Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering heeft als doel het zo optimaal mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de programma’s. In de praktijk moet dit tot uiting komen in het goed bedienen van de klanten van onze gemeente, interne en externe processen efficiënt te laten verlopen en zorgvuldige besluitvorming te garanderen. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de burger, namelijk door:

• een efficiënt werkende organisatie;
• een zorgvuldig besluitvormingsproces;
• een gestructureerde planning en beheersing van de beleidsuitvoering;
• waar mogelijk op een verantwoorde manier benutten van ICT-mogelijkheden;
• de beschikbaarheid van gemotiveerd en gekwalificeerd personeel

Coronavirus

Op het moment dat de gemeenteraad deze jaarstukken 2019 vaststelt (2 juli 2020) is er sprake van een wereldwijde crisis door het coronavirus (COVID-19). Voor onze medewerkers geldt dat zij de maatregelen die op landelijk niveau getroffen worden volgen, om de verspreiding van het coronavirus zo veel mogelijk te beperken. Concreet betekent dat zoveel als mogelijk thuiswerken. Met behulp van de bestaande IT-mogelijkheden en een versnelde invoer van een veilige tool voor video-conferences lukt dit nagenoeg voor alle medewerkers. Vanwege systeemeisen en privacyrichtlijnen werken enkele medewerkers niet vanuit thuis. Op locatie zijn zij gehouden aan het gedragsprotocol.
Er is een actueel calamiteitenplan. Daarnaast is inzichtelijk gemaakt welke processen cruciaal zijn voor de continuïteit van de bedrijfsvoering en hoe te handelen als er een stijging in het ziekteverzuim van medewerkers ontstaat.
De planning en controlcyclus voor 2020 is aangepast en het college heeft het procesvoorstel financiële gevolgen coronacrisis vastgesteld om meer tijd te hebben om de consequenties van de coronacrisis zo compleet mogelijk in beeld te krijgen.

Wij willen doorgroeien naar een moderne- en flexibele netwerkorganisatie, die inspeelt op de aanwezigheid van haar medewerkers in de samenleving, in Dienst Dommelvallei en de regio. De samenleving herbergt enorm veel kennis, vaardigheden en ervaring. Burgers, bedrijven, organisaties willen steeds meer aan de voorkant van het proces meedenken en meewerken en hun eigen rol en verantwoordelijkheid nemen. Co-creatie en netwerkgemeente zijn model termen die hierbij passen. Deze gedachtegang sluit aan op de vernieuwde bestuursstijl zoals die is opgenomen in het coalitieakkoord.
De grenzen tussen de afdelingen zullen steeds meer vervagen en de flexibele schil rondom de organisatie wordt vanuit de keten-gedachte steeds belangrijker. Vanuit deze ontwikkelingen is de verwachting dat uiteindelijk een “ wolkorganisatie” zal ontstaan die meer wordt gestuurd vanuit programma’s.
Daarnaast is verder invulling gegeven aan het zijn van een aantrekkelijk werkgever voor de medewerker die in de balans tussen zakelijke en persoonlijke belangen, tijd- en plaats onafhankelijk werken als vanzelfsprekend faciliteert. Bij deze ontwikkelingen staat de manier van werken in en buiten het gemeentehuis centraal. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen organisatie en medewerkers, maar steeds gaat het om een wisselwerking en samenspel (sturing en zelforganisatie). In het kader van ruimte geven en ruimte nemen krijgen medewerkers steeds meer mogelijkheden om zich verder te ontplooien en invulling te geven aan het persoonlijk leiderschap.

Strategisch HRM plan 2016-2020
Bovenstaande elementen sluiten aan op het strategisch HRM-plan. In het HRM-plan zijn de onderdelen HRM-visie en -beleid uitgewerkt voor de 4 Dommelvallei-organisaties. Daarnaast is een matrix uitgewerkt die als basis dient voor de verdere afstemming en invulling op gemeentelijk niveau. Rekening houdende met onze eigen ambities is in samenspraak met de medezeggenschapsorganen het beleid uitgewerkt in een meerjaren uitvoeringsplan. Omdat elke organisatie in een andere ontwikkelfase zit, is afgesproken dat invulling wordt gegeven aan wat elke organisatie nodig heeft en als er mogelijkheden zijn, wordt dit gezamenlijk opgepakt.

Duurzame inzetbaarheid en flexibel werken
Bij de verdere invulling van het HRM beleid ligt voor Son en Breugel de focus op 2 speerpunten: duurzame inzetbaarheid en flexibel werken. In 2019 is de regeling generatiepact Son en Breugel vastgesteld. 
Instrumenten zoals arbo- en gezondheidsbeleid worden ingezet om medewerkers langer gezond, actief en gemotiveerd aan het werk te houden. Daarnaast investeren we in het ontwikkelen van het vermogen van de medewerkers om eigen regie te nemen (vergroten van het persoonlijk leiderschap).

Werkconcept
Bovenstaande ontwikkelingen vragen om een andere manier van werken maar ook van sturing en samenwerkingstools.
In dat kader is een werkconcept opgesteld dat een doorkijk geeft van waar we als organisatie naar toe willen groeien en wat we daarvoor nodig hebben. Het zwaartepunt ligt daarbij op de medewerkers want zij vormen de organisatie en houden deze draaiend. De huisvesting en de technologie zijn ondersteunend.
Een en ander betekent dat het werkconcept richting geeft aan de stijl van leidinggeven en de gevraagde houding en gedrag van medewerkers (behaviour), de benodigde technologie (bytes) en de inrichting van de huisvesting (bricks)
De gefaseerde ontwikkeling naar de nieuwe organisatiecultuur zoals die is vastgelegd in het werkconcept staat hierbij centraal.

De verdere uitrol van de digitale service is een permanent proces. In 2019 is de digitale onkostendeclaratie voor reis- en verblijfkosten in YouPP geïmplementeerd. Tevens zijn in 2019 de voorbereidingen gestart voor de aanbesteding van een nieuw e-HRM systeem. Het huidige systeem wordt niet meer doorontwikkeld en voldoet niet aan de ambities die er zijn voor wat betreft digitalisering van P-dossiers, het aanbieden van selfservice en de ontwikkeling van HR-gerelateerde managementinformatie.

De ambitie is om op basis van het eigen regiemodel het ziekteverzuimpercentage voor 2019 minimaal te handhaven op het niveau van 2017.
Voor zowel het management als de medewerker zelf is hier een actieve, (zelf)sturende rol weggelegd.
Het ziekteverzuimpercentage voor 2017 bedroeg 4,73 (landelijk 4,80).
Het percentage voor het eerste halfjaar 2018 bedraagt 5,21. Deze geringe stijging werd met name veroorzaakt door de forse griepepidemie in het voorjaar. De verwachting is dat het percentage voor 2018 overeenkomt met het landelijk gemiddelde. Het ziekteverzuimpercentage van 2019 was 7,49. De ambitie voor 2019 was om het eigen regiemodel van het ziekteverzuimpercentage voor 2019 minimaal te handhaven op het niveau van 2017. 

Landelijk zijn afspraken gemaakt over het realiseren van 125.000 garantiebanen voor arbeidsbeperkten. Dit doel moet door de overheid en markt samen in 2026 behaald zijn. In 2018 was er sprake van een quotumheffing die opgelegd kon worden als werkgevers niet voldeden aan de banenafspraak. Vanaf 2019 geldt de quotumheffing niet meer, maar het is wel van belang dat werkgevers zich blijven inzetten voor meer garantiebanen.
Bij het openstellen van een vacature wordt steeds gekeken of deze geschikt is om open te stellen als garantiebaan.

Het plan van aanpak voor de organisatieontwikkeling (Kwiek) voor fase 2 (het toewerken naar een eindbeeld) is in 2019 tot stand gekomen vanuit co creatie waar veel medewerkers hun bijdrage aan hebben geleverd. Het eindbeeld (droombeeld) is in Development Centers besproken met de medewerkers. Er zijn uitgangspunten voor de organisatie aangedragen en het gewenste gedrag van onze cultuur is bepaald. Deze informatie is vertaald naar onze beweging naar zelforganisatie (groeimodel) en de kernwaarden voor de organisatie en verwerkt in het plan aanpak. De kernwaarden vormen de identiteit van onze organisatie en worden een leidraad voor ons dagelijks handelen. De structuurontwikkeling "de beweging naar zelforganisatie is beschreven. Dit geldt ook voor de cultuurontwikkeling, het ontwikkelen van het zelforganiserend vermogen van het team als de individuele medewerker. Beide krijgen zijn beslag in fase 2. Het plan van aanpak is in oktober 2019 vastgesteld. Eind 2019 is met fase 2 gestart en dat loopt verder door in 2020. 

Programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering

Realisatie
De focus van dit programma ligt op realisatie van een betere dienstverlening aan inwoners en bedrijven door de 4 organisaties én een betere bedrijfsvoering. Voor de uitvoering is een programmaplan en begroting opgesteld en vastgesteld door het dagelijks bestuur. De aansturing van het programma vindt plaats vanuit een stuurgroep.

Uitvoering
Het programma omvat 15 projecten. Op dit moment zijn 4 projecten (nagenoeg) afgerond en 11 in uitvoering. Het grootste project, de implementatie van zaakgericht werken is in volle gang. In korte ‘sprints’ van 4 weken wordt steeds een groep processen/diensten ingericht. De 1e sprint was in het najaar van 2019. Daarbij zijn belasting- en invorderingsprocessen live gegaan. Inwoners van de gemeenten kunnen nu zaken als het aanmelden van hun hond, het indienen van een WOZ-bezwaar en aanvragen van kwijtschelding digitaal vanuit thuis regelen en volgen via hun persoonlijke internet pagina. Ook is een groot deel van de processen rondom lokale verordeningen en vergunningen gerealiseerd. Elke 4 weken (behalve vakantieperiodes) start een nieuwe sprint waarin zo’n 25 tot 50 processen live gaan en de 4 organisaties worden meegenomen in de verandering en de andere manier van werken. Het uitgangspunt is dat alle externe processen eind 2020 opgepakt zijn.

Naast deze projecten zijn ook andere projecten in volle uitvoering waaronder het project “klanttevredenheid”. Het doel van dit project is het inzichtelijk maken van de klanttevredenheid over de dienstverlening. De eerste meting hiervoor is uitgevoerd. Hierdoor weten we beter wat onze inwoners en bedrijven van onze dienstverlening vinden en kunnen we beter bijsturen. De resultaten van de 1e meting worden in maart 2020 aangeboden aan de stuurgroep.
De uitvoering van het programma ligt achter op schema. Dit komt door de juridische procedure bij de aanbesteding en de vertraagde besluitvorming rondom de implementatiestrategie. Daarnaast staat het programma onder druk door een krap tijdschema en de onvoldoende bemensing vanuit de 4 organisaties. In de stuurgroep wordt nauwlettend gemonitord op de mogelijke spanning tussen reguliere en programmataken.

Organisatie van de informatievoorziening: kwaliteitsmanagement en risicobeheersing
Om verder te professionaliseren gebruiken we een procesmodel dat geschikt is om processen rondom IT en functioneel beheer in te richten. Een eerste aanzet om wijzigingsbeheer te implementeren is gemaakt. Wijzigingsbeheer zorgt dat wijzigingen op de ICT-infrastructuur en applicatielandschap efficiënt en effectief worden doorgevoerd met zo min mogelijk verstoring van de kwaliteit van de dienstverlening en dat de dienstverlening blijft voldoen aan de eisen die hieraan zijn gesteld. Daarnaast is een onderzoek uitgevoerd naar de huidige capaciteitsinzet functioneel/applicatiebeheer. De resultaten zijn teruggekoppeld aan de verantwoordelijke managers met het advies om knelpunten op te lossen.

Organisatie van de informatievoorziening: architectuur en applicatiemanagement
Architectuur speelt een belangrijke rol bij het voorbereiden van een groot aantal projecten. Architectuur zorgt ervoor dat systemen ook op termijn “aan elkaar passen” en dat het applicatielandschap zo efficiënt mogelijk verbouwd wordt met minder risico’s op de verstoring van continuïteit. In 2019 zijn architectuurplaten (bouwtekeningen) opgesteld van zowel huidige als toekomstige situatie voor grote ontwikkelingen als het Digitaal Stelsel Omgevingswet, gegevensuitwisseling, zaakgericht werken en digitaal bewaren van documenten. De “bouwvoorschriften” leggen we vast in documenten "Kaders en richtlijnen". We sturen actief op kosten en baten bij de vernieuwing van het applicatielandschap. Niet gebruikte software(onderdelen) zeggen we zo snel mogelijk op. Daarin zijn we in belangrijke mate afhankelijk van de voortgang van projecten. De aanpak met grotere gezamenlijke projecten en de harmonisatie van de belangrijkste processystemen levert op termijn de noodzakelijke vereenvoudiging in het applicatielandschap op.

Digitale Duurzaamheid
In 2019 zijn we gestart met het voorbereiden van de aanbesteding van het digitaliseren van de actuele milieuvergunningen en de bouwvergunningen van 1990 t/m 2010 voor de 3 Dommelvallei-gemeenten. Het doel is om deze digitaal beschikbaar te maken voor medewerkers van de gemeenten, externe medewerkers (o.a. ODZOB) en ter inzage voor burgers aan de balie en overdracht aan Regionaal Historisch Centrum Eindhoven. De aanbesteding wordt in 2020 gepubliceerd. De uitvoering loopt tot en met 2022.

Informatievoorziening Omgevingswet
In 2019 zijn we gestart met de voorbereiding van de implementatie van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Vooruitlopend op een gezamenlijke projectmatige aanpak van de vakafdelingen onderzoeken we de impact van de implementatie van het DSO technisch en financieel. Een belangrijke schakel binnen het DSO is het VTH systeem. (Vergunningenverlening, Toezicht, Handhaving). De Odzob verkent samen met de aangesloten gemeenten een gezamenlijke aanbesteding. De verkenning is positief afgerond. Na instemming van de colleges is de aanbesteding onder coördinatie van de Odzob gestart. 23 gemeenten nemen deel. Dienst Dommelvallei leverde voor zowel verkenning als aanbesteding advisering op het gebied van architectuur en archivering en vormt de verbindende schakel tussen de Odzob en de 3 Dommelvallei-gemeenten op het gebied van informatievoorziening. Medio 2020 volgt gunning en implementatie.

Innovatie: Datagedreven werken en sturen binnen een proeftuinomgeving
Het thema datagedreven werken daalt binnen alle domeinen van de gemeenten neer en heeft een brede belangstelling. Het aantal brainstorms, demo’s en verkenningen groeit. De behoefte aan meer inzicht en beter sturen met behulp van data-analyse en ondersteuning daarbij stijgt merkbaar. Samen met collega’s uit het veiligheidsdomein van 3 gemeenten voeren we in 2019 een pilot uit (Industrieterrein Eeneind) om kennis en ervaring op te doen met data analyse met data vanuit verschillende bronnen. Leerpunten hieruit zijn: datakwaliteit is essentieel maar is niet altijd voorhanden, data-analyse is een vak en kost tijd, betere tooling is nodig. 

We onderzoeken de toepassing van software voor digitaal rechercheren. Voor zowel analyse als het verzamelen van data: Privacy en de juridische grondslag waarop vakafdelingen gegevens verzamelen, combineren en analyseren blijkt een belangrijk discussiepunt in dit traject.

In het algemeen kunnen we stellen dat de impact van innovatie op het gebied van datagedreven werken op deze schaal te gering is. Het thema datagedreven en innovatie als geheel is meer gebaat bij een programmatische aanpak en sturing.

Continuïteit ICT omgeving
De continuïteit van de ICT omgeving is in 2019 toegenomen door het structureel uitvoeren van beheersmaatregelen en verbeteringen. Zo is alle netwerkapparatuur vervangen, is de capaciteit van de systemen verhoogd en zijn de Oracle databases geüpgraded.

Het aantal storingen en uitval van systemen is verder teruggedrongen.

Nieuw gemeentehuis
De gemeente Son en Breugel heeft in 2019 het nieuwe gemeentehuis in gebruik genomen. ICT heeft hiervoor de benodigde infrastructuur gerealiseerd en de werkplekken gemoderniseerd door elke werkplek te voorzien van dubbele beeldschermen.

Windows en Office
De ondersteuning op Microsoft Office 2010 en Windows 7 stopt aan het begin van 2020. Daarom is in 2019 een onderzoek uitgevoerd naar geschikte opvolgers en naar de impact hiervan op de ICT infrastructuur. Daaruit is een keuze gemaakt voor de upgrade naar Microsoft Office 2016 en Windows 10.

In 2019 is het project gestart voor deze upgrade. De eerste pilots met gebruikers zijn uitgevoerd. In 2020 vindt de brede uitrol naar alle werkplekken plaats.

In 2019 hebben we binnen de organisatie de AVG verder geïmplementeerd.

Bewustwording
Ook in 2019 hebben we geïnvesteerd in bewustwording. We hebben onder andere presentaties gegeven en de meest uiteenlopende privacyvragen van collega’s beantwoord. Daarnaast hebben we ons nieuwe Social Intranet en het Selfserviceportaal gevuld met informatie over privacy en gegevensbescherming. 

Verwerkersovereenkomsten
Met onze verwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten af. We maken hiervoor gebruik van de landelijke standaard verwerkersovereenkomst van de VNG. Bij nieuwe aanbestedingen wordt deze als eis meegenomen. Voor de al bestaande verwerkers hebben we nog een inhaalslag te maken.

DPIA
We voeren Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) uit. Daarmee brengen we de risico’s van een verwerking voor de betrokkenen in beeld en treffen we maatregelen om die risico’s zo goed mogelijk te beperken. Voorbeelden van DPIA’s die we in 2019 Dommelvallei-breed uitgevoerd hebben, zijn: een DPIA voor het Klant Contact Systeem in het Zaaksysteem, een DPIA voor Intergrip (Jongeren in een kwetsbare positie) en een DPIA voor het Zorg- en Veiligheidshuis Brabant Zuidoost.

Privacyrechten
Af en toe doet een inwoner een beroep op zijn of haar privacyrechten. Hij of zij vraagt bijvoorbeeld inzage in de persoonsgegevens die de gemeente van hem of haar verwerkt. Deze verzoeken worden tijdig afgehandeld.

Regionaal netwerk
De FG’s van Dienst Dommelvallei hebben in de regio een netwerk opgezet. De volgende organisaties en samenwerkingsverbanden hebben zich hier tot nu toe bij aangesloten: de gemeenten Eindhoven, Helmond, Veldhoven, Waalre, Best, Bernheze, Asten, de A2-samenwerking, de Peelgemeenten en de Kempengemeenten. Ieder kwartaal komen wij bijeen om kennis en ervaringen uit te wisselen en bij regionale onderwerpen een gezamenlijk standpunt te bepalen.

Er zijn in 2019 datalekken afgehandeld. Er geldt een meldplicht datalekken. Dit houdt in dat wij datalekken met een privacyrisico voor betrokkene zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 72 uur bij de Autorisatie Persoonsgegevens (AP) moeten melden. In 2019 zijn er binnen de gemeente Son en Breugel 4 datalekken gemeld, waarvan er 2 vanwege het privacyrisico bij de AP zijn gemeld. Alle meldingen zijn in het dataregister opgenomen.

Accountteam
Control ondersteunt de gemeente via het zogenaamde accountteam. Het accountteam is op vaste momenten in de gemeente aanwezig. Er is periodiek overleg met de leidinggevenden en er zijn in 2019 diverse toelichtingen op de producten van control gegeven. Uit de gehouden enquête blijkt dat deze manier van werken als prettig wordt ervaren.

Verbijzonderde interne controle
Vanaf het boekjaar 2021 legt het dagelijks bestuur verantwoording af over de rechtmatigheid. Om in 2020 al de nieuwe werkwijze te kunnen volgen, is in 2019 het zogenaamde in-controlframework ontwikkeld. Hierin is het kader van de rechtmatigheidscontrole beschreven en zijn de vernieuwde werklijsten opgenomen. 

Invulling kwaliteitszorg / procesverbetering
Vanaf het 3e kwartaal is er minder capaciteit beschikbaar voor kwaliteitszorg, vanwege de inzet bij de implementatie van het programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering. Daardoor zijn een aantal ondersteuningsvragen en geplande projecten opgeschort of elders belegd.

Management Control Systeem
Het Management Control Systeem (MCS) is doorontwikkeld door deze in te richten conform de 5 pijlers van 'in control' zijn (kaders; informatievoorziening; administratieve organisatie; risicomanagement; interne controle). Ook is een MCS ingericht per organisatie. Het MCS wordt door het accountteam ieder kwartaal in het MT besproken.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid
De gemeente Son en Breugel heeft het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen ondertekend en een actieplan vastgesteld. Dit betekent dat bij elke inkoop een afweging moet worden gemaakt wat dit betekent voor duurzaamheid en social return. Naast de expertise van Bizob wordt ook gebruik gemaakt van de WSD voor Social Return en het gemeentelijk team Duurzaamheid. Begin 2019 wordt voor de eerste keer hierover gerapporteerd naar het ministerie en naar de raad.

(peildatum 31-12-2019)