld. De partij die uiteindelijk de aanbesteding heeft gewonnen, heeft de hoogste kwaliteitsscore.

Na de gunning is begin 2019 de Proof of Concept (PoC) gestart. In de PoC wordt getoetst of de winnende inschrijver daadwerkelijk voldoet aan de eisen uit het aanbestedingsdocument.  
Naast deze projecten zijn ook andere projecten in voorbereiding waaronder het “vervangingsbesluit” en “klanttevredenheidsmeting”. Met het project Vervangingsbesluit realiseren we dat digitale documenten leidend worden volgens wet- en regelgeving. Hiermee kunnen we in de toekomst digitaal archiveren in plaats van in een papieren archief. Op korte termijn starten ook de voorbereidingen voor de technische en organisatorische implementatie.

De belangrijkste projecten in 2018 zijn de projecten die vallen binnen het programma betERe dienstverlening en bedrijfsvoering. Voor dit programma s een programmamanager en zijn projectleiders ingehuurd. De kosten zijn gedekt uit de gezamenlijke budgetten binnen de begroting Dienst Dommelvallei.

Om meer grip te krijgen op de planning- en controlcyclus binnen het I&A taakveld is in 2017 een doorlichting uitgevoerd op de sturingsprocessen. In 2018 is tussen de gemeenten de afspraak gemaakt de informatievoorziening richting de raden van de drie gemeenten te uniformeren en te richten op de behaalde resultaten. In 2e kwartaal 2019 volgt de voortgangsrapportage. Dit is gekoppeld aan een raadsinformatieavond over informatievoorziening en informatiebeveiliging.

Binnen de Dommelvallei-gemeenten wordt nadrukkelijk ingezet op informatieveiligheid. Door continu en structureel aandacht te hebben voor het verbeteren van de informatiebeveiliging en de bescherming van persoonsgegevens worden de risico’s zo veel als mogelijk beperkt. Halverwege 2017 is een CISO (Chief Information Security Officer) benoemd binnen de Dienst Dommelvallei. De CISO definieert de informatiebeveiligingsstrategie en organiseert en stuurt de informatiebeveiliging van de Dommelvallei-organisaties overeenkomstig de behoeften, de verplichtingen en de risicobereidheid van de organisatie. Hierbij speelt het bewustzijn van alle medewerkers en het verbeteren van houding en gedrag een belangrijke rol.

Het informatiebeveiligingsbeleid voor de Dommelvallei samenwerking is opgesteld en vastgesteld op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) waarin gemeenten zich jaarlijks verantwoorden over de kwaliteit van de informatieveiligheid.

In 2018 is de audit op de BIG conform planning uitgevoerd volgens de in 2017 ingevoerde nieuwe Audit systematiek, de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA).  De voorheen aparte audits voor de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en de Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (Suwinet) zijn gebundeld in één verantwoordingssystematiek. 

De uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid is een continue proces zo ook in 2018. Hierdoor groeit het besef dat proceseigenaren en afdelingshoofden integraal verantwoordelijk zijn voor hun informatiebeveiliging. In het uitvoeringsplan informatiebeveiliging zijn 65 BIG maatregelen benoemd, waaronder de aandachtspunten van de visitatiecommissie. Van de 65 maatregelen zijn er inmiddels 25 afgerond, 38 zijn gedeeltelijk ingevoerd en 2 moeten nog worden opgepakt.

De resultaten van de ENSIA worden vastgelegd in collegevoorstellen over de domeinen van de ENSIA: DigiD, Suwinet, BRP/PUN en BAG/BGT. De resultaten van de ENSIA over de overige BIG onderwerpen zijn vastgelegd in een MT-rapportage. 

In 2018 zijn voorlichtingsacties over de vertrouwelijkheid van de informatie en de gevolgen van de AVG aan afdelingen gegeven. Op het Intranet zijn meerdere berichten geplaatst met uitleg en tips. Extra is gewezen op de risico’s van het klikken op links in mails van onbekende afkomst en op verdachte telefoontjes.  

In 2018 is de samenwerking met landelijke en regionale organisaties verder uitgebouwd, door deelname aan regionale en landelijke netwerkoverleggen op het gebied van Informatieveiligheid. De CISO organiseert tevens een netwerk van CISO’s van de gemeenten in Oost-Brabant om ervaringen en producten uit te wisselen.  

Wat hebben we bereikt:

• De ENSIA (Eenduidige Normatiek en Single Information Audit) zelfaudit over de informatieveiligheid in 2018 is volgens planning uitgevoerd.
• De uitvoering van een GAP analyse op de BIG normen voor de Dommelvallei-organisaties. De resultaten zijn vastgelegd in collegevoorstellen over de domeinen van de ENSIA: BIG, DigiD, Suwinet, BRP/PUN en BAG/BGT.

In het uitvoeringsplan informatiebeveiliging zijn 65 BIG maatregelen benoemd, waaronder de aandachtspunten van de visitatiecommissie. Van de 65 maatregelen zijn er 25 afgerond, 38 zijn gedeeltelijk ingevoerd en 2 moeten nog worden opgepakt.

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Deze nieuwe wet zorgt onder meer voor versterking en uitbreiding van privacyrechten van burgers, meer verantwoordelijkheden voor organisaties die persoonsgegevens verwerken en steviger bevoegdheden voor de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Met de komst van de AVG verscherpen de eisen waaraan verwerkingen van persoonsgegevens moeten voldoen. Ook de gemeente Son en Breugel moet deze Europese verordening naleven. In 2018 hebben we ingezet op de implementatie van de AVG. In 2016 is al een plan van aanpak geschreven, waarna we met de uitvoering daarvan zijn gestart. 2018 is gebruikt om dit verder te realiseren.

Wat hebben we bereikt:

• Er is een tijdelijke functionaris gegevensbescherming aangesteld en aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
• We zijn voor de privacy een bewustzijnscampagne opgestart. Door middel van presentaties en informerende teksten op intranet zijn de medewerkers van de verschillende organisaties privacybewuster geworden.
• We hebben een meldingsformulier voor nieuwe of gewijzigde verwerkingen van persoonsgegevens ontwikkeld.
• We zijn gestart met het afsluiten van verwerkersovereenkomsten conform de Standaard Verwerkersovereenkomst Gemeenten die is ontwikkeld door de Informatiebeveiligingsdienst.
• Op de gemeentelijke website staat sinds mei 2018 een privacyverklaring, waarin we de burger informeren over hoe we met persoonsgegevens omgaan en wat de privacyrechten zijn.
• We zijn gestart met het uitvoeren van Data Protection Impact Assessments (DPIA’s). Hiermee brengen we de risico’s van een verwerking voor de betrokkenen in beeld en kunnen we maatregelen nemen om die risico’s zo goed mogelijk te beperken.
• We hebben de procedure voor het inzagerecht op grond van de AVG beschreven, waarin staat hoe burgers hun persoonsgegevens kunnen opvragen.

Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat organisaties datalekken met een privacyrisico voor de betrokkenen zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 72 uur moeten melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In 2018 zijn er binnen de gemeente Son en Breugel 4 datalekken gemeld. Hiervan hebben we er geen bij de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld, omdat we een privacyrisico voor betrokkenen niet waarschijnlijk achtten. Alle meldingen nemen we op in ons datalekkenregister.

Verbijzonderde Interne controle
De kwaliteit van de verbijzonderde interne controle is goed met ruimte voor verdere professionalisering. Om door te ontwikkelen kijkt control samen met de accountant naar de mogelijkheden. Zo voldoet het financiële systeem aan de daaraan in het kader van de accountantscontrole te stellen eisen. Dit is uit de EDP-audit gebleken.
Daarnaast hanteert control een nieuwe werkwijze om de scoping eerder en beter te bepalen en is een verschuiving in belang te zien van de procescontrole naar de gegevensgerichte controle.

Accountteams
In 2018 is control gestart met accountteams. Onze organisatie heeft een eigen team bestaande uit de medewerker planning & control, de medewerker interne controle, de kwaliteitsmedewerker en de controller. Het accountteam werkt structureel op locatie en communiceert actief met de MT-leden. De verbinding met de organisatie wordt op deze manier versterkt. Begin 2019 wordt de werking van de accountteams geëvalueerd.

Accountant
In 2018 is de samenwerking met de accountant geëvalueerd. Dit heeft ertoe geleid dat de samenwerking met 2 jaar wordt voortgezet. In 2019 wordt de benoeming aan de gemeenteraad voorgelegd.

Invulling kwaliteitszorg/procesverbetering
Vanaf 2018 is vanuit control extra ingezet op kwaliteitszorg. Dit heeft geleid tot verdere versteviging van procesmanagement.

Er vindt vanaf 2018 een ingrijpende verbouwing van het gemeentehuis plaats. April 2019 is de eerste fase nieuwbouw gemeentehuis afgerond en is het deel van de ambtelijke organisatie dat tijdelijk gehuisvest was op de Vijverberg teruggekeerd naar de nieuwbouw. Fase 2 gaat in 2019 van start en omvat de renovatie van de balies en de bestuursvleugel. 

(peildatum 31-12-2018)